Mieten & Vermieten

So rechnen Sie Ihre Hausmeisterkosten korrekt ab

Über keine Betriebskostenposition wird mehr gestritten als über die Kosten des Hausmeisters. Kein Wunder, denn damit Ihre Abrechnung rechtssicher ist, müssen Sie seit einem Grundsatzurteil des Bundesgerichtshofs (BGH) ganz genau darlegen, welche Arbeiten der Hausmeister vorgenommen hat – sonst bleiben Sie auf diesen Kosten sitzen! Wie Sie die Hausmeisterkosten korrekt abrechnen, erfahren Sie hier.

In seinem Urteil hat der BGH klargestellt, dass die Hausmeisterkosten nach umlagefähigen und nach nicht umlagefähigen Arbeiten aufgeschlüsselt werden müssen. Ein pauschaler Abzug für nicht umlagefähige Kosten ist seither nicht mehr zulässig (BGH, Urteil v. 20.02.08, Az. VIII ZR 27/07).

Wenn Sie dennoch pauschal abziehen, kann Ihr Mieter die Abrechnung als falsch ablehnen. Dann müssen Sie die Tätigkeiten des Hausmeisters so aufschlüsseln, dass der Mieter die nicht umlagefähigen Kosten problemlos erkennen kann. Erst wenn die Kosten deutlich differenziert sind, ist die Abrechnung rechtswirksam und Sie können eine mögliche Nachzahlung verlangen.

Besser erstellen Sie gleich eine korrekte Abrechnung. Das Problem ist: Die Betriebskostenverordnung definiert die Hauswarttätigkeit nicht. Sie besagt in § 2 Nr. 14 nur, dass die Tätigkeit für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und für die Verwaltung nicht auf die Mieter umgelegt werden darf. Was das im Einzelnen heißt, bleibt aber unklar.

Wichtig: Die Leistungsbeschreibung im Hausmeistervertrag gilt nur als Indiz für den Umfang der Tätigkeiten. Es reicht also nicht aus, wenn Sie den Vertrag als Grundlage für die Abrechnung der Hausmeisterkosten nehmen. Entscheidend ist allein die tatsächlich verrichtete Arbeit.

Dabei ist klar: Sie kommen Ihrer Verpflichtung nur dann nach, wenn Sie sich auf die Stundenzettel Ihres Hausmeisters beziehen können. Ohne seine Mithilfe wird es Ihnen kaum gelingen, eine ordnungsgemäße Abrechnung zu erstellen.
Hat der Hausmeister umlagefähige Arbeiten verrichtet, so legen Sie die dafür verursachten Kosten als Betriebskosten auf Ihre Mieter um.

Und zwar im Einzelnen:

  • das Entgelt für einen Hausmeisterservice plus Umsatzsteuer
  • die Lohn- und Lohnnebenkosten für einen angestellten Hausmeister (dazu zählen die zu entrichtenden Sozialversicherungsbeiträge, einschließlich der Arbeitgeberanteile sowie die Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge)
  • die zu zahlenden Beiträge für die Unfallversicherung
  • die Kosten einer unentgeltlich überlassenen Hausmeisterwohnung (bei ermäßigter Überlassung ist die Ersparnis gegenüber der Normalmiete umlegbar).

Mein Tipp: Verlangen Sie Tätigkeitsnachweise

Vereinbaren Sie mit Ihrem Hausmeister, dass er Art und Dauer seiner Tätigkeiten genau dokumentiert.

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Dr. Tobias Mahlstedt