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Betriebskostenabrechnung: Wodurch wird sie geregelt, was ist wichtig?

Weil Betriebskostenabrechnungen häufig fehlerhaft sind, lohnt es sich, diese genauer zu prüfen, um Fehler korrigieren zu können. Zur Überprüfung müssen Sie die Vorschriften kennen: die aktuellen Rechtsgrundlagen, die Abrechnungsarten, die Anforderungen an eine Betriebskostenabrechnung in formeller und inhaltlicher Sicht und ihre wichtigsten Schwerpunkte, die hier erfasst werden.

Jede zweite Betriebskostenabrechnung falsch?

Statistisch gesehen ist jede zweite Betriebskostenabrechnung falsch. Das heißt, dass auch Sie davon betroffen sein könnten. Das Problem besteht allerdings darin, Fehler auch zu erkennen, was nur dann gelingt, wenn Sie sich die Unterlagen der Vorjahre aufgehoben haben und einen Kostenvergleich durchführen.

Verlangt der Vermieter mehr von Ihnen als vorher, sollten Sie nachhaken, ob dies gerechtfertigt ist. Finden Sie beispielsweise gestiegene Heiz- und Müllkosten ohne hinreichende Begründungen, sollen Sie fragen: Gab es einen harten Winter? Haben Sie tatsächlich mehr Müll verbraucht? Wenn nicht, könnte die Abrechnung falsch sein.

Welche Rechtsgrundlagen gibt es für die Abrechnung der Betriebskosten?

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB, §§ 560, 556) und die Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind die hauptsächlichen Gesetzesgrundlagen für die Betriebskostenabrechnung. Nach BGB werden drei Abrechnungsarten unterschieden: Inklusivmiete bzw. Bruttokaltmiete, Pauschale und Vorauszahlung.

Die BetrKV definiert die Betriebskosten in § 1 als "Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers oder Erbbauberechtigten dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers" (ohne Umsatzsteuer), angesetzt werden könnte.

Nicht zu den Betriebskosten gehören (§ 2 BetrKV) Verwaltungs- und Aufsichtskosten, der Wert, der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, Jahresabschluss- und Instandhaltungskosten.

Was unterscheidet die Abrechnungsarten (Inklusivmiete, Pauschale, Vorauszahlung)?

Wenn der Mietvertrag Brutto(kalt)miete (Inklusivmiete) vorsieht, sind alle Betriebskosten bereits in der Miete eingeschlossen (fester Betrag, der nicht extra abgerechnet wird). Hier gibt es dann weder Rückerstattungen noch Betriebskostennachzahlungen. Ein Sonderfall ist die Teilinklusivmiete, wo nur ein  Teil der Betriebskosten enthalten ist.

Meist findet sich im Mietvertrag eine Betriebskostenpauschale, wo neben einer Nettomiete (dem reinen Entgelt für die Wohnungsnutzung) ein zusätzlicher fester Betrag auf die Betriebskosten vorgesehen ist. Hierbei kann gemäß § 560 BGB diese Pauschale einseitig vom Vermieter erhöht werden (Bedingung: Erhöhungsmöglichkeit im Mietvertrag vereinbart, Erhöhungsverlangen in Textform an Sie mitgeteilt).

Bei der Betriebskostenvorauszahlung gibt es eine Mischanwendung: Nettokaltmiete plus monatliche Nebenkostenvorauszahlung, über die gemäß § 556 BGB jährlich abzurechnen ist. Entsprechend dieser Abrechnungsart ergeben sich Nachforderungen oder Rückzahlungen, außerdem dürfen hierfür nur die gesetzlich definierten Kostenarten zum Ansatz kommen.

Wer hat die Betriebskosten zu zahlen?

Es wird per Gesetz nicht festgeschrieben, dass der Mieter Betriebskosten zu zahlen hat, doch der § 556 Abs. 1 S. 1 BGB erlaubt es, dass der Vermieter diese auf die Mieter abwälzt. Fehlt die explizite Vereinbarung darüber im Mietvertrag, müssen diese Kosten auch nicht vom Mieter getragen werden. In der Regel findet sich aber solch ein Passus in den Verträgen.

Es müssen entweder alle zulässigen Kostenarten vollständig aufgezählt oder es muss auf eine entsprechende Gesetzesgrundlage verwiesen werden, die dies allgemein formuliert. Als anerkannte Klausel zur Regelung der Betriebskosten gilt der Verweis auf § 2 BetrKV, die allerdings nicht regelt, wer die Betriebskosten im Endeffekt zu tragen hat. Dies bleibt Sache des Mietvertrages.

