Nehmen wir an, Ihre Organisation plant eine Fachtagung, zu der auch Journalisten eingeladen werden sollen. Schon einige Monate vorher kann der Termin angekündigt werden. Damit er in der Redaktion erfasst wird und im Terminkalender auftaucht, sollten Sie diese Mitteilung auch so nennen: „Ankündigung eines Pressetermins“. Ort, Datum und Thema müssen genannt sein. Beschreiben Sie kurz, warum dieser Termin wichtig ist. Der Text muss nicht lang sein und enthält vielleicht diesen Hinweis: „Ihre Presseeinladung und Akkreditierungshinweise erhalten Sie rechtzeitig vor der Konferenz.“
Die eigentliche Einladung erfolgt zwei bis drei Wochen oder bei kleineren Ereignissen auch wenige Tage vor dem Ereignis. Das braucht etwas Erfahrung, denn sowohl zu frühe als auch verspätete Einladungen fallen im Redaktionsalltag schnell unter den Tisch. Diese Einladung sollte möglichst persönlich sein und nach Möglichkeit Material für die Recherche, Angebote für Interviews mit Experten und wenn nötig die Eintrittskarten oder Anmeldeunterlagen für die Presse enthalten. Üblich sind heute elektronische Anmeldungen mit PDF- oder Online-Formularen.
Halten Sie Pressemitteilungen bereit
Während und nach dem Ereignis halten Sie eine oder mehrere zusammenfassende Pressemitteilungen bereit. Hinterher sollten Sie auch die Medien anschreiben, die nicht selbst dabei waren. Wichtig ist jetzt das Ergebnis, sind Neuigkeiten, die es von der Konferenz oder einer anderen Veranstaltung zu berichten gibt.
Hier noch einmal die 3 Pflichtmitteilungen zur Pressearbeit für Veranstaltungen:
- Ankündigung
- Einladung
- Ergebnismeldung
Weitere sind denkbar:
- Pressefoto
- Dankschreiben
- Hintergrundmaterial
Fällt Ihnen noch mehr ein? Dann diskutieren Sie diesen Praxistipp mit mir. Vielen Dank!
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