Es gibt also einige wichtige Grundsätze, die Sie bei E-Mail-Verkehr ins Ausland beachten müssen.
E-Mail ins Ausland: Die korrekte Anrede
Achten Sie bei Ihrer E-Mail zunächst auf die korrekte Anrede. Besonders in Fällen, in denen Sie den Ansprechpartner nicht persönlich kennen, kann es hier einige Stolpersteine geben. Beispielsweise gibt es Vornamen, die uns nicht geläufig sind. So ist nicht immer klar, ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt.
Prüfen Sie also nach, denn sonst kann es peinlich werden. Chinesen nennen auf ihrer Visitenkarte meist den Nachnamen zuerst und dann den Vornamen. Achten Sie darauf, die anzuschreibende Person nicht versehentlich mit dem Vornamen anzureden.
E-Mail ins Ausland: Sonderzeichen und Umlaute
Vermeiden Sie in Ihrer E-Mail die Verwendung von Sonderzeichen und Umlauten. Schreiben Sie statt einem ä lieber ein ae, sonst kann der Empfänger unter Umständen das ganze Wort nicht verstehen. Auch Währungen sollten nicht als Symbol angegeben werden. Statt € schreiben Sie besser EUR, das versteht jeder und kommt auf jeden Fall ohne Wortentstellungen an.
Beachten Sie außerdem, dass Sie Uhrzeiten nicht wie in Deutschland üblich schreiben: statt 14:00 Uhr schreiben Sie 2 pm. Es kann sonst zu Verwirrung und Missverständnissen kommen. Bei Tausender-Zahlen sollten Sie selbstverständlich statt dem Punkt ein Komma setzen und umgekehrt: statt 2.468,50 schreiben Sie 2,468.50.
E-Mail ins Ausland: Fußzeile
Denken Sie daran, sich eine englische Fußzeile zu erstellen. Nicht immer ist dem Empfänger Ihrer E-Mail sonst jede Angabe in der deutschen Fußzeile klar. Außerdem ist dies im internationalen Schriftverkehr eine Form der Höflichkeit. Oder möchten Sie eine chinesische oder japanische Fußzeile erhalten, die Sie nicht verstehen?
Wie auch in geschäftlichen E-Mails innerhalb Deutschlands sollten Sie es vermeiden, Smileys und andere derartige Symbole zu verwenden. Dies wirkt äußerst unprofessionell und hat in Geschäftskorrespondenz nichts verloren. Wenden Sie diese Grundregeln für Ihre E-Mails an, so wird künftig niemand mehr an der Professionalität Ihrer Korrespondenz zweifeln.