Belegexemplare dienen der Kontrolle von vertraglich vereinbarten Inhalten. Deshalb erhalten Autoren (auch Fremdautoren) von den Verlagen oder Sendeanstalten selbstverständlich Belegexemplare für ihre Werke.
Auch Werbeabteilungen bekommen für ihre Anzeigen Belegexemplare zugesandt, um Platzierung, Layout usw. kontrollieren zu können. Zumindest bei Zeitschriftenverlagen ist dies gängige Praxis. Für Anzeigen können Sie Kontrollbelege sogar vertraglich vereinbaren.
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Anders verhält es sich in der Pressearbeit. Für PR-Texte können Sie bei Veröffentlichung keine Belegexemplare verlangen. Die Verwendung ist eine reine Ermessensfrage der Redaktion, die durch Artikel 5 des Grundgesetzes (Medienfreiheit) geschützt ist. Mitunter versuchen Pressestellen durch Textzusätze an eine Ausgabe der Zeitung oder Zeitschrift zu kommen: „Bei Veröffentlichung wird um Zusendung eines Belegexemplars gebeten“. Vergessen Sie’s!
In der Praxis wird keine Redaktion dieser Aufforderung nachkommen. Merken Sie sich: Es gibt keinerlei Bringschuld der Medien gegenüber Presseabteilungen. Selbst in kritischen Fällen, also etwa beim Versuch einer Richtigstellung, ist es Ihre Sache, wie Sie an ein Exemplar der Zeitung oder Zeitschrift kommen. Mitschnitte von Rundfunksendungen sind noch schwerer zu bekommen; bei öffentlich-rechtlichen Sendeanstalten z.B. nur über das Justitiariat und gegen Aufwandsentschädigung.
Wie erhalten Sie dennoch ein Belegexemplar für Ihren Pressespiegel (Presseclipping) oder ihr Archiv? Bezogen auf Druckerzeugnisse gibt es nur drei Wege:
- Sie gehen selbst zum Kiosk.
- Sie beauftragen einen professionellen Ausschnittdienst.
- Sie recherchieren von Zeit zu Zeit in Bibliotheken und Zeitungsarchiven.
Bei Radio oder Fernsehen hilft nur Zuschauen und den Recorder startklar haben. Aber auch hier gibt es inzwischen professionelle Mitschnittdienste, die allerdings wegen der hohen Kosten nur für große Unternehmen mit häufigen Veröffentlichungen von Interesse sind. Wenn Sie zu den DAX 30 gehören, haben Sie diesen Service wahrscheinlich schon.
Übrigens gilt generell die Erfahrung: Je besser Ihre Kontakte zu den Medien sind, desto einfacher ist es, auch mal „unter der Hand“ ein Belegexemplar zugeschickt zu bekommen. Als Radioreporter habe ich früher öfter mal auf eigene Kosten eine Kassette verschickt. (Heute ginge das sogar schneller mit mp3 und E-Mail.)
Im Gegenzug hat mir mancher Leiter einer Pressestelle auch mal einen Tipp gegeben. Schließlich ist genau das eines der wichtigsten Ziele Ihrer Medienarbeit: Gute Beziehungen zur Redaktion.