Wissensmanagement
Stellen Sie sich vor: Ein langjähriger Mitarbeiter scheidet aus Altersgründen aus der Firma aus. Vieles, was bisher zu seinem Arbeitsgebiet gehörte, hat er im Laufe der Jahre erlernt und bis zur Perfektion beherrscht.
Nun geht er weg, und ein junger Mitarbeiter nimmt seinen Platz ein. Im Idealfall begleitet der Ältere den Jungen so lange als Mentor, bis auch er das Meiste beherrscht und weiss, was zu tun ist. Ein gewisser Verlust an Erfahrung und Wissen wird bleiben.
Was aber, wenn dieser wertvolle ältere Mitarbeiter plötzlich aus dem Unternehmen ausscheidet und eben nicht mehr als Mentor zur Verfügung steht, etwa weil das Unternehmen keine Mittel für ihn bereitstellt, oder weil er eine Erkrankung hat? Alles Wissen ist dann mit ihm weg.
Mit einem funktionierenden Wissensmanagement kann der Verlust trotzdem in Grenzen gehalten werden und die wochenlange Mentorentätigkeit des älteren Mitarbeiters ist dann überflüssig. Das spart einerseits Kosten, andererseits minimiert es die Gefahr des Wissensverlusts. Klar ist, dass frühzeitig damit begonnen werden muss, dieses Wissen zu sammeln. Klar ist auch, dass der Mitarbeiter motiviert genug sein muss, es zu liefern.
Mit einer guten Kommunikationskultur sorgen Sie als Führungskraft dafür, dass es im Interesse des älteren Mitarbeiters liegt, sein Wissen weiter zu geben, damit sein Lebenswerk fortbesteht. Wissensdatenbanken im Unternehmen zu etablieren ist eine technische und finanzielle Herausforderung für die Unternehmensführung, aber auch eine zeitliche und inhaltliche Herausforderung für die Mitarbeiter.
E-Mail-Kultur
„Heute hatte ich schon am Morgen 156 Mails – wie soll ich denn das alles schaffen!“- Lassen Sie zunächst einige Unsitten aus der beruflichen Praxis zeigen:
- Auf den meisten der E-Mails stehen Sie als cc („In Kopie an“) und haben mit dem Inhalt der Mail überhaupt nichts zu tun.
- „AW AW AW meine Mail vom …“ steht im Betreff. Das ist nicht gerade sehr aussagekräftig. Sie beginnen, die Mail zu lesen und finden irgendwo die Ursprungsmail – und stellen dann erst fest, dass der Inhalt Sie überhaupt nicht betrifft.
- Sie erhalten eine Mail mit Dringlichkeitsstufe mit 5 Seiten Text. Sie suchen verzweifelt, wer wann was geschrieben hat und wo nun die Aufgabe für Sie versteckt ist.
- Sie erhalten eine Mail von einem Kollegen im Nebenzimmer.
- Sie erhalten eine Mail von einem Kollegen, kurz darauf klingelt das Telefon und der Kollege fragt Sie, ob Sie denn seine Mail nicht erhalten hätten …
- Sie stehen im Mailverteiler, obwohl Sie an dem betreffenden Thema keinen Anteil haben.
Das Thema ist in diesem Artikel nicht erschöpfend zu beantworten – ich bin davon überzeugt, dass ein Großteil der Negativ-Beispiele auch in Jahren noch genau so gehandhabt wird. Eine gute Kommunikationskultur ist das mit Sicherheit nicht.
Es gibt im E-Mail-Verkehr bestimmte Regeln, die leicht zu merken sind. Natürlich müssen diese allen Beteiligten bekannt und untereinander einverständlich vereinbart sein, sonst klappt es nicht! Hier einige Beispiele:
1. Schreiben Sie eine Email, wenn Sie etwas vom Empfänger benötigen. Geben Sie im Betreff an, worum es geht. Bei Antwortmails gib eine Kurzantwort im Betreff.
Betreff: Bitte um Terminbestätigung
Hallo Herr M., unser Meeting findet am… um… bis… statt. Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme. Mfg … S.
Antwortmail:
Betreff: Terminbestätigung – ja, ich nehme teil. (Hier kann auf weiteren Text verzichtet werden – der Betreff sagt alles).
2. Schreiben Sie eine Email, wenn der Empfänger die Information für seine Tätigkeit benötigt. Kennzeichnen Sie den Zweck der Email (zur Kenntnis, Erledigung, Projektverfolgung etc.).
Betreff: Projektverfolgung XY – Ihr Milestone 3 – Bitte um Projektstands-Bericht
Hallo Herr M.,schaffen Sie Ihren Part bis zum Termin am… um… oder benötigen Sie Unterstützung? Mfg … S.
Antwortmail:
Betreff: Projekt XY – Milestone 3 – zu 90 % fertiggestellt. (Hier kann auf weiteren Text verzichtet werden – der Betreff sagt alles). Mfg … M.
3. Setzen Sie nur auf den Verteiler, wer auch Anteil an dem betreffenden Thema hat.
4. Stellen Sie Ihr Mailsignal ab und schauen Sie je nach Aufgabengebiet in entsprechender Häufigkeit nach neuen Mails.
Wenn Sie diese Tipps im Team und im Unternehmen beherzigen, sind Sie bereits auf einem guten Weg.
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