Sofern die E-Mail an Bekannte, Arbeitskollegen oder Familienmitglieder adressiert ist, reicht auch ein „Hallo“ in der Anrede laut E-Mail-Knigge aus. Geht die Mail jedoch an Geschäftspartner, den Vorgesetzten oder Dienstleister gilt laut dem E-Mail-Knigge die normale, förmliche Anrede. Beispiel: „Sehr geehrte Frau Meyer“ – erst in der nachfolgenden Zeile, nach dem Absatz, wird der Text weiter geschrieben. Dieser sollte ebenfalls nicht umgangssprachlich formuliert werden.
Fragen an den Chef
Sofern der Vorgesetzte in erreichbarer Nähe ist, macht es einen besseren Eindruck, wenn dieser direkt kontaktiert wird. Hier ist die Bitte um ein persönliches Gespräch ebenso sinnvoll wie auch ein kurzes Telefonat vorab. Eine Mail sollte hier nur bei Abwesenheit oder Anordnung „von oben“ verfasst werden. Und dann: in einem Tonfall, in dem der Vorgesetzte auch sonst angesprochen wird.
Die passende Signatur laut E-Mail-Knigge
Der E-Mail-Knigge besagt, dass auch die Signatur alle Informationen enthalten sollte, die der Absender immer inne hat. Dazu gehören Name, Firma und Stelle ebenso wie die komplette Adresse mit Telefonnummer. So hat der Empfänger der Mail die Option, den Schreiber auch telefonisch zu kontaktieren. Weil seit 2007 berufliche E-Mails als Geschäftsbriefe gelten, müssen die auch die Rechtsform des Unternehmens sowie die Nummer des Handelsregisters beinhalten.
Keine Werbung in der E-Mail
In der Signatur sollten keinerlei Werbebotschaften vorkommen. Auch keine Links zu weiteren Angeboten sind erwünscht. Keine Werbesprüche, besondere Offerten oder direkte Preisbeispiele nennen. Diese haben in der Signatur nichts zu suchen!
Individuelle Grußformel und Anrede
Für jeden Empfänger sollte die passende Grußformel gewählt werden. Die Mutter wird anders angesprochen als die beste Freundin, die Kollegin oder der Chef. Achtung: Hier keine feste Formel einbauen, sondern flexibel agieren! Eine standardisierte Grußformel oder Anrede ist nicht immer passend und sollte in jeder Mail neu festgelegt werden.
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