Die Gepflogenheiten intensiv studieren
Unabhängig davon, ob man selber zu einem Treffen einlädt oder zu einem solchen eingeladen wird, ist es wichtig, sich mit den im Land des Geschäftskontaktes üblichen Regeln vertraut zu machen. Denn schon bei der Begrüßung können Fehler unterlaufen, die sich im späteren Verlauf eines Gesprächs nur noch schwer korrigieren lassen.
Bei Treffen mit US-Amerikanern etwa ist weniger die Einhaltung bestimmter Regeln wichtig, als vielmehr die Erzeugung einer positiven Stimmung. Der von Mitteleuropäern oft als oberflächlich empfundene Umgang in den USA hat tatsächlich vor allem im Geschäftsleben seine Vorzüge. Denn das starke Bemühen um eine positive Grundstimmung erleichtert den Einstieg in die sachliche Debatte ungemein.
Sofern Sie eine weitere Person zu einem Treffen mitbringen, ist es weniger wichtig, in welcher Reihenfolge sie sie vorstellen, als auf welche Art. In Amerika nennen sie nicht nur den Namen und die Funktion sondern fügen außerdem eine Beschreibung hinzu, welche die Stärken der jeweiligen Person hervorhebt wie etwa "Die ist Herr Schmidt unsere beste Kraft in Sachen Dialogmarketing".
Gleiches gilt für die Vorstellung des Geschäftspartners gegenüber Herrn Schmidt.
Ausreichend formell, ohne übertrieben zu wirken
Während es bei Kontakten mit Amerikanern meist hilfreich ist, sich innerlich zu lockern, verhält es sich bei Treffen mit Japanern eher umgekehrt. In Sachen Höflichkeit und Zurückhaltung gilt es, diese jeweils zu verstärken. Gegenseitige Verbeugungen gehören bei Begrüßungen zu einem festen Ritual. Unüblich ist es dagegen, einander die Hände zu reichen.
Sofern Ihr Gegenüber häufiger Kontakt mit Ausländern hat, wird er Ihnen gegebenenfalls seinerseits die Hand reichen. In jedem Fall ist auf eine tadellose Kleidung Wert zu legen. Dies gilt auch für die Socken. Denn in vielen Räumen werden in Japan auch heute noch die Schuhe abgelegt. Sofern Ihnen eine Visitenkarte überreicht wird, nehmen Sie diese mit beiden Händen entgegen und lesen Sie diese durch.
Sofern Sie sie danach nicht vor sich auf den Tisch legen, sollte sie möglichst respektvoll weggesteckt werden. Wichtiger als das Einhalten aller einzelnen Regeln ist aber, dass Sie Ihrem Gegenüber durch Ihr Verhalten Respekt signalisieren. Dies bedeutet einerseits, sich auf seine Gepflogenheiten einzulassen, andererseits aber auch, diese nicht einfach zu kopieren.
Wichtig ist vor allem, die möglichen Fettnäpfchen zu vermeiden und nicht als rüde zu erscheinen. Im Übrigen sollte man aber auch um die notwendige eigene Haltung bemüht sein, um in der Sache überzeugender argumentieren zu können.