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Sekretärin gesucht – Was Sie für diese Position mitbringen sollten

Sekretärin gesucht – Was Sie für diese Position mitbringen sollten
geschrieben von Sonja Hochland

Die klassischen Arbeitsbereiche werden oftmals mit der Bezeichnung Assistentin oder Office Managerin überschrieben. Der eigentliche Begriff Sekretär stammt aus dem Französischen und bedeutet übersetzt „Geheimschreiber“. Die Funktion, die hinter der Berufsbezeichnung steht ist sehr vielfältig. Welche Qualifikation sollten Sie haben und wie rücken Sie sich ins rechte Licht?

Sie haben eine Stellenausschreibung gefunden, die Ihnen zusagt und möchten nun Ihre Bewerbung als Sekretärin dort hinschicken, wissen jedoch nicht genau, ob Sie qualifiziert genug dafür sind. Nachfolgend einige Informationen.

Die Berufsausbildung – Wo kann man den Beruf erlernen und was beinhaltet die Ausbildung?

Mehrheitlich wird in diesem Beruf mindestens eine Mittlere Reife erwartet. Der Beruf der Sekretärin kann mit einer kaufmännischen Ausbildung angetreten werden. Der Ausbildungsberuf nennt sich in Industrie, Handel und Handwerk „Kauffrau für Bürokommunikation“ (früher Bürogehilfin); im öffentlichen Dienst heißt er „Fachangestellte für Bürokommunikation“ (früher Stenosekretärin, Büroassistentin).

Sie können sich zur Fachkauffrau für Büromanagement weiterbilden, wenn Sie eine Stelle als Sekretärin antreten möchten. Darüber hinaus offerieren zahlreiche private sowie öffentliche Bildungsinstitute die Möglichkeit, sich zur Sekretärin ausbilden zu lassen und eine entsprechende Qualifikation zu erlangen. Auch können Sie sich zur Fremdsprachensekretärin ausbilden lassen, was Sie als Fremdsprachensekretärin qualifiziert und Ihnen zusätzliche Möglichkeiten einräumt.

Das Tätigkeitsprofil – Was beinhaltet die Stellenbezeichnung Sekretärin?

Zwar gibt es verschiedene Qualifikationen, die auf das Berufsbild der Sekretärin passen, ein einheitliches Aufgabengebiet lässt sich jedoch leider nicht zuordnen. Dies lässt sich unter anderem mit den unterschiedlichen Anforderungen innerhalb verschiedener Wirtschaftsbereiche erklären.

Sekretärinnen sind in kleinen, mittelständischen und Großunternehmen zu finden. Sie arbeiten in den unterschiedlichsten Branchen des Handels, der Industrie und des Handwerks in den Bereichen Wirtschaft und Verwaltung sowie auf den unterschiedlichsten Hierarchieebenen.

Sehr allgemein zusammengefasst beinhalten die Aufgabenschwerpunkte einer Sekretärin die Führung und Erledigung der Korrespondenz, das Zeitmanagement eines Bereiches oder Bereichsleiters, die Verwaltung eines Bereiches sowie dessen Organisation. Sie führen Protokoll, erledigen die Buchführung, erstellen Kostenrechnungen und organisieren und managen Reisen. Weiterhin obliegt ihnen die Aktenführung und der Büromitteleinkauf. Sind Sie als Fremdsprachensekretärin angestellt, dann sind Sie auch für Übersetzungen von und in andere Sprachen zuständig.

Eine genaue Stellenbezeichnung mit Prioritäten obliegt den jeweiligen Unternehmen und ist abhängig von den Unternehmensanforderungen.

Die Voraussetzungen – Was sollte ich beherrschen?

Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Bewerbung  ist also eine entsprechende Ausbildung oder aber eine langjährige Praxiserfahrung in den Bereichen EDV beziehungsweise moderne Softwareprogramme, Büroorganisation, Schriftverkehr/Korrespondenz, Verwaltung/Organisation, Buchführung, BWL, die Beherrschung der deutschen Sprache und eventuell Fremdsprachen.

