Sie müssen regelmäßig wichtige Geschäftsbriefe schreiben, wollen dabei keine Fehler machen, aber sind immer wieder unsicher, was die Setzung von Schrift- und Rechenzeichen angeht? Keine Sorge, mit dieser Unsicherheit stehen Sie nicht alleine dar. Um in Zukunft in der Geschäftskommunikation immer korrekt aufzutreten, sollten Sie sich an der DIN 5008 orientieren. Diese Norm legt die Regeln für die Textverarbeitung fest und hilft insbesondere in der Business-Kommunikation, keine Fehler zu machen.
Wie Sie Paragrafen und das Und-Zeichen nach der DIN 5008 richtig setzen
Bei einem Brief mit juristischem Inhalt oder Verweisen auf juristische Sachverhalte oder Gesetze, müssen Sie in der Regel Paragrafen angeben, auf die Sie sich beziehen. Das Paragrafen-Zeichen „§“ setzen Sie dabei nur in der Verbindung mit Zahlen. So schreiben Sie „§662 BGB“, aber niemals „drei § wurden kürzlich geändert“.
Auch über das „&“-Zeichen streiten sich die Geister und die wenigsten kennen die einheitliche Regelung. Richtig ist aber, dass das „&“-Zeichen nur im Zusammenhang mit Firmennamen eingesetzt wird. Es wird niemals eingesetzt, um in einem Satz ein „und“ zu ersetzen.
Weitere Zeichenersetzungen nach der DIN 5008
Ein Strich, dem ein Leerzeichen voraus und nachgeht wird für das Wort „gegen“ eingesetzt. Häufig wird dieses Schriftzeichen bei Sportveranstaltungen eingesetzt, bei der zwei Teams gegeneinander spielen: „1. FC Köln – Borussia Dortmund“. Der Mittelstrich kann auch für „bis“ stehen, so zum Beispiel in der Konstruktion „15:00 Uhr – 17:00 Uhr“. In Streckenangaben wird er ebenfalls häufig genutzt: „Berlin – Köln – Karlsruhe“.
Für „gegen“ kann nach der DIN 5008 auch die Zeichenkombination „./.“ stehen, zum Beispiel wenn es um rechtliche Belange geht. „Im Rechtsstreit Müller./.Meier wurde noch keine Einigung erzielt.“
Schriftzeichen für Wörter verknappen die Kommunikation
Falls Sie mit einem Schrägstrich arbeiten müssen, da Sie zum Beispiel Kilometer angeben wollen gilt, dass vor und nach diesem kein Leerzeichen kommt. „100 km/h“ ist die korrekte Schreibweise. Auch bei „Wintersemester 2012/2013“ oder „Schuljahr 2014/2015“ würde kein Leerzeichen zwischen die Zahlen gesetzt werden.
Wollen Sie, statt Wörter immer wieder zu wiederholen mit Unterführungszeichen arbeiten, müssen Sie etwas beachten. In die erste Zeile wird das ausgeschrieben Wort geschrieben und dann kommt in die Zeile darunter unter den ersten Buchstaben das Unterführungszeichen. Dieses macht deutlich, dass das Wort sich hier wiederholt, ohne, dass es ganz ausgeschrieben werden muss. Auch können Sie mehrere Wörter mithilfe dieses Strichs ersetzen und die Wiederholung deutlich machen. Ein Beispiel:
Druckerpatrone Epson gelb
“ “ blau
Falls Sie Zahlen wiederholen möchten, dürfen sie diese nicht durch Unterführungsstriche ersetzen. Auch unter einem Summenstrich darf nichts unterführt werden.
Wenn Sie sich an die DIN 5008 halten, kann der Empfänger bei Unklarheiten schnell nachlesen
Wollen Sie statt dem Wort "Nummer" ein Zeichen für diesen Begriff setzen, so können Sie „#“ verwenden. Dies geht allerdings nur, wenn direkt dahinter tatsächlich eine Zahl folgt. Beispiel: „Artikel # 23 ist leider ausverkauft. Produkt # 623 werden wir Ihnen unverzüglich zusenden.“
Falls Sie in Ihrem Brief (zum Beispiel in einer offiziellen Urkunde oder in einem Testament) das Geburts- und Todesdatum einer Person angeben wollen, können Sie diese laut DIN 5008 mit Zeichen ersetzen. Geboren können Sie durch „*“ angeben, z.B. *10.10.1934 und gestorben wird durch „+“ angezeigt: + 21.02.2013.
Mithilfe dieser Zeichen können Sie Ihre Briefe deutlich vereinfachen und wenn Sie sich dabei an die DIN 5008 halten, gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihre Zeichen auch richtig verstanden werden.
Mehr zur DIN 5008 lesen Sie in diesem Artikel!