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Kommunikation: Telefon-Tipps vom Profi

Das Telefon ist immer noch eines der wichtigsten Kommunikationsinstrumente. Doch nicht immer verläuft die Kommunikation per Telefon effizient. Unsere 7 Telefon-Tipps stammen von Profis und unterstützen Sie wirksam, Ihr Kommunikationsverhalten rund ums Telefon zu optimieren.

Kommunikation: Telefon-Tipps vom Profi

1. Minimieren Sie Hintergrundgeräusche
Vermeiden oder minimieren Sie Hintergrundgeräusche wie laute Gespräche, Radio oder Straßenlärm, die aus Ihrer Umgebung zum Empfänger dringen: Schließen Sie Fenster und Türen, drehen Sie vor Gesprächen das Radio runter, und installieren Sie – wenn nötig – schalldämmende Trennwände zwischen Arbeitsplätzen.

2. Lächeln Sie
Oberstes Gebot: Lächeln Sie bevor Sie zum Hörer greifen! Der Angerufene kann das Lächeln in Ihrer Stimme wirklich richtiggehend hören.

3. Schalten Sie innerlich auf Kommunikation um
Ihr Telefon klingelt, Sie aber sind gedanklich sehr in eine Aufgabe vertieft? Greifen Sie nicht gleich beim ersten Klingeln zum Hörer, sondern nehmen Sie sich erst einige Sekunden zum inneren Umschalten auf "Kommunikation". Lassen Sie es jedoch höchstens viermal klingeln.

4. Geben Sie dem Angerufenen Reaktionszeit
Sie rufen jemanden an, der Sie nicht kennt? Bedenken Sie, dass der Angerufene Zeit braucht, um zu verstehen, wer Sie sind (Name, Firma) und warum Sie anrufen.

5. Sprechen Sie Namen etc. langsam und deutlich
Sprechen Sie folgende Gesprächselemente bewusst langsam und deutlich:

Firma – Name – Gruß

Die meisten Menschen neigen dazu, diese Angaben viel zu schnell herunterzuspulen, weil sie ihnen selbst so vertraut sind. Und: Wenn Sie ausgeprägt Dialekt sprechen, bürden Sie Gesprächspartnern aus anderen Landesteilen die Doppelaufgabe "Sprache plus Inhalt verstehen" auf. Hier ist deutliches Sprechen in gemäßigtem Tempo besonders gefordert!

6. Kommentieren Sie Gesprächsunterbrechungen
Da Ihr Anrufer Sie nicht sieht, kündigen Sie folgende Aktionen, die eine Unterbrechung des Gesprächs bedeuten, immer an:

  • Weiter verbinden mit …
  • Hörer aus der Hand legen, um ein Dokument zu suchen
  • Interne Rückfrage
7. Beenden Sie Gespräche ruhig und freundlich
Beenden Sie Gespräche professionell, indem Sie immer die folgenden drei Punkte beachten:Fassen Sie die besprochenen Aktionen kurz zusammen ("… sende ich Ihnen also noch heute per E-Mail"; "… stelle ich die gewünschten Informationen zusammen und rufe Sie bis/am … zurück").
  • Bedanken Sie sich für das Gespräch und nennen Sie Ihren Gesprächspartner dabei beim Namen.
  • Legen Sie nicht ungeduldig auf, kaum dass das letzte Wort verklungen ist, sondern warten Sie zwei Sekunden damit. Optimal ist es, wenn Sie erst auflegen, nachdem Ihr Gesprächspartner aus der Leitung ist.

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