In Kommunikation steckt so viel mehr als nur Worte. Seine Botschaft so zu formulieren, dass sie beim Empfänger richtig ankommt, kann eine Herausforderung sein. Deshalb beschäftigen sich unsere Experten in dieser Kategorie mit verschiedenen Bereichen, in denen die Kommunikation eine wichtige Rolle spielt, und liefern Ihnen wertvolle Tipps für den Umgang mit anderen Menschen. Häufig behandelte Themenbereiche sind beispielsweise:
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Unsere Sprache ist etwas Lebendiges. Sie entwickelt sich ständig weiter, ob uns die Richtung passt oder nicht. So kommt es immer wieder vor, dass sich insbesondere aus dem englischen Sprachgebrauch Ausdrücke und Floskeln in unseren Sprachschatz mischen, die wir kaum verstehen. Wie zum Beispiel die Win-win-Situation.
So ein Ärger! Sie kopieren eine E-Mail in ein Word-Dokument, damit Sie sie nicht Wort für Wort abschreiben müssen. Da setzt Ihnen der Computer an jedem Zeilenende einen Zeilenumbruch hin. Was tun? Lesen Sie, wie Zeilenumbrüche verschwinden ohne sich dabei allzuviel Mühe machen zu müssen.
Soll Ihre Rede für alle Anwesenden verständlich sein und sofort in den Köpfen Ihrer Zuhörer ankommen? Dann helfen Ihnen bildhafte Vergleiche. Sie erzielen große Wirkung beim Publikum, wie der US-Kommunikationsforscher Doug Malouf herausfand: Von allen Sinnesorganen nehmen unsere Augen mit Abstand die meisten Eindrücke auf: 75 Prozent!
Viele Kondolenzbriefe werden nicht geschrieben, weil dem Schreiber oder der Schreiberin einfach die richtigen Worte fehlen. Möglicherweise hat sich Ihr Chef schon einmal vor der Verantwortung gedrückt, Kondolenzbriefe zu verfassen, und Sie haben sich auch nicht darum gekümmert – schließlich gehören Kondolenzbriefe weder zu den angenehmen noch zu den alltäglichen Dingen.
Wenn Sie kommunizieren, wollen Sie Ziele erreichen. Jedes Ziel erreichen Sie besser durch positive Formulierungen. Erfahren Sie, wie Sie mit positiven Formulierungen die Macht des Unterbewusstseins nutzen – und Ihren Gesprächspartner so auf ein Ziel fokussieren können. Dabei ist es wichtig, dass Sie nicht nur für die anderen, sondern auch für sich selbst positive Formulierungen finden.
Immer mal wieder kommt es vor, dass Sie ein Ehepaar anschreiben müssen. Dabei handelt es sich um eine normale Lebensgemeinschaft – und doch hat das Anschreiben von einem Ehepaar in sich. Was die DIN 5008 Ihnen nicht verrät: Formulierungen, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie ein Ehepaar anschreiben.
Wenn Sie immer wieder nach wichtigen Quellen für Reden, Vorträge oder für Ihre eigenen Projekte suchen, dann sollten Sie sich eine persönliche Ideensammlung anlegen. So können Sie immer auf Ihren ganz individuellen Informationspool zurückgreifen. Und so funktioniert´s:
Die Benimmregeln des Knigge sind nicht in Stein gemeißelt und werden regelmäßig an die sich ändernden modernen Zeiten angepasst. Auf diese Neuerungen sollten Sie sich in Sachen Kleiderordnung, im Restaurant, beim Bezahlen und bei der Selbstvorstellung einstellen:
Wollen Sie nach Ihrem Ausscheiden aus einem Unternehmen, einer Organisation oder einem Verein allen in sympathischer Erinnerung bleiben? Das erreichen Sie nicht, indem Sie vom Leder ziehen und endlich das sagen, was Sie schon immer loswerden wollten. Spott für die Ex-Kollegen, Häme gegenüber den Ex-Vorgesetzten und Ironie für alle Zurückbleibenden ist der falsche Ansatz. Selbstironie ist dagegen erlaubt und sorgt dafür, dass alle Anwesenden Sie sympathisch finden.
