Unternehmenskommunikation

Besprechungen – Checkliste für die erfolgreiche Gestaltung

Eine gute Vor- und Nachbereitung von Besprechungen erhöht nicht nur die Effizienz, sondern verbessert darüber hinaus das Arbeitsklima und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Beachten Sie die folgenden Punkte auf unserer Besprechungs-Checkliste.

Vor der Besprechung

  • Der Termin, Zeit und Ort der Besprechung ist allen Teilnehmern bekannt.
  • Idealerweise haben alle Beteiligten eine Einladung erhalten oder entnehmen die Tagesordnungspunkte dem Protokoll der vorangegangenen Sitzung.
  • Eine Tagesordnung steht fest und der zeitliche Umfang der einzelnen Punkte entspricht der geplanten Gesamtdauer.
  • Der Besprechungsraum ist reserviert.
  • Bei längeren Besprechungen sind Getränke geordert.
  • Bei größeren Teilnehmerzahlen sollte eine Teilnehmerliste herumgehen.
  • Störfaktoren (Telefon, Besucher, …) sind ausgeschaltet.
  • Moderation und Protokollführung sind benannt.
  • Ein Laptop für den Protokollführer steht zur Verfügung.
  • Visualisierungshilfen (Flipchart, Beamer, Leinwand) stehen bereit.

Während der Besprechung

  • Pünktlicher Beginn!
  • Keine Besprechung ohne Protokoll!
  • Teilnehmer feststellen bzw. Teilnehmerliste kursieren lassen. 
  • E-Mail-Adressen für den Protokollversand sind bekannt. (Verteiler)
  • "Zeitwächter" ernennen, falls die Moderation umfänglich ist.
  • Zeitdisziplin gilt für alle Teilnehmer. Keine ausufernden Wortbeiträge.
  • Störungen werden benannt und priorisiert oder vertagt.
  • Alle Diskussionen sind lösungsorientiert!
  • Ergebnisse und Abstimmungen werden vom Moderator zusammengefasst.
  • Benennung von Verantwortlichkeiten zu  erledigender Dinge (Wer macht was bis wann?) und Festhalten im Protokoll
  • Aufschiebbare, unerledigte Themen in den Themenspeicher des Protokolls aufnehmen.
  • Gemeinsames Festlegen des Nachfolgetermins

Nach der Besprechung

  • Das Protokoll entspricht formalen Kriterien
    – Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer, Moderator und Protokollant, Tagesordnung, Verantwortlichkeiten, Themenspeicher, Rechtschreibung
  • Protokoll mit / als Einladung für Folgebesprechung versenden.
  • Teilnehmer prüfen ihre Aufgaben bzw. Verantwortlichkeiten und arbeiten sie bis zum gesetzten Datum ab.
  • Folgesitzung (Raum, Materialien) vorbereiten.
PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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Michael Thomsen