Sie wissen nun, aus welchem Anlass Ihr Meeting stattfindet. Dann sollten Sie auch ungefähr wissen, welches Ziel Sie für Ihr Meeting festsetzen müssen. Fügen Sie dieses Ziel in die Einladung mit ein. Das erlaubt den Teilnehmern, sich angemessen vorzubereiten.
Legen Sie im Vorfeld fest, welche Themen unbedingt während des Meetings angesprochen werden müssen, damit Sie Ihr Ziel erreichen können. Als letzten Punkt der Tagesordnung können Sie „Diverses“ ansetzen. Diskussionsstoffe, die an den festgelegten Gesprächspunkten vorbeigehen, können Sie in diesen Bereich verlegen. Beispiel: “Herr Kollege, das ist sicherlich ein bemerkenswerter Standpunkt, den es zu diskutieren gilt. Doch bitte nicht jetzt. Der passt zum Tagesordnungspunkt „Diverses“ und wird dort mit Sicherheit die Beachtung finden, die er verdient.“
Damit Ihr Meeting nicht zu einer endlosen Plauderveranstaltung verkommt, sollten Sie im Vorfeld einen Zeitplan festlegen. Kennen sich einige Teilnehmer nicht und brauchen deshalb Zeit für Small Talk, sollten Sie als ersten Punkt für Ihr Meeting unbedingt “Begrüßung und Kennenlernen“ einplanen. Nicht länger als 15 Minuten, sonst ist die Konzentration für die wesentlichen Inhalte weg.
Zur guten Gesprächsführung gehört es sich, Störungen zu vermeiden. Legen Sie schon in der Einladung zum Meeting fest, dass Mobiltelefone bitte ausgeschaltete zu sein haben. SMS über das Abendprogramm mit dem Date gehören ins Privatleben.