Probleme beseitigen, Grundlagen für eine fruchtbare Zusammenarbeit schaffen und festigen: Ein Gespräch ist umso erfolgreicher, je mehr alle Beteiligten davon profitieren. Mit den folgenden fünf Faustregeln können Sie aktiv zum beiderseitigen Erfolg beitragen:
Sie spielen mit dem Gedanken, das Thema „Gehaltserhöhung“ beim nächsten Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten auf die Tagesordnung zu bringen? Dann brauchen Sie für den Wunsch „nach mehr“ natürlich besonders gute Gründe. Beziehen Sie die folgenden 5 Anregungen Ihre Gehaltsverhandlung ein:
Gute Umgangsformen sind für Ihre Karriere wichtiger als alle Zeugnisse. Das ist das Ergebnis einer Studie der Universität Darmstadt. Benimmregeln machen nicht nur das Leben leichter, sondern helfen auch, Brücken zwischen Menschen zu bauen. Gute Umgangsformen öffnen manchmal sogar Türen, die sonst verschlossen geblieben wären. Doch in welchen Bereichen spielen Benimmregeln eine Rolle? Sind nicht auch viele Regeln veraltet? Und: Wo müssen Sie sich Benimmregeln anpassen, und wo haben Sie Raum für eigene Auslegungen?
E-Mails – Fluch oder Segen? Das fragen Sie sich vielleicht auch, da Sie sicherlich jede Menge E-Mails verschicken und meist noch wesentlich mehr Nachrichten bekommen. Manchmal hat man das Gefühl, dass das Lesen, Sortieren und Bearbeiten von E-Mails den Tag bestimmen. Wenn auch Sie keine Lust mehr darauf haben, unter der E-Mail-Flut zu leiden, helfen Ihnen die folgenden Tipps sicher weiter!
Eike Hovermann ist Geschäftsführer der Akademie für Sekretariat und Büromanagement und arbeitet als freiberuflicher Trainer im Internetbereich. Er ist Mitautor eines großen Korrespondenz-Buchs und Verfasser zahlreicher Fachbeiträge zum Thema Internet und E-Mails.
Im Geschäftsleben gibt es für die klassische Korrespondenz geschriebene und ungeschriebene Regeln, die von den meisten beherzigt oder berücksichtigt werden. Doch wie sehen diese Regeln für die elektronische Post aus? Der E-Mail-Austausch steht für schnelle, unkomplizierte Kommunikation. Besteht da nicht die Gefahr, dass um der Schnelligkeit willen einige Gesetze, Empfehlungen, Regeln oder wichtige Höflichkeitsformeln missachtet werden? Im folgenden E-Mail-Abc erhalten Sie alle wichtigsten Tipps rund um den korrekten, höflichen, sinn- und stilvollen Umgang mit dieser modernen Korrespondenzform.
Wie sehr Umgangsregeln dem Wandel unterliegen, zeigt sich besonders in Anschrift und Anrede bei Adelstiteln. Brauchen Sie Adelstitel in einer Anrede oder Anschrift, haben Sie die Wahl zwischen modern und traditionell.
In den letzten Jahren greift er in Deutschland im sich: der Missbrauch des Apostrophs. Wo immer möglich setzen die Deutschen einen Apostroph. Wie kommt das? Vermutlich haben wir uns das aus dem Englischen abgeschaut und machen dadurch sehr viele Fehler. Hier die größten Apostroph-Fettnäpfchen:
Werden Sie gebeten die Eröffnungsrede für eine Gebäudeeinweihung, zu einem Konzert oder einem Turnier oder bei einer Geschäftseröffnung zu halten, sollten Sie die folgenden Punkte im Hinterkopf behalten. Eine gute Eröffnungsrede hat immer mehrere Aufgaben zu erfüllen: Begrüßung der Ehrengäste, Dank an alle, die beim Bau oder bei der Organisation geholfen haben, Einstimmung der Gäste auf die weitere Veranstaltung. Ihre Eröffnungsrede muss also so gestaltet sein, dass Sie möglichst viele der Anwesenden einschließt.
