Korrespondenz

Geschäftskorrespondenz: Darauf müssen Sie bei einer stilvollen Einladung achten

Einladungen zu Geschäftseröffnungen, Geschäftsessen, Kundenveranstaltungen oder einem Tag der offenen Tür sind sehr effiziente Werbemaßnahmen. Bereits die Einladung entscheidet über deren Gelingen. Kommt sie zu spät, ist sie unpersönlich, lieblos oder fehlerhaft, werden nicht viele Gäste erscheinen. Zusammen mit einem Musterschreiben erklärt dieser Artikel, woran Sie alles denken müssen.

Was schreiben Sie inhaltlich?

Folgende Bestandteile sollte Ihre Einladung besitzen:

  • Art der Veranstaltung: Wozu laden Sie ein?
  • Anlass: Was ist der Grund Ihre Einladung?
  • Zeit und Ort: Wann und wo findet Ihre Veranstaltung statt?
  • Dauer: Wie ist der zeitliche Rahmen?
  • Dresscode: Welche Kleidung ist erwünscht?
  • Essen: Für welche Speisen und Getränke ist gesorgt?
  • Begleitpersonen: Sind auch die Partner eingeladen?
  • Anfahrt: Wie erreicht man den Veranstaltungsort?
  • Rückantwort: Bis wann und wie soll die Zu- oder Absagen erfolgen?

Woran müssen Sie sonst noch denken?

1. Interesse wecken
Ganz wichtig ist es, dass Sie mit Ihrer Einladung Interesse wecken. Warum sollte man unbedingt kommen? Was wird den Eingeladenen Besonderes geboten? Ist der Anlass ein besonderer? Ist mit der Einladung eine bestimmte Ehre verbunden? In welcher Weise profitieren die Eingeladenen von Ihrer Veranstaltung. Beantworten Sie ein oder zwei dieser Fragen. Erzählen Sie nicht alles. Machen Sie die Gäste ruhig ein wenig neugierig.

2. Je früher, desto besser
Gerade wenn es um geschäftliche Termine geht, sollten Sie so früh wie möglich einladen. Findet Ihre Veranstaltung anlässlich eines Events (Messen, Festivals, Oktoberfest) statt, wo die Konkurrenz groß ist, sollte Ihre Einladung spätestens ein halbes Jahr vorher vorliegen. Zweitens gilt: Je höherrangiger Ihre Gäste sind, desto früher müssen Sie einladen. Wenn bestimmte Gäste für Sie sogar entscheidend sind, sollten Sie Ihren Termin vorab mit deren Kalender unbedingt abstimmen.

3. So persönlich wie möglich
Je kleiner der Kreis der Eingeladenen, desto persönlicher können Sie rein aufwandstechnisch werden. Für ein kleines Geschäftsessen macht eine individuelle, handschriftliche Einladung auf Geschäftspapier Sinn, für eine Veranstaltung mit 300 Geladenen sicher nicht. Bei Sammeleinladungen sollten Sie zumindest die persönliche Anrede und Ihre Unterschrift handschriftlich einsetzen.

Musterschreiben für eine Einladung zu einem Geschäftsessen

Herzliche Einladung zu unserem Messe-Dinner

Sehr geehrte Frau …, / Liebe Frau …,

die XY Messe steht vor der Tür. Vom 15. bis 21.10. werden wir in  … wieder präsent sein, diesmal in der Halle 10, Stand 23. Wie in den letzten Jahren freuen wir uns, wenn Sie als Fachjournalistin uns wieder die Ehre geben. Und wie in den Jahren zuvor laden wir am ersten Messetag wieder interessante Menschen zu unserem traditionellen Messe-Dinner ein, und zwar am

15. Oktober 2012 um 20 Uhr
Restaurant XY
Adresse / Website

Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie wieder dabei sind. Wie immer haben wir eine illustre Runde von Kunden, Interessenten und Fachleute eingeladen. Für genügend geistige Nahrung und Gesprächsstoff aus unserer Branchen ist damit gesorgt, um die leibliche sorgt sich die Küche des Restaurants xy, das in diesem Jahr einen Preis für … erhielt. Uns ist es wärmstens empfohlen worden.

Wir freuen uns auf den Abend mit Ihnen.

Herzliche Grüße
N.N.

Noch etwas: Bitte informieren Sie uns bis zum …, ob Sie dabei sein können. Es reicht eine kurze E-Mail an die folgende Adresse … Besten Dank.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Please wait...

Über Ihren Experten

Dr. Christoph Engels