Travel Risk Management: Risiken vorweg abschätzen
Zunächst sollten Sie sich über die aktuellen Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes informieren. Diese werden ständig auf den neuesten Stand gebracht und lassen sich für jedes Land über http://www.auswaertiges-amt.de/ abrufen. In besonders kritischen Fällen sollten Sie Rücksprache mit Ihrem Chef halten und klären, ob eine Reise vielleicht besser verschoben oder abgesagt wird, wenn das Risiko und der Nutzen in keinem Verhältnis zueinander stehen.
Durch Travel Risk Management Risiken minimieren
Organisieren Sie immer einen Abholservice, der Ihren Chef vom Flughafen in sein Hotel fährt. Vereinbaren Sie ein eindeutiges Erkennungszeichen. In Ländern, beispielsweise in Südamerika, kann es vorkommen, dass Ausländer aufgrund von Vorspielung falscher Tatsachen in ein Auto steigen, das sie für ein Taxi halten.
Oft werden sie dann überfallen, ausgeraubt und irgendwo aus dem Auto geworfen. Dies gilt es, im Vorfeld durch eine intelligente Planung zu verhindern. Klären Sie also auch Ihren Chef darüber auf, wie wichtig es ist, dass er sich an die Planung hält. Oft gibt es Probleme, weil der Abholer nicht leicht zu finden ist. Dann entscheiden sich viele Chefs aufgrund des Zeitdrucks, doch ein Taxi zu nehmen. In vielen Ländern wird dies gut gehen, aber das Risiko sollten Sie bzw. Ihr Chef besser nicht eingehen.
Hotelzimmer sollten Sie zwischen der zweiten und vierten Etage wählen. Im Falle eines Brandes ist Ihr Chef schnell in Sicherheit, weil die Rettungswege kürzer sind. Ein Zimmer im Erdgeschoss oder in der ersten Etage ist aufgrund der Einbruchgefahr besser nicht zu wählen – und auch wenn die Aussicht aus dem zehnten Stockwerk besser ist: Die Entscheidung für ein Zimmer in den unteren Etagen kann ihm im Ernstfall das Leben retten. Weisen Sie ihn auch darauf hin, dass er sich im Hotel mit den Rettungswegen vertraut machen sollte.
Für den Notfall gewappnet sein
Geben Sie Ihrem Chef unbedingt eine Liste mit Notfallnummern mit. Die wichtigsten Nummern habe ich Ihnen im Kapitel Reisemappe bereits erläutert. Es ist wichtig, dass Ihr Chef vor Ort Ansprechpartner hat, wenn ein Problem auftritt, denn oft können Sie vom Büro aus wenig unternehmen.
Sorgen Sie außerdem dafür, dass Sie Kopien des Reisepasses, der Kreditkarten und die PINs Ihres Chefs im Büro hinterlegt haben. Sollte Ihr Chef etwas verlieren, haben Sie alles als Sicherheitskopie noch einmal vorhanden.
Außerdem können Sie im Falle einer Entführung Ihres Chefs, bei der es die Entführer auf sein Geld abgesehen haben, sein Leben retten, wenn Sie die PINs herausgeben. Klären Sie solche Fälle im Vorfeld mit Ihrem Chef oder – falls vorhanden – mit den Travel Risk Managern in Ihrem Unternehmen.