Es gibt Mitarbeiter, die häufig ein paar Minuten zu spät kommen oder etwas früher gehen. In Meetings erscheinen sie später, weil sie noch einen ganz wichtigen Kunden am Telefon hatten … Sie als Vorgesetzter sagen erst einmal nichts, doch ehe man sich’s versieht, macht das Verhalten Schule und der Schlendrian macht sich auch bei anderen Mitarbeitern breit. Lassen Sie Unpünktlichkeit bei Meetings deshalb von Anfang an nicht einreißen. Sie kostet Zeit, Geld und Ihre Nerven. Folgen Sie unserem bewährten 6-Punkte-Pünktlichkeitsprogramm:
Probleme beseitigen, Grundlagen für eine fruchtbare Zusammenarbeit schaffen und festigen: Ein Gespräch ist umso erfolgreicher, je mehr alle Beteiligten davon profitieren. Mit den folgenden fünf Faustregeln können Sie aktiv zum beiderseitigen Erfolg beitragen:
Wenn Sie einen perfekten Brief an Ihre Kunden schreiben, dann sollte er nicht nur fehlerfrei und zeitgemäß formuliert sein; er sollte im Idealfall auch psychologische Aspekte berücksichtigen. Versetzen Sie sich in den Kunden und fragen Sie sich: Was ist dem Kunden wichtig? Sprechen Sie seine Bedürfnisse an. Diese Formulierungen helfen Ihnen, Ihre Briefe psychologisch geschickt zu verfassen und Ihre Kunden besser anzusprechen.
Kennen Sie solche Situationen auch? Sie stehen mit einem Fremden im Fahrstuhl Ihres Unternehmens, Ihnen ist die Stille unheimlich, aber Sie trauen sich auch nicht, ein Gespräch zu beginnen. Sie holen an der Pforte einen Journalisten ab, um ihn zur Geschäftführung zu begleiten und Sie wissen nicht, worüber Sie auf dem Weg zur Chefetage mit ihm sprechen sollen?
„Ein Auftritt ohne Lampenfieber“, war US-Entertainer Sammy Davis jr. überzeugt, „ist wie eine Liebe ohne Gefühl.“ Der Sänger der Punk-Band The Sex Pistols, meinte sogar: „Lampenfieber zeigt uns nur, dass uns der Auftritt wichtig ist. Wir gehen da nicht halbherzig rein.“
Die wichtigste Regel vorweg: Antrittsreden müssen kurz und prägnant sein, damit Sie nicht gleich in den Ruf kommen, ein Schwätzer zu sein. Inhaltlich kommt es vor allen Dingen darauf an, die Gemeinsamkeiten zwischen Ihnen und Ihrem neuen Mitarbeiter herauszuarbeiten. Schließlich möchten Sie Ihren Zuhörer davon überzeugen, dass Sie der Richtige auf dem Posten sind. Halten Sie sich mit Ideen für Neuerungen in Ihrer Antrittsrede zurück: Treten Sie nicht so auf, als gelte alles Bisherige nicht mehr. Und versprechen Sie nichts, was Sie später nicht halten können!
Mit unzufriedenen Kunden, die etwas reklamieren, müssen Sie als Verkäufer immer ganz besonders freundlich und zuvorkommend umgehen. Denn nach dem Kauf ist IMMER auch vor dem Kauf! Denn was passiert, wenn die Beschwerde nicht zuvorkommend bearbeitet wird? Der Kunde fragt sich, ob Ihr Unternehmen überhaupt noch der richtige Partner für ihn ist. Er vertraut Ihnen nicht mehr. Zumindest aber wird er Sie nicht mehr weiterempfehlen. Wenn Sie sich beim Beschwerdemanagement an die folgenden Regeln halten, können Beschwerden Ihnen nicht mehr schaden, sondern sogar Nutzen bringen.
