Korrespondenz

Einladung: Diese Punkte sollte Ihr Einladungsschreiben enthalten

Einladung: Diese Punkte sollte Ihr Einladungsschreiben enthalten
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geschrieben von Burkhard Strack

Ein gutes Einladungsschreiben, sollte auf die anstehende Veranstaltung neugierig machen und in Stil und Tonalität auf das Ereignis einstimmen. Wählen Sie daher einen auf die Adressatengruppe abgestimmten modernen oder klassischen bzw. einen förmlichen oder lockeren Stil. Ein Einladungsschreiben fungiert auch im privaten Bereich als Image-Trägerin. Wenn der Adressat Ihr Einladungsschreiben als Andenken aufbewahrt, haben Sie mit Ihrem Text ins Schwarze getroffen.

Das Einladungsschreiben

Ihr Einladungsschreiben sollte der der angeschriebenen Person alle Informationen, die sie benötigt geben. Dazu zählt:

  • wer einlädt: eine Person, ein Paar, eine Gruppe;
  • der Anlass;
  • das Datum, Uhrzeit und Ort;
  • ob und wie bewirtet wird;
  • der Zeitpunkt, bis wann um Antwort gebeten wird.

Ein Einladungsschreiben kann zusätzliche Informationen, wie einen Bekleidungsvermerk; Hinweise auf Geschenke oder auch Spenden; eine Antwortkarte; eine Anfahrtskizze; Übernachtungstipps, enthalten.

Die Antwortkarte

Müssen Sie für die Organisation Ihrer Veranstaltung mit der Teilnehmerzahl kalkulieren, legen Sie Ihrem Einladungsschreiben eine Antwortkarte bei. Um sich und ihren potentiellen Gästen viel Zeit zu sparen, sollte diese wie folgt aussehen:

  • Bereiten Sie eine Antwortkarte vor, in der der Adressat nur ankreuzen muss, ob er teilnehmen möchte und eventuell die Zahl der teilnehmenden Personen einträgt (Tipp: Formulieren Sie die Frage nach den mitgebrachten Gästen eindeutig. Ist der Adressat darin enthalten – oder zählt er zusätzlich?).
  • Wählen Sie einen Antwortweg, der zum Adressaten passt: Beispielsweise Fax oder telefonische Anmeldung für Geschäftskunden. Bei Privatleuten liegen Sie mit einem frankierten Rückumschlag richtig.
  • Setzen Sie einen Termin für die Anmeldung. Lassen Sie dem Gast aber etwas Zeit, um eventuelle Terminüberschneidungen zu beheben. Idealerweise wissen Sie 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, mit wie vielen Gästen Sie rechnen können.

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Burkhard Strack

Burkhard Strack ist Fachjournalist (DFJV-Mitglied) in den Ressorts Gesundheit, Finanzen und Marketing.