Das ist riskant, denn in der Praxis zeigt sich oft, dass auch Beiräte die Jahresabrechnung nicht sorgfältig prüfen. Dann werden Fehler nicht entdeckt und die Eigentümer zahlen zu viel. Eigentümer sollten daher in ihrem eigenen Interesse kontrollieren, ob der Beirat die Jahresabrechnung sorgfältig geprüft hat.
In der Regel verfasst der Beirat ein Prüfprotokoll, in dem er seine Prüfung der Jahresabrechnung dokumentiert. Das Prüfungsprotokoll wird der Einladung zur Eigentümerversammlung beigefügt und dient Ihnen als wichtige Hilfe zur Prüfung der Jahresabrechnung.
Achten Sie auf vollständigen Inhalt des Prüfprotokolls
Wenn Sie das Prüfprotokoll erhalten, kontrollieren Sie, ob es folgende Punkte aufweist:
- Abgleich der Original-Bankbelege mit der Gesamtabrechnung
- Abgleich der Kontostände vom 01.01. des Jahres mit den Kontoständen am 31.12. des Vorjahres
- Überprüfung der Soll-Hausgeldzahlungen mit den Ist-Zahlungen nach dem Wirtschaftsplan: Gibt es hier Differenzen, ggf. sogar Rückstände aus den Vorjahren? Und wenn ja, wurden diese angemahnt bzw. wurde etwas unternommen, um die fehlenden Gelder hereinzuholen?
- Überprüfung der Sollzahlungen auf die Instandhaltungsrücklage: Gibt es hier Differenzen? Und wenn ja, hat der Beirat sich bemüht, diese nachvollziehbar durch den Verwalter aufklären zu lassen?
- Belegprüfung: Wurden die Originalrechnungen, Überweisungen etc. geprüft? Wie wurde die Belegprüfung vorgenommen – vollständig oder nur stichprobenhaft? Bei einer nur stichprobenhaften Überprüfung sehen Sie bei Unklarheiten am besten die nicht geprüften Belege selbst ein.
- Ist die Jahresabrechnung sachlich und rechnerisch richtig? Wurde zum Beispiel überprüft, ob die richtigen Verteilerschlüssel verwendet wurden?
- Liegt dem Prüfprotokoll ein Prüfergebnis bei, dem Sie entnehmen können, ob der Beirat die Genehmigung der Abrechnung empfiehlt oder nicht?
Auch bei mündlichem Prüfbericht alle Unklarheiten ausräumen
Der Verwaltungsbeirat ist nicht verpflichtet, ein solches schriftliches Prüfprotokoll zu erstellen. Er kann seine Stellungnahme und seine Empfehlung zur Genehmigung oder Nichtgenehmigung der Abrechnung auch mündlich in der Eigentümerversammlung abgeben. Zur Abgabe einer nachvollziehbaren Empfehlung ist er allerdings verpflichtet.
Auch bei einem mündlichen Prüfbericht achten Sie unbedingt darauf, ob die vorgenannten Punkte geprüft wurden. Scheuen Sie sich nicht nachzufragen, wenn noch Unklarheiten bestehen. Notfalls verweigern Sie die Genehmigung der Abrechnung und überprüfen die fraglichen Punkte selbst. Denken Sie stets daran: Nur eine ordnungsgemäße Prüfung kann Fehler in der Jahresabrechnung aufdecken, die Ihr Geld kosten.
Fazit: Der Beirat ist zwar zur Prüfung der Jahresabrechnung verpflichtet. Dennoch verlassen Sie sich besser nicht blind darauf, dass er diese Prüfung ordnungsgemäß durchführt. Kontrollieren Sie kritisch, ob die Prüfung sachgemäß verlaufen ist – das erhöht Ihre Chance, teure Fehler in der Abrechnung aufzudecken.
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