Schreiben Sie einen Kondolenzbrief direkt morgens als erstes, dann haben Sie noch die nötige Ruhe und der (Büro-)stress hat Sie noch nicht eingeholt. Man wird es Ihrem Kondolenzbrief anmerken. Ein paar einfühlsame Formulierungshilfen für einen Kondolenzbrief haben wir bereits für Sie zusammengestellt.
Pressearbeit ist vielschichtig: Wann besucht ein Journalist Ihre Pressekonferenz? Wann muss ein Pressetext auf dem Redaktionstisch landen, um beachtet zu werden? Wann ist der beste Zeitpunkt für ein persönliches Gespräch? Die Antworten auf diese Fragen sind die Koordinaten für Ihre Pressearbeit.
Geburtstagsreden sollten immer sehr persönlich und auf das Geburtstagskind zugeschnitten sein. Besonders schwierig wird es, wenn der Jubilar zum Beispiel den 80. Geburtstag feiert. Greifen Sie doch bei einer solchen besonderen Geburtstagsrede auf Zitate berühmter Menschen zurück, um Ihrer Rede einen geistreichen Anstrich zu verleihen. Wie zum Beispiel auf die Bonmots der Leinwandikone Jeanne Moreau, die diese Woche selbst 80 Jahre alt geworden ist.
Wie ist Ihre Reaktion als Redner auf Zwischenrufe aus dem Publikum? Manche Rede-Ratgeber empfehlen, den Zwischenrufer zu bitten, direkt nach vorne auf das Podium zu kommen und sich vorzustellen. Das ist so aber fast, als versuchten Sie einen Löwen zu überreden, es einmal mit einem vegetarischen Menü zu probieren – das Sie ihm höchstpersönlich servieren. Was ist aber das beste Rezept bei Zwischenrufen?
Dass Sie sich für ein Geschenk bedanken müssen, sollte selbstverständlich sein. Ein Geschenk zu ignorieren oder sich im Laufe des Jahres beiläufig dafür zu bedanken ist schlechter Stil. Bei wichtigen Geschäftspartnern und/oder aufwändigen Geschenken ist ein Brief, am besten handschriftlich, empfehlenswert. Bei kleineren Geschenken oder einem sehr engen Geschäftskontakt können Sie auch eine E-Mail schreiben.
Knüpfen Sie nicht nur Kontakte, die Ihnen helfen, die tägliche Arbeit zu bewältigen oder danach zu entspannen. Erfolgreiche Chefs setzen ihre Kontakte strategisch ein. Hier sind die drei möglichen Netzwerk-Strategien.
Zur Zeit flattern Ihnen sicher auch wieder massenhaft Einladungen zu Neujahrsempfängen auf den Schreibtisch. Sie fragen sich: Woher soll ich die Zeit nehmen? Warum soll ich mit Menschen Höflichkeiten aus tauschen, die mir fremd sind? Trotzdem: Die Kontakte könnten für Sie wichtig sein.
Bühnen-Profis wissen: Der Stress, der ihr Lampenfieber erhöht, treibt sie auch zu Höchstleistungen an. Das Geheimnis dahinter ist die körpereigene Droge Cortisol. Dieses Stresshormon steigert bis zu einem bestimmten Grad die Leistungsfähigkeit. Überschreitet die Dosis jedoch ein Limit, schadet das Hormon der Gesundheit. Wichtig ist deshalb, wie Sie mit Ihrem Lampenfieber umgehen.