Sprachen – In der heutigen Zeit, in denen internationale bis globale Belange immer vorrangiger werden, sind Fremdsprachen fast gar nicht mehr wegzudenken. Viele Unternehmen erwarten fließende (in Wort und Schrift) Fremdsprachenkenntnisse wie Englisch, Französisch und/oder Spanisch. Wenn Sie also eine fundierte Sprachausbildung haben, dann ist das mit Sicherheit von Vorteil. Gerade mit Blick auf neue Zukunftsmärkte wird es auch immer wichtiger, sich auch sprachlich zu spezialisieren (russisch, chinesisch, japanisch, usw.).

Aber auch die Beherrschung der deutschen Sprache ist ein Muss. Sie als Sekretärin sind das Aushängeschild des Unternehmens, in dem Sie arbeiten. Von daher müssen Sie fit in Ihrer Ausdrucksweise sein. Das gilt für die Rechtschreibung als auch für die Grammatik. Moderne Kommunikationsmittel wie zum Beispiel E-Mail-Verkehr erlauben mittlerweile zwar eine lockerere Ausdrucksweise, zu viel des Guten fällt jedoch irgendwann negativ auf das Unternehmen zurück.

EDV – Fast ausnahmslos sind alle Büros heutzutage mit moderner Bürotechnik und Kommunikationsmitteln ausgestattet. Die Beherrschung von Standard-EDV-Programmen wie das Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsmodul von zum Beispiel MS-Office oder vergleichbarer Software von anderen Anbietern sowie weiterer spezifischer Software für zum Beispiel Datenbankpflege, Layoutgestaltung, Präsentationserstellung ist Voraussetzung.

Skills – Ihre persönlichen Fähigkeiten wiegen nicht weniger schwer. Als Sekretärin ist es wichtig, gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Organisationstalent zu haben. Sie sind ein Sammelpunkt wichtiger Informationen, die in strukturierter Form in entsprechende Kanäle geleitet werden müssen. Auch werden von Ihnen sehr gute Umgangsformen und eine gute Portion Durchsetzungsvermögen erwartet sowie eine gewisse Stressresistenz vorausgesetzt. Und nicht zu vergessen ist die Zuverlässigkeit, denn man muss sich auf Sie verlassen können. Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem und ein schnelle Auffassungsgabe sind ebenfalls von Vorteil.

Tipps für die Bewerbung und den Lebenslauf

  1. Lesen Sie sich die Stellenausschreibung genau durch, versuchen Sie auch zwischen den Zeilen zu lesen und finden Sie heraus, was das Unternehmen von der zukünftigen Sekretärin erwartet. Gehen Sie dann in Ihrem Anschreiben darauf ein und ergänzen Sie die Anforderungen mit Ihren Qualifikationen.
  2. Die schulische Ausbildung kann ruhig etwas detaillierter dargestellt werden. So könnten Sie zum Beispiel hier schon auf besondere Leistungen eingehen oder erwähnen, dass Sie immer eine hohe Affinität zur deutschen Sprache, zu Fremdsprachen, zur Mathematik, usw. hatten.
  3. Bei der Darstellung Ihrer beruflichen Ausbildung können Sie gerne auch auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens eingehen, in dem Sie gelernt haben oder aber ergänzende Kurse erwähnen, die Sie durch Ihr Studium begleitet haben.
  4. In Ihrem Lebenslauf sollte sich neben der Auflistung der fachlichen Qualifikationen auch ein Überblick über Ihre Berufserfahrung befinden. Ergänzen Sie von daher die Stationen Ihrer bisherigen Karriere mit den Tätigkeitsschwerpunkten, die Sie in den jeweiligen Unternehmen wahrgenommen haben. Legt das Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben besonderen Wert auf gewisse Tätigkeiten, dann gehen Sie in Ihrer Detailbeschreibung näher darauf ein.
  5. Ergänzen Sie den Lebenslauf durch eine weitere Seite, auf der Sie näher auf Ihre persönlichen Fähigkeiten eingehen (Kommunikation, Umgangsformen, Organisation, Auffassungsgabe, usw.) und diese beschreiben. Es wird auch immer als sehr positiv erachtet, wenn Sie Zukunftsziele vor Augen haben. Führen Sie auch diese auf, denn immerhin wollen Sie sich im neuen Unternehmen ja auch persönlich weiter entwickeln.

Bildnachweis: Elnur / stock.adobe.com

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