Was sind die Anforderungen an eine Betriebskostenabrechnung

Betriebskostenabrechnungen müssen im Mietvertrag vereinbart, korrekt in den Posten (Kostenarten) und verständlich für den Mieter (formell und inhaltlich richtig) sein. Im BGH-Grundsatzurteil vom 23.11.1981, AZ: VIII ZR 298/80 sind Mindestanforderungen formuliert.

Wegen Prozessrisiken binden Richter die Wirksamkeit einer Erhöhung der Nebenkostenabrechnung häufig nur an die formelle und nicht an die inhaltliche Richtigkeit. Das hat zur Folge, dass Sie als Mieter eine Kündigung riskieren, wenn Sie aufgrund einer inhaltlich falschen Abrechnung die erhöhten Betriebskostenvorauszahlungen nicht leisten, denn diese gehören zur Miete. Offene Nachzahlungen hingegen werden nicht wie Mietschulden gewertet. Der Vermieter darf Ihnen also deswegen nicht fristlos kündigen.

Fazit: Während Sie bei nicht ordnungsgemäßer Abrechnung nicht nachzuzahlen brauchen, müssen Sie stets (selbst bei fehlerhafter Berechnung) erhöhte Vorauszahlungen leisten.

Welche Fristen müssen eingehalten werden?

Die Betriebskostenabrechnung muss einmal im Jahr erfolgen. Wann der Vermieter sie erstellt, ist ihm freigestellt. Spätestens 12 Monate nach Abrechnungszeitraum ist sie vorzulegen (Abrechnungszeitraum 12 Monate gemäß Vereinbarung im Mietvertrag, was nicht zwingend mit dem Kalenderjahr übereinstimmen muss; Abrechnungsfrist/Ausschlussfrist von maximal 12 Monaten).

Im angefügten Beispiel einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung sind Frist, Zeitraum, Inhalt und Form korrekt (Abrechnungszeitraum 2010, erstellt 5 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes 16.05.2011).

Nach Ausschlussfrist kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr stellen, es sei denn, er hat die Ursache für die Verzögerung nicht gesetzt. Sie behalten jedoch alle Ansprüche auf Abrechnung und Rückforderungen (Guthaben). Für den Fall, dass der Vermieter in der Jahresfrist nicht abrechnet, können Sie Ihre laufenden Vorauszahlungen einbehalten (BGH, Urt. v. 22.06.2010; AZ: VIII ZR 288/09) und die Abrechnung gerichtlich einklagen.

Bereits geleistete Vorauszahlungen können Sie allerdings nicht zurückfordern (Ausnahme: Kündigung des Mietverhältnisses). Auch wenn einzelne Kostenarten strittig sind, bleibt die Gesamtabrechnung weiterhin fällig (Teilfälligkeit OLG Düsseldorf GE 2000, S. 888).

Nachforderungen zur Betriebsabrechnung sehr viel später noch gültig?

Erhalten Sie erst sehr viel später eine Nachberechnung mit Nachforderungen (z. B. für Grundsteuer drei Jahre zurück), sollten Sie die Fristen nachprüfen. Rückwirkend für mehrere Jahre wäre eine Nachzahlungsforderung nichtig. Geben Sie Bescheid, dass Sie nur den korrekten Teil für das letzte Jahr zahlen werden.

Sind "Lockvogelangebote" (bewusst zu niedrig angesetzte Betriebskosten) zulässig?

Diese haben das Ziel, Mieter zu Mietabschlüssen mit scheinbar günstigen Wohnkosten (Gesamtmiete dann kleiner) zu bewegen. Allerdings schiebt der Gesetzgeber (BGB) dieser Unsitte nicht wirklich einen Riegel vor, sondern verweist darauf, dass der Vermieter die Nebenkostenvorauszahlungen so niedrig ansetzen kann, wie er will. Nur wenn ihm in diesem Zusammenhang eine Pflichtverletzung vorzuwerfen wäre, könnten Mieter solche Nachzahlungen verweigern bzw. Schadensersatz fordern.

Deshalb sollten Sie als angehende Mieter die Vorauszahlungen selbst anhand der Quadratmeteranzahl und dem Durchschnittspreis für Betriebskosten ermitteln (durchschnittlich zwei Euro pro m2 für kalte Betriebskosten und ein Euro pro m2 für Heiz- und Warmwasserkosten).

Für weiterführende Informationen können Sie auch folgende Portale im Internet aufsuchen:

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