Wichtig für Eltern im Schulalltag sind ein beständiger Kontakt und ein offener Dialog. Ein Medium dazu sind Elternbriefe. Vertiefen Sie mit diesen Briefen das gegenseitige Vertrauen. Sie sind außerdem eine gute Chance für die Imageförderung der Schule. Deshalb sollten sie nie 08/15-Schreiben sein, sondern wohl überlegt und kreativ gestaltet werden.
9 Erfolgsregeln für eine gute Elternarbeit durch Elternbriefe:
Professionelles Networking ist für Führungskräfte ein wichtiger Karrierefaktor. Vom unbürokratischen Informationsaustausch über Synergieeffekte bis hin zum Sprung auf der Karriereleiter – wer über die richtigen Kontakte verfügt und diese effektiv nutzt, kommt leichter ans Ziel. Ein effektives Beziehungsmanagement erfordert jedoch viel Kreativität, Eigeninitiative und kontinuierliche Pflege. Und es beschränkt sich keineswegs auf den Arbeitsplatz. Und so bauen Sie ein effektives Beziehungsmanagement auf:
Mitarbeiter-Besprechungen sind in Unternehmen gang und gäbe. Meist treffen sich hier aber nicht alle Mitarbeiter, sondern beispielsweise nur die Mitarbeiter einer Abteilung, Mitarbeiter, die an einem bestimmten Projekt zusammenarbeiten, oder auch nur die Führungskräfte des Unternehmens. Sinnvoll ist es aber auch, wenn Sie regelmäßig alle Mitarbeiter zusammenrufen, damit sie aus erster Hand über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen informiert werden, und zwar nicht nur in Bezug auf den eigenen Arbeitsbereich.
Kommunikation ist ja an sich eine gute Sache. Aber mit der „scheinbaren Kommunikation“ ist das anders: Scheinbare Kommunikation bedeutet, dass jeder mit jedem nur vordergründig redet und kommuniziert. In Wirklichkeit geht aber keiner wirklich auf den anderen ein. Jeder ist krampfhaft bestrebt, die eigene Position und die eigenen Vorteile zu wahren. Diese Art von Kommunikation sollte sich in Ihrem Team auf keinen Fall einbürgern.
Am Ende eines Briefes möchte man noch etwas Schönes schreiben. Das Ergebnis ist oft ein Haufen Floskeln, die eingestaubt wirken, weil wir sie alles schon tausendmal gelesen haben. Welche Formulierungen Sie auf keinen Fall mehr für Ihren Schlusssatz verwenden sollten:
Wenn Sie öffentlich geehrt, gekürt oder ausgezeichnet werden, erwartet das Publikum von Ihnen eine Dankesrede. Doch wie sagen Sie am besten „Danke“ – ohne überheblich zu wirken, ohne hilflos zu stammeln oder auch ohne sich zu sehr zu zieren?
Eine Brücke zu Ihren Zuhörern schlagen Sie am besten bereits in der Einleitung. Damit bringen Sie das – zunächst neutrale – Publikum auf Ihre Seite und bauen eine Beziehung zu den Zuhörern auf. Sie können das sogenannte Wir-Gefühl bereits mit recht simplen Mitteln aufbauen. Hier einige Beispiele:
In Verkaufsgesprächen geht es eigentlich nicht darum zu gewinnen oder zu verlieren, trotzdem wird provoziert, verunsichert und taktiert. Was hilft Ihnen in solchen Situationen? Schlagfertigkeit. Und das ist, entgegen landläufiger Meinung, eine Eigenschaft, die Sie trainieren können. Wir haben Ihnen heute einige einfache Techniken zusammengestellt:
Bei vielen Fremdwörtern können Sie nach der Rechtschreibreform zwischen zwei Varianten wählen: der ursprünglichen und der eingedeutschten Version. Durch die Reform wurde die Liste von Wörtern, die aus anderen Sprachen kommen und deren Schreibweise eingedeutscht wurde, erweitert.
