Die Vorbereitung
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Die Organisation
Vor dem Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter sollten Sie überprüfen, wann dafür der beste Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) ist und welche Umgebung dafür am besten geeignet wäre. Das eigene Büro ist nicht immer die beste Wahl, wenn es sich um ein vertrauliches Gespräch handelt, da andere meist ständig ein und ausgehen. Gegebenenfalls sollten Sie das etwas ruhigere Konferenzzimmer vorziehen.
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Die Inhalte
Legen Sie auch fest, wie viel Zeit Sie dafür veranschlagen möchten und welche Inhalte besprochen werden sollen. Handelt es sich um ein Gehaltsgespräch oder ein Feedback-Gespräch, ist es positiv oder negativ?
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Die Struktur
Listen Sie die Punkte auf, die Sie unbedingt ansprechen und an diesem Tag abhandeln möchten (Kategorie A). Haben Sie darüber hinaus noch weitere Punkte zu besprechen, dann listen Sie auch diese auf, grenzen diese aber von den Hauptpunkten ab (Kategorie B). Je nachdem wie viel Zeit verbleibt, können Sie die Punkte der Kategorie B ganz oder teilweise abhandeln.
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Die Schwerpunkte
Definieren Sie zu allen Gesprächsthemen Schwerpunkte; ist ein Thema eher aufgabenbezogen oder bezieht es sich auf die Verhaltensweise des Mitarbeiters, usw.. All diese Punkte sowie Ihre schriftlichen Notizen stellen nunmehr den Leitfaden Ihres Mitarbeitergesprächs dar.
Das Gespräch
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Das Eis brechen
Beginnen Sie das Mitarbeitergespräch mit einem einleitenden Smalltalk, z.B. über die neuesten Nachrichten aus der Wirtschaftswelt und fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach seiner Meinung. Das lockert die Atmosphäre und öffnet Sie und Ihren Mitarbeiter für das Gespräch.
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Am Ball bleiben
Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter die Kernpunkte des Gesprächs mit, so dass er im Bilde ist. Konzentrieren Sie sich auf die Schwerpunkte und versuchen Sie, nicht zu weit auszuholen oder abzuschweifen.
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Der Ton macht die Musik
Wortwahl und Tonfall sind enorm wichtig für eine kompetente und sachbezogene Unterhaltung, die zu den gewünschten Ergebnissen für beide Seiten führen soll. Auch wenn die Situation oder das Thema heikel sein mögen, achten Sie immer auf einen ruhigen Ton und faktische Aussagen.
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Subjektive Empfindungen äußern
Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter ruhig auch mit, welche persönlichen Empfindungen oder Wahrnehmungen Sie zu einem bestimmten Thema haben. Speziell bei negativen Inhalten nimmt dies den Wind aus den Segeln und der Mitarbeiter fühlt sich nicht so stark persönlich angegriffen als die der Fall wäre, wenn das Ganze zu faktisch dargestellt würde.
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Seien Sie neutral und fair
Wenn negative Dinge angesprochen werden müssen, sollten diese immer auch von positiven Beispielen begleitet werden, um den Mitarbeiter nicht zu demotivieren. Niemand hat nur Schwächen oder hat nur Fehler gemacht.
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Fassen Sie zusammen
Dem Ende des Gespräches sollte immer eine kurze Zusammenfassung folgen, indem die während des Gespräches erzielten Ergebnisse und beschlossenen Maßnahmen kurz wiederholt werden. Findet eine Fortsetzung des Gespräches zu einem anderen Zeitpunkt statt, dann sollte auch dies festgehalten werden.
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