Pressearbeit

Checkliste Vorbereitung der Pressekonferenz

Wenn Sie eine Pressekonferenz oder Produktpräsentation organisieren müssen, sind Sie mit der Vorbereitung vier bis sechs Wochen beschäftigt. Um so viele kleine Dinge muss sich gekümmert werden – um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir für Sie eine Checkliste zusammengestellt.

Checkliste: So wird Ihre Pressekonferenz ein Erfolg
Ein paar einfache Grundregeln erhöhen den Erfolg einer Pressekonferenz oder Produktpräsentation erheblich. So um Beispiel die Uhrzeit: Zwischen 10 und 14 Uhr sollte Ihre Pressekonferenz angesetzt sein und nicht länger als 60 oder 90 Minuten dauern. Zwei Vorträge zu je 15 Minuten sind das Maximum, danach sollte genügend Zeit für Fragen und Antworten eingeplant werden. Zur weiteren Information sollten Sie Pressemappen verteilen. Der Inhalt: Pressemitteilungen, Reden, Teilnehmerliste, Broschüren, Flyer.

Der Veranstaltungsort sollte leicht erreichbar sein, entweder unternehmenseigene Räume oder Seminarräume in Hotels. Erstellen Sie eine Anfahrtsskizze, die Sie mit den Einladungen an die Journalisten verschicken – und zwar mindestens zwei Wochen vor der Pressekonferenz. Die Einladung umfasst die Mitteilung von Anlass, Programm, Ort, Zeit, Anfahrtsskizze und Parkhinweise, Ansprechpartner für Fragen und eine Antwortkarte. Zusätzlich können Sie am Vortag der Pressekonferenz telefonisch nachfragen, wer teilnimmt.

Checkliste: Vorbereitung der Pressekonferenz

  • Ablaufplan erstellen
  • Budgetplan aufstellen
  • Reden vorbereiten / abstimmen
  • Redner, Moderator buchen
  • Fotografen buchen
  • Presseverteiler erstellen
  • Pressemitteilungen schreiben
  • Pressemappe zusammenstellen
  • Unternehmenshomepage aktualisieren
  • Namensschilder in Druck geben
  • Raum, Geräte, Bewirtung bestellen
  • Ausstattung (Technik, Bestuhlung, Podium, Rednerpult) prüfen / beschaffen
  • Wegweiser zur Pressekonferenz in Druck geben
  • Empfang, Hostessen organisieren
  • Kostenübernahme von Anfahrten, Getränken, Imbiss klären
  • Informations- / Pressetisch organisieren
PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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Über Ihren Experten

Burkhard Strack

Burkhard Strack ist Fachjournalist (DFJV-Mitglied) in den Ressorts Gesundheit, Finanzen und Marketing, Werbeprofi (Google AdWords Premium Partner) und Inhaber des Beraterportals experto.de.