„Die Marktforschung wird ausgesourct.“, „Das zentrale Thema lautet Customer Relation Management“ oder „Der Dresscode lautet Business Casual“. Das sind Beispiele für „Denglisch“ – einen Mix aus Deutsch und Englisch. Muss das wirklich sein?
Je mehr der Fortschritt in Ihren Betrieb einzieht, desto größer ist auch die Gefahr des Missbrauchs, beispielsweise beim Surfen am Arbeitsplatz. Wo früher lange in Büchern oder Zeitschriften nach den gesuchten Informationen gefahndet wurde, reichen heute ein paar Mausklicks. Doch die moderne Kommunikation bringt auch Nachteile mit sich. Viele Mitarbeiter können noch nicht zwischen beruflicher und privater Nutzung des Internets trennen. Manche surfen stundenlang privat im Netz – und holen die so verpasste Arbeitszeit abends als bezahlte Überstunden einfach nach.
Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie nicht wussten, wie Sie beispielsweise den Geschäftsführer und seine Lebensgefährtin richtig anschreiben und ansprechen? Oder wie sieht es mit der Formulierung „und Ihre Gattin“ aus? Ist das besonders höflich oder gar nicht mehr zeitgemäß? Wir bringen Ordnung in den Anredendschungel.
Suchtmittelmissbrauch und manifestierte Suchterkrankungen betreffen nicht nur jüngere, sondern zunehmend auch ältere Menschen. Dabei ist ein sehr häufig auftretendes Problem die so genannte Medikamentenabhängigkeit. Schuld sind daran nicht immer die Betroffenen selber: Häufig werden z.B. auch angeordnete Medikamente über Jahre hinweg ohne eine kritische Überprüfung weiter verabreicht – so dass eine Medikamentenabhängigkeit entsteht. Aber auch Alkohol- und Nikotinkonsum kann zu den Suchterkrankungen in Ihrer Einrichtung zählen.
Körpersprache ist wichtig: Stimmt Ihre Körperhaltung, wirken Sie glaubwürdig und Sie können sich besser durchsetzen.
Mittlerweile hat die E-Mail in jeder Geschäftskorrespondenz einen festen Platz eingenommen. Solange es sich um einen unverbindlichen Informationsaustausch handelt, gibt es auch keine großen Probleme. Wie aber handeln Sie, wenn Ihnen ein Angebot per E-Mail zugestellt wurde oder Sie einem Lieferanten eine Aufforderung zur Nachbesserung per elektronische Post zukommen lassen?
Bestimmt kennen Sie folgende Situation: Die Kostenübernahme für unbedingt benötigte Hilfsmittel wird von der Krankenkasse mit der Begründung abgelehnt, dass die entsprechenden Pflegehilfsmittel nicht im Hilfsmittelverzeichnis gelistet seien. Doch Sie sollten sich dadurch nicht verunsichern lassen und Ihre Kunden darüber informieren, dass diese gegen die Ablehnung Widerspruch einlegen sollten. Oft müssen Pflegehilfsmittel auch dann von der Krankenkasse übernommen werden, wenn sie nicht im Hilfsmittelverzeichnis erscheinen.
In Zeiten knapper Kassen sind viele Organisationen darauf angewiesen, Spendengelder zu akquirieren. Werbemäßig gut gestaltete und persönliche Spendenbriefe sind ein Weg, die leeren Kassen aufzufüllen. Hier ein paar Tipps, die Sie Ihnen bei der Gestaltung von erfolgreichen Spendenbriefen helfen können:
Auch im Kundengespräch gibt es einige verbale Unsitten, mit denen Sie keinen Zentimeter Land gewinnen. Jeder Streit geht im Zweifelsfall zum Nachteil des Verkäufers aus. Sagen Sie stattdessen das, was Sie zu sagen haben, positiv: Sie haben „eine Frage“, keinen „Einwand“. Verbannen Sie negative Ausdrücke aus Ihrem Wortschatz.