Wer sich heute bewirbt, muss dies immer häufiger per Mail tun. Nur noch sehr wenige Unternehmen möchten Bewerbungsunterlagen auf dem herkömmlichen Weg per Post erhalten, da der administrative Aufwand mit Papiermappen sehr hoch ist. Doch nicht immer ist die Bewerbung per E-Mail erfolgreich, trotz teilweise größtmöglicher Übereinstimmung von Bewerber- und Stellenprofil. Woran liegt das?
Zu den Ursachen, warum so manche Online-Bewerbung erfolglos bleibt, gehören die nachführend genannten und sehr häufig vorkommenden Fehler beim Erstellen der digitalen Bewerbungsmappe.
Das Datei-Format der Bewerbungsunterlagen
Immer noch werden die Bewerbungsunterlagen in dem Datei-Format verschickt, in dem sie auch erstellt wurden: nämlich im Word-Format bzw. in einer anderen Textverarbeitungssoftware.
Dies birgt einige Risiken. Zum einen können Word-Dokumente Viren transportieren, die man sich irgendwo im Internet oder über einen fremden USB-Stick relativ unbemerkt auf den eigenen Computer geholt hat. Und diese Viren schickt man dann mit seiner Bewerbung weg. Die Freude des Empfängers wird sich in Grenzen halten!
Zum anderen sind Word-Dokumente in der Regel nicht schreibgeschützt, d. h. sie können vom Leser (willentlich oder unwillentlich) geändert oder gar gelöscht werden. Und zum dritten kann es passieren, dass die Unterlagen beim Empfänger ganz anders aussehen als auf dem eigenen PC, z. B. durch eine andere Softwareversion oder ein anderes Betriebssystem auf dem Computer des Empfängers. Schrifttypen können verändert sein, die Dokumentenstruktur kann auf einmal ganz anders aussehen, ja, das ganze Layout der Bewerbungsunterlagen kann zerstört sein.
Bewerbungsunterlagen in Pdf-Dokumente umwandeln
Daher gilt: Bewerbungsunterlagen, die in Word erstellt wurden, müssen unbedingt in Pdf-Dokumente umgewandelt werden. Pdf-Dateien sind nur bedingt editierbar und zudem kleiner als Word-Dateien. Dies ist insbesondere beim Lebenslauf bzw. beim Deckblatt, in dem ja ein Foto enthalten ist, von Bedeutung. Zudem sind Pdf-Dokumente unabhängig von Betriebssystemen und Textverarbeitungsformaten, d. h. die Unterlagen kommen genauso beim Empfänger an, wie vom Absender gewünscht.
„Anbei übersende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen…“
Viele Bewerber übersenden ihre Bewerbungsunterlagen in mehreren Dokumenten. Es kann vorkommen, dass der Empfänger bis zu 10 verschiedene Dateien in unterschiedlichen Formaten erhält, die er nun alle einzeln öffnen, anschauen und ausdrucken muss. Dies ist nicht sehr benutzerfreundlich und wirkt sich in der Regel eher negativ auf die Einstellung des Personalers zu der erhaltenen Bewerbung aus.
Die gute digitale Bewerbungsunterlage besteht aus einer einzigen Pdf-Datei, in der die folgenden Bestandteile enthalten sind:
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse und Bescheinigungen
Ergänzen kann man die Datei noch durch ein Deckblatt und beispielsweise ein Qualifikationsprofil als sogenannte „3. Seite“.
Bewerbungsunterlagen, die im digitalen Nirwana landen
Sehr viele Bewerbungsunterlagen, die per Mail verschickt werden, landen niemals beim gewünschten Empfänger, sondern landen im virtuellen Papierkorb, dem Spamfilter des Unternehmens. Grund hierfür ist die Größe der Bewerbungsdatei. Alles, was größer ist als maximal 3 Megabyte läuft Gefahr, im Spamfilter der Unternehmen hängen zu bleiben. Der Absender erhält dementsprechend keinerlei Resonanz auf seine Bewerbung und ist verständlicherweise frustriert.
Aus diesem Grund: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Bewerbungsmappe inklusive aller Bestandteile nicht größer ist als 3 Megabyte. Dies gelingt durch die Umwandlung der Word-Dokumente in Pdf-Dateien, möglichst nicht zu hochauflösend eingescannte Zeugnisse und gegebenfalls etwas kleiner gerechnete Bewerbungsbilder.
Hier nochmal zusammengefasst die wichtigsten Regeln beim Versenden einer E-Mail-Bewerbung:
- Alles im Pdf-Format
- Alle Bewerbungsunterlagen in einer Datei
- Die maximale Dateigröße darf 3 Megabyte nicht überschreiten
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