In der heutigen Zeit ist das Telefon nicht mehr wegzudenken, wir gebrauchen dieses Kommunikationsgerät allerorten und zu jeder Zeit sowohl beruflich als auch privat, sei es in Form des klassischen Telefons, des Handys oder auch der Internettelefonie wie Skype.
Die nachfolgenden Tipps sind erprobte Mittel, um jedes Telefonat erfolgreich zu meistern, selbst wenn es ein für Sie unangenehmes oder schwieriges Gespräch sein sollte.
Allgemeine Tipps
Ihre Stimme und Ihr Stimmklang ist ein Teil Ihrer Persönlichkeit und Ihrer Stimmung. Ihr Tonfall verrät Ihrem Gegenüber, ob Sie gerade sitzen und ihm aufmerksam zuhören oder ob Sie mit Ihren Gedanken völlig woanders sind und/oder schlaff im Sessel hängen.
Lächeln Sie also am Telefon und sitzen Sie aufrecht und entspannt: Ihr Gesprächspartner erkennt das unbewusst am Klang der Stimme und Sie können so eine positive Gesprächsgrundlage schaffen.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben sollten, sich spontan ein Lächeln auf die Lippen zu zaubern, lehnen Sie sich einige Minuten in Ihrem Stuhl zurück und denken Sie an eine Situation, in der ihnen beispielsweise etwas Lustiges passiert ist, in der Sie etwas Wunderbares erlebt haben oder denken Sie an einen guten Witz.
Lächeln Sie am Telefon
Grüßen Sie beim Abheben freundlich mit Ihrem Namen.
Sprechen Sie Ihr Gegenüber immer wieder mit seinem Namen an. Ihr Telefonpartner wird sich so instinktiv wohler und respektierter fühlen.
Nutzen Sie positiv belegte Ausdrücke und Redewendungen. Sie bewirken dadurch angenehme Bilder und Gedanken.
Nutzen Sie ihre Stimme in all Ihrem Umfang. Ein Telefonat kann schnell abstumpfen, wenn Sie die ganze Zeit monoton sprechen, daher gilt: Variieren Sie! Wechseln Sie Ihre Stimmlage, sprechen sie mal schnell, mal langsam, betonen Sie wichtige Aussagen und bringen Sie somit Stimmung und Spannung in Ihr Gespräch. Dies sorgt für Aufmerksamkeit und Interesse bei Ihrem Telefonpartner.
Wenn ein wichtiges Telefonat ansteht
Telefonate mit dem Finanzamt, mit dem Chef oder mit einem wichtigen Kunden machen viele Menschen nervös. So bleiben Sie ruhig und führen ein gutes Gespräch:
Überlegen Sie sich im Vorfeld wie das Ergebnis sein soll:
Wie überall im Leben ist es wichtig, sich vorab über das gewünschte Ergebnis im Klaren zu sein. Erstellen Sie sich ein Regiebuch, wie das Telefonat aussehen soll und was sie erreichen wollen. Überlegen Sie sich, worüber sie sprechen möchten, was sie von Ihrem Gesprächspartner erfahren möchten.
Entscheiden Sie über den Zeitpunkt des Telefonates:
Suchen Sie sich einen günstigen Moment aus, in dem sie sich einzig und alleine auf das Telefonat konzentrieren können. Es sollte am besten ein Zeitpunkt sein, in dem Sie entspannt sind und sich gut fühlen.
Ihnen ist es wahrscheinlich auch schon einmal passiert, dass Sie sich vorgenommen haben, den Traum-, Geschäftspartner oder die Firma bei der Sie sich bewerben möchten, so schnell wie möglich anzurufen, aber es aufgrund von Unsicherheit immer wieder hinausgezögert haben.
Der Grund hierfür ist, dass sie sich zu sehr unter Druck gesetzt haben. Je mehr Sie über das Telefonat im Vorfeld nachgedacht haben, desto stärker wurde dieser Druck.
Dieser Druck ist der Grund warum Sie vielleicht bisher diesen einen Anruf immer wieder verschoben haben oder im Extremfall gar nicht getätigt haben. Wie kann man diesen Druck, der letztendlich durch den Verstand (das eigene Ego) geschaffen wurde umgehen?
Als erstes unternehmen Sie wie gewohnt Dinge, die Sie immer tun. Gehen Sie raus, haben Sie Spaß oder arbeiten an Ihren Projekten und vergessen Sie dieses Telefonat. Hören Sie auf, an dieses anstehende Telefongespräch zu denken.
Vermeiden Sie es unbedingt sich zu sehr in das anstehende Telefonat hineinzusteigern. Machen Sie Dinge die Ihnen gut tun, gehen Sie ihren Aufgaben nach und haben Sie Spaß. Die besten Telefonate geschehen spontan und dann, wenn Sie sich wohlfühlen.
Bereiten Sie sich auf das Telefonat vor. Notieren Sie vor dem Anruf alle Fragen, die Sie stellen möchten. Auf diese Art vergessen Sie in der Aufregung nichts.
Führen Sie das Gespräch an einem ruhigen Ort. Geben Sie anderen Familienmitgliedern oder Arbeitskollegen Bescheid, dass Sie nicht gestört werden möchten.
Versichern Sie sich, dass Sie mit dem richtigen Gesprächspartner verbunden sind. Fragen Sie, ob er oder sie für Ihr Anliegen zuständig ist. Schreiben Sie den Namen der Person auf. Haben Sie diesen am Anfang nicht verstanden, so fragen Sie am Ende des Telefonats noch einmal nach.
Machen Sie sich während des Telefonats Notizen. Diese können Sie nach dem Telefonat in aller Ruhe nochmals durchsehen.
Versetzen Sie Ihren Gesprächspartner geistig in eine lustige Situation. Stellen Sie sich vor er oder sie stände im Schlafanzug oder in Badeklamotten vor Ihnen. Dadurch stärken Sie Ihre Position und behalten Ihren Kurs bei, ohne sich einschüchtern zu lassen.
Denken Sie auch daran: Ihr Gesprächspartner ist bei bedeutsamen Telefonaten in der Regel genauso nervös, wie Sie selbst!