Rechtlich wird der Kunde mit der Mahnung in Verzug gesetzt, um einen Anspruch auf Verzugszinsen und ein späteres gerichtliches Vorgehen zu erwirken. Setzen Sie bereits in der Rechnung einen festen Zahlungstermin, brauchen Sie eigentlich keine Mahnung. Einen Tag nach der Frist ist der Nichtzahler automatisch in Verzug. Im Geschäftsverkehr weiterhin üblich sind aber Mahnungen, bevor Sie massiver werden.
Eine Mahnung verlangt viel Fingerspitzengefühl. Vorformulierte Standardschreiben passen häufig nicht zur speziellen Kundenbeziehung. Idealtypisch sollte eine freundliche Zahlungserinnerung zugleich ein Werbebrief für Ihr Unternehmen sein. Sie können in der Mahnung beispielsweise noch einmal auf die besonders günstigen Konditionen und die Leistungsfähigkeit Ihres Hauses hinweisen und Ihrem Wunsch Ausdruck geben, die bisher gute Geschäftsbeziehung fortsetzen zu wollen.
Vielleicht legen Sie der Mahnung einen freundlich-launig verfassten Rückantwortbogen bei, auf dem der Kunden ankreuzen kann, wie er mit der offenen Rechnung zu verfahren gedenkt. Zahlungserinnerungen mit Pfiff sprechen manchmal sogar überraschend die hartnäckigsten Nichtzahler an.
Freundlichkeit kennt allerdings auch ihre Grenzen. Eine humorvolle, kreative Mahnung nutzt Ihnen bei eiskalt kalkulierenden Zahlern meist nur wenig. Bleiben Sie also bei Kunden, von denen Sie von vornherein keine schnelle Überweisung des offenen Rechnungsbetrags erwarten, eher sachlich kühl.
Ein Appell an das Gewissen kann hingegen immer sehr hilfreich sein. Schreiben Sie in der Mahnung also z.B.: „Wir haben die von Ihnen gewünschte Ware trotz personeller Engpässe schnellsten ausgeliefert. Bitte lassen auch Sie uns auf die Bezahlung nicht länger warten als nötig…“.
Bei Geschäftskunden empfiehlt es sich auf Gemeinsamkeiten hinzuweisen, beispielsweise: „Sie wissen, Mahnungen gehören zu den unangenehmsten Briefen. Die Zeiten sind leider schwieriger geworden. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Sie an die noch offenen Positionen erinnern“.
Einige säumige Kunden sind eiskalte Rechner, die sich mit einem geschickten Zahlungsmanagement systematisch zusätzliche Liquidität verschaffen. Für diese Kunden ist der Termin für die Überweisung des Rechnungsbetrags ein reines Rechenexempel. In solchen Fällen empfiehlt es sich, schon ab der ersten Mahnung eine Mahngebühr zu berechnen. Weisen Sie auch auf mögliche Folgekosten bei weiterer hartnäckiger Zahlungsverweigerung hin. Erfahrungsgemäß überzeugt das etwa 80 Prozent. Wenn Sie in der besseren Position als Lieferant sind, können Sie auch zusätzlich mit Lieferstopp drohen.
Die „dicke Keule“ schwingen Sie dann ganz zum Schluss in Form der zweiten Mahnung unter Androhung eines gerichtlichen Mahnbescheids. Das könnte so gehen: „Wir haben jetzt drei Monate Großzügigkeit und Geduld bewiesen. Bisher haben Sie nicht einmal eine Stellungnahme abgegeben. Wenn diese letzte Mahnung nicht bis zum … den gewünschten Erfolg bringt, werden wir unverzüglich gerichtliche Schritte einleiten“. Sie können in solchen hartnäckigen Fallen auch mit dem Inkasso-Büro drohen. Allein die Drohung wirkt oft Wunder. Die Erfolgsquote der Inkasso-Büros liegt über 85 Prozent.
Werfen Sie aber nicht alle Türen für immer zu. Lassen Sie den säumigen Kunden mit der letzten Mahnung durchaus wissen, wie schwer es Ihnen gefallen ist, zu diesem Mittel greifen zu müssen. Unter Umständen bieten Sie ihm noch die letzte Chance eines persönlichen klärenden Telefonats an, falls ernsthafte Zahlungsprobleme vorliegen sollten, und teilen Sie ihm im Brief zu diesem Zweck gleich Ihre persönliche Durchwahl mit. Ihr Schlusssatz in der letzten Mahnung könnte lauten: „Es liegt nunmehr allein in Ihrer Hand, richtig zu handeln.“
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