Die Organisation einer derartigen Veranstaltung sollte minutiös und vorausschauend geplant werden, denn immerhin treten Sie in den Mittelpunkt des öffentlichen Geschehens. Von daher sollten Pannen vermieden werden. Nachfolgend eine Checkliste für die Planung Ihrer Informationsveranstaltung:
1. Pressekonferenztermin festsetzen
Wann ist der beste Zeitpunkt, den Sie für Ihre Pressekonferenz planen sollten? Hier gilt es Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen zu vermeiden. Konsultieren Sie am besten die wichtigsten Redaktionen.
2. Bestimmen des Themas, des Konferenzleiters, der Teilnehmer sowie Gastreferenten
3. Bestimmen Sie Anlass, Ort, Datum, Zeit und Dauer
Unter welchem Motto steht die Konferenz? Festlegen des besten Tageszeitpunktes und der maximalen Dauer (üblicherweise 1-2 Stunden).
4. Interne Abstimmung der Daten und Fakten
Hier darf es keine Unstimmigkeiten geben. Von daher lieber einmal mehr hinterfragt. Halten Sie Referate so kurz und präzise wie möglich, um den Medienvertretern ausreichend Zeit für Fragen zu lassen.
5. Gesamtzahl der Teilnehmer schätzen und passenden Raum finden
Der Raum sollte nicht zu groß sein, da dies eine interaktive Veranstaltung ist und Verständnisprobleme vermieden werden sollten. Vermeiden Sie jedoch auf der anderen Seite einen Sardineneffekt.
6. Redaktionen nach Wichtigkeit sortieren und informieren
Die für Sie wichtigsten Redaktionen sollten Sie schon vorab informieren, wenn dies nicht schon im Rahmen der Zeitpunktbestimmung geschehen ist.
7. Catering bestimmen
Nicht zu üppig, kleine Snacks und Getränke im Vorraum reichen aus.
8. Festlegen, welche Technik benötigt wird
Mikros, Projektoren, usw.
9. Festlegen ob Raum neutral gehalten werden oder dekoriert werden soll
Gegebenfalls möchten Sie das Motto Ihrer Veranstaltung visuell unterstützen.
10. Sitz- und oder Tischordnung festlegen
Ein Podium mit Sitzmöglichkeiten für den Veranstalter sowie Bestuhlung und Betischung für die Journalisten sowie andere Vertreter der Öffentlichkeit.
11. Namensschilder produzieren
12. Pressemappen erstellen und für ausreichend Hilfsmittel sorgen
Die Pressemappe sollte alle wichtigen, themenbezogenen Materialien enthalten. Kleine Geschenke erhalten übrigens die Freundschaft. Stellen Sie auch sicher, dass Sie ausreichend Schreibmaterial zur Verfügung haben.
13. FAQ-Liste erstellen und Sprach- und Verhaltensetikette festlegen
Eine wichtige Angelegenheit, denn Sie als Veranstalter sollten mit Ihren Referenten eine Einheit darstellen und sich nicht widersprechen. Legen Sie fest wie weit bei Fragen ins Detail gegangen werden soll. Eine vorbereitete Liste mit häufig gestellten Fragen hilft dabei.
14. Liste der Einladungen erstellen und Einladungen verschicken
15. Durchführung telefonischer Reminder
Zwar sollte Ihre Einladung bereits ein Rücklaufformular beinhalten. Es ist jedoch immer besser, kurz vor der Veranstaltung nochmals zu prüfen, ob der Pressevertreter auch tatsächlich kommt.
16. Belegschaft informieren
Ihre Belegschaft muss über die Veranstaltung genauestens informiert und mit Verhaltensregeln ausgestattet sein. Verhängen Sie unter Umständen ein Informationsverbot.
17. Betreuung koordinieren
Legen Sie Helfer fest und ordnen Sie diesen bestimmte Aufgaben und Pressegruppen zu.
18. Last Check kurz vor Beginn der Pressekonferenz
Vergessen Sie nicht, kurz vor der Veranstaltung nochmals alles zu prüfen. Funktioniert die Technik? Liegen allen Pressemappen, Blocks, Kulis und Bleistifte auf den Stühlen oder Tischen?