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Der große Knigge: Kennen Sie die 10 E-Mail-Gebote?

Der große Knigge: Kennen Sie die 10 E-Mail-Gebote?
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geschrieben von experto.de

Wer gegen die E-Mail-Etikette verstößt, stellt sich nicht nur als nicht kompetent dar. Er kann Kunden vergraulen, Missverständnisse erzeugen und sogar seinen Job verlieren. Die Chemiefirma Dow Chemical entließ z. B. 50 Angestellte, weil sie per Mail unanständiges Material versandt hatten. Die New York Times setzte aus demselben Grund 23 Leute auf die Straße. Befolgen Sie deshalb die folgenden 10 E-Mail-Gebote und Sie sind auf der sicheren Seite:

1. Du sollst niemanden beleidigen.
Wenn es entsprechende Betriebsvereinbarungen gibt, hat der Arbeitgeber das Recht, E-Mails, die von Ihnen während der Arbeitszeit versandt wurden, zu kontrollieren. Darüber hinaus speichern viele Firmen die Nachrichten, selbst nachdem sie gelöscht wurden. So können die eigenen Nachrichten vor Gericht gegen den Absender verwendet werden. Versenden Sie deshalb nur solche Texte per Mail, die Sie auch auf eine Postkarte schreiben würden.

2. Du sollst richtig formulieren.
E-Mails werden immer schlampiger. Oft reicht die Zeit nicht einmal mehr für eine freundliche Anrede. Das mag unternehmensintern o. k. sein. Beim Kunden kommt es sicher nicht gut an. Viele Texte strotzen vor Rechtschreibfehlern, und oft kommt die Botschaft missverständlich an. Lesen Sie sich deshalb die Nachricht vor dem Versenden gut durch.

3. Du sollst keine vertraulichen Informationen verschicken.
Weil E-Mails mit das schnellste Kommunikationsmittel sind, werden sie von vielen Mitarbeitern bevorzugt. Achten Sie allerdings genau darauf, dass Sie keine vertraulichen Infos versenden, es sei denn, Sie und Ihr E-Mail-Partner verfügen über zuverlässige Verschlüsselungssysteme. E-Mails können von Außenstehenden leicht eingesehen und gelesen werden.

4. Du sollst kein "Flaming" betreiben.
Wenn Sie so richtig wütend sind und Ihren Ärger in die Tasten hacken wollen, warten Sie erst einmal einige Zeit ab. Es gibt Menschen, die spontan beleidigende Nachrichten (Flames) versenden und es dann bereuen.

5. Du sollst nicht "Spammen".
Spamming heißt im Englischen "Massensendungen verschicken". Die meisten Menschen erhalten so viele Nachrichten, dass Sie gut auf Werbe-E-Mails verzichten können. Versenden Sie nie Werbe-E-Mails mithilfe einer E-Mail-Liste, wenn nicht alle Empfänger auf der Liste vorher um Erlaubnis gefragt wurden. Das Verschicken von Massen-E-Mails ist übrigens auch rechtlich bedenklich.

6. Du sollst keine unerwünschten Attachments versenden.
Wenn die Attachments sehr groß sind, können sie den Empfänger während des Herunterladens lange Zeit blockieren. Das verursacht mit Recht Ärger. Fragen Sie deshalb um Erlaubnis, wenn Sie große Attachments anhängen wollen.

7. Du sollst E-Mails am selben Geschäftstag beantworten.
E-Mails sind ein schnelles Kommunikationsmittel. Wenn Sie sich mit der Antwort so viel Zeit lassen wie mit einem Rückschreiben per Post, verlieren sie ihren Sinn. Außerdem verärgern Sie damit den Sender. Antworten Sie deshalb immer innerhalb eines Geschäftstages (ausgenommen Spam-Sendungen). Wenn Sie längere Zeit unter Ihrer gewöhnlichen E-Mail-Adresse nicht erreichbar sind, schalten Sie eine automatische Antwort-Mail, wann Sie wieder erreichbar sind und wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt. Oder lassen Sie sich die Mails von Ihrem Provider nachsenden.

8. Du sollst das CC:-Feld mit Bedacht verwenden.
Im CC:-Feld sprechen Sie diejenigen an, die die Nachricht ebenfalls lesen sollen. Das ist ganz praktisch. Das CC:-Feld hat aber auch Nachteile. Die Adressen im To:- und CC:-Feld können von allen Empfängern gelesen werden, was für manche störend wirkt. Der Hauptempfänger könnte dies auch als Zeichen des Misstrauens oder der Respektlosigkeit deuten. Verwenden Sie deshalb im Zweifelsfall CC: nicht. Die Identität mehrerer Empfänger schützen Sie, indem Sie deren Adressen im BCC:-Feld (Blind Carbon Copy) eingeben, das in den meisten E-Mail-Programmen enthalten ist.

9. Du sollst dich knapp und präzise fassen.
Mark Twain entschuldigte sich einst beim Empfänger eines langen Briefes, er hätte einen kürzeren geschrieben, wenn er mehr Zeit gehabt hätte. Das ist witzig, aber auch richtig: Das Verfassen kurzer, konzentrierter E-Mail-Nachrichten dauert länger als das Verfassen einer langen Nachricht. Doch der Empfänger braucht viel Zeit, wenn er eine ellenlange Nachricht lesen muss. Beschränken Sie sich deshalb auf das Wesentliche. Schreiben Sie kurze Sätze und Abschnitte. Bei Antworten löschen Sie die ursprüngliche Nachricht (vor allem die Attachments), oder behalten Sie nur soviel, dass der Empfänger weiß, worum es geht.

10. Du sollst nicht unnötig formatieren.
Vielleicht haben Sie ein E-Mail-System, das verschiedene Schriften oder stark formatiertes HTML unterstützt. Das System des Empfängers vielleicht nicht. Oft kommen liebevoll gestaltete Texte als Kauderwelsch an. Versenden Sie deshalb E-Mail-Files am besten als reine Texteingaben.

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