1. Schriftlich vor mündlich
Fragen Sie sich immer, bevor Sie zum Telefonhörer greifen oder „eben kurz“ zu Ihrem Kollegen raufgehen: „Geht das schriftlich nicht schneller und besser?“ Die Nachricht, die Sie persönlich überbringen wollen, haben Sie wahrscheinlich schneller gemailt oder gefaxt. Und mit jedem Anruf – egal wann – reißen Sie höchstwahrscheinlich jemanden aus seiner Arbeit heraus. Lassen Sie das: Was du nicht willst, was man dir tut, das füg´ auch keinem andern zu.“
Mit einer schriftlichen Anfrage kann sich jeder dann beschäftigen, wenn er sich darauf konzentrieren kann und will.
Und durch das Schriftlichkeitsprinzip vermeiden Sie zudem all die langwierigen Plaudereien, die sich fast immer an eine kurze Information anschließen.
[adcode categories=“kommunikation“]
2. Schnell antworten
Oft wählen wir den telefonischen oder persönlichen Weg, weil wir eine Antwort sehr schnell brauchen. Machen Sie es trotzdem schriftlich, per Mail oder Fax:
Setzen Sie unter Ihre Frage einfach die entsprechenden Antwortkästchen zum Ankreuzen. Meistens genügt ein einfaches
O Ja und O Nein.
Aber auch bei komplexeren Antworten können vorgegebene Kästchen zu einer zügigen Bearbeitung motivieren. Sie benötigen zum Beispiel von Ihrem Chef dringend die Absendung eines Entwurfs. Notieren Sie darunter:
O ist so okay O ist okay nach Korrektur (s.o.) O bitte Rücksprache, am … um … Uhr
3. Einfach nicht antworten
Auch so können Sie sich und anderen das Leben erleichtern: Vermerken Sie oben auf dem Fax oder der Mail „Zur Kenntnis, keine Antwort erforderlich“, wenn es denn so ist. Auch in Briefen können Sie freundliche Floskeln einsetzen, die anderen die Antwort und Ihnen die Lektüre von überflüssigen Rückantworten ersparen.
Kurzum:
Effizient zu kommunizieren ist auch ein Gebot der Höflichkeit. Sie sparen eigene Zeit sowie die anderer. Tun Sie’s!