Word erstellt Serienbriefe
Word bietet die Möglichkeit, Adressen aus einer Adress-Datenbank, einer Excel-Tabelle oder aus dem Outlook-Kontaktordner in ein Schreiben einzufügen. Das alles geschieht automatisch, sodass Sie nicht nur die Adressen, sondern auch den Text nur einmal eingeben müssen. Für die Serienbriefe vervielfältigt Word den Originaltext selbstständig und setzt die Adressangaben dabei an die passenden Stellen im Dokument.
So starten Sie die Serienbrieffunktion
Egal woher Ihre Adressen stammen – die ersten und die abschließenden Schritte in der Serienbrieffunktion von Word sind immer gleich:
- Öffnen Sie ein Word-Dokument mit Anschriftenfeld.
- Wechseln Sie per „Ansicht-Layout“ (Word 95), „Ansicht-Seiten-Layout“ (Word 97/2000) in die Layoutansicht und klicken Sie in den Anschriftenbereich, damit Word das Textfeld für die Adresse anzeigt.
- Wählen Sie dann im Menü „Extras“ den Befehl „Seriendruck“. Damit öffnen Sie den Seriendruck-Manager, die Schaltzentrale für sämtliche Serienbriefoptionen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ und wählen Sie aus dem zugehörigen Menü den Befehl „Serienbriefe“.
- Klicken Sie in der Seriendruck-Symbolleiste auf „Seriendruckfeld Einfügen“. Sodass sich eine Liste mit den verfügbaren Feldnamen öffnet. Der Umfang der Liste richtet sich nach der Datenquelle.
- Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle erforderlichen Seriendruckfelder eingefügt sind.
Serienbriefe überprüfen Nachdem Sie die Seriendruckfelder eingefügt haben, können Sie zur Kontrolle über das Symbol „Seriendruck-Vorschau“ überprüfen, ob Word die richtigen Felder übernommen hat. In der Vorschau füllt Word die Seriendruckfelder automatisch mit den Informationen aus der Datenquelle.
Die Schaltflächen rechts neben dem Symbol „Seriendruck-Vorschau“ dienen zur Navigation, sodass Sie gezielt vor und zurück blättern können. So sehen Sie sofort, ob etwas nicht stimmt.
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