- Legen Sie zu Beginn der Besprechung verbindliche Regeln fest. Diese beziehen sich auf die Redezeit („Kein Beitrag soll länger als 3 Minuten dauern“), die Form der Redebeiträge („nur sachliche Kritik“) und das Verhalten der Teilnehmer („Jeder lässt jeden ausreden“). Auch die Uhrzeit, zu der die Besprechung enden soll, sollten Sie nennen – und sich auch daran halten.
- Gehen Sie mit einem konkreten Ziel in die Besprechung („Heute soll eine Entscheidung bezüglich XYZ fallen“). Verschicken Sie am besten die Tagesordnungspunkte bereits 1 bis 2 Tage vorher und bitten Sie die Teilnehmer, bereits mit konkreten Ideen zur Besprechung zu kommen.
- Auch Redebeiträge müssen verbindlichen Regeln unterworfen werden: Überprüfen Sie, ob wirklich jeder Beitrag „im großen Kreis“ besprochen werden muss. Greifen Sie sofort ein, wenn sich die Diskussion vom eigentlichen Thema wegbewegt. Greifen Sie auch ein, wenn sich das Gesprächsklima untereinander verschlechtert oder sogar aggressiv wird. Führen Sie das Gespräch wieder auf die sachliche Ebene zurück.
- Legen Sie zum Schluss verbindlich fest, wer was bis zu welchem Zeitpunkt erledigt haben muss. Fixieren Sie dies schriftlich. Kontrollieren Sie auf der nächsten Besprechung, was erledigt wurde und was nicht.
Team-Meetings: So moderieren Sie erfolgreich Besprechungen
Projektbesprechungen sind häufig gefürchtet. Der Grund: Die Tagesordnungspunkte werden nicht effizient abgearbeitet, Entscheidungen nur zögerlich getroffen und häufig findet das Meeting auch nach Stunden noch kein Ende – Zeit, die Sie effektiver in andere Projekte gesteckt hätten. Sind Sie der Moderator bei einem Meeting können Sie wesentlich dazu beitragen, dass Ihre Besprechungen zukünftig um einiges produktiver werden.