Das Ergebnisprotokoll wird auch Beschlussprotokoll genannt. Es enthält nur die Ergebnisse einer Besprechung – im Gegensatz zum Verlaufsprotokoll müssen Sie also nicht alles mitschreiben. Wie die Ergebnisse zustande gekommen sind wird also nicht dokumentiert, ebenso wenig die Äußerungen einzelner Teilnehmer. Nehmen Sie am besten Ihr Notebook mit in die Besprechung und geben Sie Ihre Notizen direkt ein – das spart nachher viel Zeit.
Ergebnisprotokoll: Aufbau
Das Ergebnisprotokoll besteht aus drei Teilen:
- dem Protokollkopf,
- dem Protokollschluss und
- der Wiedergabe von Ergebnissen und Beschlüssen der Besprechung.
Ergebnisprotokoll: Formale Angaben für den Protokollkopf
- Name des Unternehmens
- In der Überschrift muss „Protokoll“ oder „Ergebnisprotokoll“ stehen. Sie können die Überschrift durch Fettdruck o. Ä. hervorheben.
- Nennung des Besprechungsthemas und eventuell auch der Besprechungsgruppe, etwa „Protokoll der Verwaltungsrats-Besprechung Nr. 2“.
- Teilnehmer: Tragen Sie alle Besprechungsteilnehmer ein. Zuerst nennen Sie den Vorsitzenden oder Besprechungsleiter, dann die Teilnehmer, dann den Protokollführer.
Sie können die Teilnehmer im Protokollkopf nach Rang und Funktion oder alphabetisch auflisten. Nennen Sie alle Teilnehmer mit Vor- und Nachnamen. Kennen Sie die Vornamen nicht, schreiben Sie „Herr XY“ oder „Frau XY“. Beachten Sie: Gäste werden vor internen Teilnehmern genannt. - Ort der Besprechung angeben, etwa „Besprechungsraum 3A“ oder „Hannover Linden“.
- Termin der Besprechung: Nennen Sie Wochentag und Datum der Besprechung, auch die Uhrzeit des Beginns. Das Ende der Besprechung können Sie entweder im Protokollkopf oder Protokollschluss aufnehmen.
- Themen: Wurde nur ein Thema besprochen, schreiben Sie im Ergebnisprotokoll nur „Thema: …“ als Gliederungspunkt.
Gibt es mehrere Themen, führen Sie die Tagesordnungspunkte (TOPs) einzeln auf. Halten Sie sich an die Reihenfolge der Tagesordnung, auch wenn sie in einer anderen Reihenfolge besprochen wurden.
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