Korrespondenz

So schreiben Sie zeitgemäße Briefe nach einem Telefonat

So schreiben Sie zeitgemäße Briefe nach einem Telefonat
geschrieben von Burkhard Strack

Der erste Satz in einem Brief ist bekanntlich besonders schwierig und „floskelgefährdet“. Vor allem bei Briefen nach einem Telefonat liegen Formulierungen wie „Bezug nehmend auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat“ auf der Hand. Doch das wollen Sie nicht allen Ernstes schreiben, oder? Denn Sie wissen: Das ist alles andere als zeitgemäß. Lesen Sie, wie Sie nach einem Telefonat zeitgemäß mit einem Brief nachfassen.

Zeitgemäße Briefe nach einem Telefonat

Beachten Sie: Der erste Brief- oder E-Mail-Kontakt nach einem ebenfalls ersten telefonischen Kontakt mit einem Kunden oder Geschäftspartner ist entscheidend. Ihr Unternehmen will sich von seiner besten Seite präsentieren. Sorgen Sie mit einem gelungenen Anschreiben dafür, dass dies funktioniert. Lesen Sie, wie Sie auch solch schwierige Briefeinstiege meistern.

Das sollten Sie nicht mehr schreiben

Stellen Sie sich vor, Sie hätten gerade mit einem Kunden telefoniert und ihm versprochen, ihm einen Prospekt oder ein Angebot zuzuschicken. Wie starten Sie in Ihren Brief?

„Sehr geehrter Herr Krause,
Bezug nehmend auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat überreichen wir Ihnen in der Anlage…“

Kommt Ihnen diese Formulierung bekannt vor? Klar, denn sie ist schon über 100 Jahre alt und wird gern verwendet. Nur mit einer zeitgemäßen Kommunikation hat sie nicht viel zu tun.

Wie Sie wissen, ist „Bezug nehmend“ in der modernen Korrespondenz tabu. Denken Sie nicht einmal im Traum daran, diese Formulierung in Ihren Texten zu verwenden. Und Sie „überreichen“ den Brief mit Sicherheit auch nicht, oder? Bitte verwenden Sie als Alternative nicht „übersenden“, das macht es keineswegs besser!

Auch davon sollten Sie die Finger lassen

„Sehr geehrte Frau Schneider,
vielen Dank für das freundliche Telefonat. In der Anlage erhalten Sie wie besprochen…“

Das abschreckende Beispiel Nummer zwei ist zugegebenermaßen nicht genauso schlimm wie das erste. Hierbei handelt es sich in erster Linie um mangelnde Kreativität, da Standardformulierungen verwendet werden. „Vielen Dank für das freundliche Telefonat.“ Millionenfach geschrieben und gelesen. Diese Formulierung wirkt unehrlich und emotionslos. „In der Anlage“ – das wissen Sie selbst – schreibt man nicht mehr.

Schreiben Sie lieber so

Vorschlag 1

„Sehr geehrte Frau Schneider,
gleich nach unserem Telefonat habe ich die Unterlagen für Sie zusammengestellt: Unsere aktuellen Prospekte…“

Ein idealer Einstieg, wenn Sie eine telefonische Anfrage noch am gleichen Tag beantworten können. Sie drücken mit diesem Satz Dynamik und Engagement aus. Das kommt beim Kunden oder Geschäftspartner mit Sicherheit gut an.

Vorschlag 2

„Sehr geehrte Frau Schneider,
gleich nach unserem Telefonat habe ich mich für Sie informiert.“

Ein gelungener Einstieg, wenn der Kunde am Telefon eine Frage hatte, die schriftlich beantwortet werden muss. Scheuen Sie sich nicht, Umgangssprache zu verwenden.

Vorschlag 3

„Guten Tag, liebe Frau Krause,
versprochen ist versprochen… Der mitgeschickte Prospekt informiert Sie über…“

Ein etwas gewagter Einstieg, der nicht für jeden Kunden und jede Branche geeignet ist. Entscheiden Sie sich für eine solche Formulierung, wenn Sie einen Geschäftspartner bereits kennen oder es in Ihrer Branche nicht nur bierernst zugeht.

Vorschlag 4

„Sehr geehrter Herr Dr. Wegner,
entschuldigen Sie, dass Sie uns erst anrufen mussten, um unseren neuen Prospekt zu erhalten. Das kommt garantiert nicht wieder vor.“

Egal ob Sie in einer Bank, einem Systemhaus oder in einem produzierenden Unternehmen arbeiten. Dieser Einstieg ist originell und nicht zu gewagt. Das hat Ihr Geschäftspartner garantiert noch bei keinem Mitbewerber gelesen.

So könnte Ihr vollständiger Brief nach einem Telefonat aussehen:

Herzlichen Dank, sehr geehrter Herr Knauß,

für Ihren Anruf. Ich habe mir Ihre Wünsche sorgfältig notiert und Ihnen vorab schon einmal ein paar Prospekte zusammengestellt. So können Sie sich direkt einen Überblick über unsere Produktpalette und unser Leistungsspektrum verschaffen.

Bitte geben Sie uns zur Erstellung des Angebots noch ein paar Tage Zeit. Mein Kollege, Holger Niermann, ist bereits informiert, und macht sich bei nächster Gelegenheit an die Arbeit.

Vorab erst einmal viel Spaß beim Schmökern!
Freundliche Grüße aus Heidelberg B&E Computertechnik

Bildnachweis: contrastwerkstatt / Adobe Stock

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Please wait...

Über Ihren Experten

Burkhard Strack

Burkhard Strack ist Fachjournalist (DFJV-Mitglied) in den Ressorts Gesundheit, Finanzen und Marketing, Werbeprofi (Google AdWords Premium Partner) und Inhaber des Beraterportals experto.de.