Unternehmenskommunikation

Messeauftritt – Setzen Sie Deadlines realistisch

Messeauftritt - Setzen Sie Deadlines realistisch
geschrieben von Mathias Priebe

Irgendwas geht bei einem Messeauftritt immer schief. Der Computer ist gestohlen worden, die Videowand ist beschädigt und vieles mehr. Setzten Sie deshalb realistische Deadlines, so dass Sie auch solche Katastrophen noch ausbügeln können.

Rechnen Sie bei Ihrem Messeauftritt mit dem Schlimmsten!

Zum Messeauftritt sollten Sie sich mental darauf einstellen, dass Dinge schief gehen. Rechnen Sie ruhig mit dem Schlimmsten und überlegen Sie sich, was in dem einen oder anderen Fall zu tun ist. Schreiben Sie sich die Handlungsalternativen auf und sprechen sie im Projektteam an. Nicht alles ist vorhersehbar, aber wie in jedem guten Projektmanagement, ist es hilfreich, Katastrophenszenarien durchzuspielen.

Ein Beispiel: Die gemietete Videowand ist auf dem Transport beschädigt worden. Weit und breit lässt sich für den ersten Messetag kein Ersatz mehr auftreiben. Haben Sie an einen leistungsfähigen Beamer gedacht, den Sie als Backup vorhalten können?

Auch Datenverluste durch ein gestohlenes Notebook sind durchaus typisch. Sorgen Sie dafür, dass Ihre digitalen Ressourcen von überall erreichbar sind. Cloud-Services wie Dropbox oder Google-Docs sind auch dann noch erreichbar, wenn Ihr Laptop aus dem Auto, Hotel oder vom Stand verschwindet. Vorausgesetzt, Sie erinnern sich an die Zugangsdaten! Sie sehen, Messeauftritte und ihre kleinen und großen Katastrophen verlieren ihren Schrecken, wen Sie sich in der Pressearbeit bewusst darauf einstellen.

Murphy’s Law

Sie kennen sicherlich „Murphy’s Law“, das Gesetz, wonach immer dann etwas Unvorhergesehenes passiert, wenn man es am wenigsten braucht. Der amerikanische Wissenschaftler Edward A. Murphy hatte in Studien über komplexes Projektmanagement herausgefunden:

„Wenn es mehrere Möglichkeiten gibt, eine Aufgabe zu erledigen, und eine davon in einer Katastrophe endet oder sonstwie unerwünschte Konsequenzen nach sich zieht, dann wird es jemand genau so machen.“ („If there’s more than one possible outcome of a job or task, and one of those outcomes will result in disaster or an undesirable consequence, then somebody will do it that way.“) Quelle: Wikipedia

Messen sind sehr komplex und nicht nur für den Veranstalter eine logistische Herausforderung. Machen Sie sich bewusst, dass schon die kleinste Kleinigkeit ins Chaos führen kann. Von der Hallentür, die sich nicht öffnen lässt bis zum einzigen Drucker, dessen Toner verbraucht ist. Murphy hatte recht!

Lesen Sie für Ihren gelungenen Messeauftritt auch den Beitrag Last Minute-Tipps für einen stressfreien Messeauftritt.

Bildnachweis: Elnur / stock.adobe.com

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Mathias Priebe