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Betriebskostenabrechnung: Wie sieht die ordnungsgemäße Abrechnung aus?

Betriebskostenabrechnung: Wie sieht die ordnungsgemäße Abrechnung aus?
geschrieben von Weiora de Sirow

Weil Betriebskostenabrechnungen oft fehlerhaft sind, lohnt es sich, diese genauer zu prüfen. Als Anhaltspunkt wird Ihnen nachfolgend ein Beispiel einer ordnungsgemäßen Abrechnung angefügt mit den Bestandteilen Vorauszahlungsanpassung, vier Anlagen zur Betriebsabrechnung sowie die separate Heizkostenabrechnung.

Welche Bestandteile umfasst eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung?

Am Beginn einer Betriebskostenabrechnung finden Sie in der Regel die "Anpassung Nebenkostenvorauszahlungen" Weiterhin gehören dazu die Tabellen für die Abrechnung der 17 zulässigen Kostenarten, jeweils untergliedert nach verbrauchsabhängig (Wasser-, Heizungskosten) und verbrauchsunabhängig (von Grundsteuer bis Gartenpflege). Üblicherweise sind die größten und strittigsten Posten die Kostenarten Aufzug, Heizungskosten, Warmwasser, Müll, Grundsteuer B, Hausreinigung, Entwässerung und Gartenpflege. Auf diese Posten sollten Sie besonders achten.

Die Verteilerschlüssel müssen erkennbar sein, die die ermittelten Gesamtkosten für das gesamte Haus (Wirtschaftseinheit) nach Kostenarten auf die einzelnen Wohneinheiten (WE) aufschlüsselt. Voraussetzung ist, dass es keine wesentlichen Unterschiede im Wohnwert gibt. Weitere Angaben sind Nachberechnungen, Mietstruktur und -wechsel, Ablesungen.

Nicht aufgeführt werden müssen die Vorjahreswerte, weshalb Sie Ihre Betriebskostenabrechnungen zu Kostenvergleichen aufheben sollten. Das angefügte PDF-Beispiel umfasst die Bestandteile: Nebenkostenvorauszahlungsanpassung, Betriebsabrechnungsanlagen und Heizkostenabrechnung.

Was heißt "Anpassung Nebenkostenvorauszahlung"?

Wenn die Betriebskostenabrechnung mit einer Nachzahlung endet, und das geschieht immer öfter, zieht das im Folgejahr eine Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlung nach sich, die im Beispiel als "Anpassung Nebenkostenvorauszahlung" bezeichnet wird.

Vorauszahlungen müssen ersichtlich sein. Bei Fehlern in der Gesamtabrechnung kann auch diese fehlerhaft sein. Im dargestellten Beispiel vom 16.05.2010 ergibt sich keine Nachzahlung, sondern eine Gutschrift sowie Reduzierung des Vorauszahlungsbetrages. Grund dafür ist eine Umstellung von (höherer) Heizkostenpauschale auf verbrauchsabhängige Abrechnung mit gesunkenen realen Heizwerten (siehe PDF-Datei "Anpassung der Vorauszahlung für Betriebskosten").

Welche Möglichkeiten der Verteilung der umlegbaren Nebenkosten gibt es?

  1. Aufteilung nach Wohnfläche (m2): Hier sollten Sie prüfen, ob es plötzliche Veränderungen an der Gesamtfläche gibt, da dies auf die Einberechnung des Leerstandes hinweist (unzulässig, da Vermieter-Kosten).
  2. Zahl der Nutzer: Ermittelt wird die tatsächliche Bewohnerzahl im Abrechnungszeitraum. Eine leer stehende Wohnung rechnet der Vermieter mit einer fiktiven Person an, die nicht auf die Mieter umgelegt werden darf.
  3. Wohneinheiten: Sind unter den Wohneinheiten Gewerberäume, die höhere Betriebskosten verursachen (z. B. Wasserverbrauch Fitnessstudio, Blumengeschäft), müssen diese herausgerechnet und die Kosten separat ausgewiesen werden, damit die Nutzer der Wohneinheiten nicht mit ungerechtfertigtem Mehrverbrauch belastet werden (BGH, Urt. v. 11.09.2007, AZ: VIII ZR 1/07). Wird dies nicht beachtet, könnten Sie eine Korrektur des Verteilerschlüssels verlangen, was ansonsten nur der Vermieter veranlassen darf.
  4. Miteigentumsanteil: Dieser Schlüssel wird nur selten angewandt.
  5. Verbrauch bzw. Verursachung: Dieser Schlüssel hat gemäß § 556a BGB immer Vorrang, so bei den Heiz- und Wasserkosten, wo eine verbrauchsbezogene Abrechnung nach Wasseruhr und Messzählern durchgeführt wird. Die Entscheidung über eine künftige verbrauchsabhängige Abrechnung trifft der Vermieter. Soll verbrauchsabhängig abgerechnet werden, muss vorher die Klärung des Verteilerschlüssels erfolgt sein, und zwar im Mietsvertrag. Fehlt dies, "sind die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen" (§ 556a BGB).

Was gilt, wenn Sie nicht das gesamte Jahr Mieter waren?

Sind Sie während der Abrechungsperiode ein- oder ausgezogen, können Sie nur anteilmäßig mit Nebenkosten belastet werden. Haben Sie bislang noch keine Abrechnung erhalten, lag eventuell ein Vermieterwechsel vor. Hier sollten Sie sich mit dem Neuen über Vormieter-Zeiten abstimmen.

Was enthält die Anlage 1 der Betriebskostenabrechnung im Beispiel?

In Anlage 1 werden im ersten Teil die jeweiligen Fristen, Zeiträume, die Wohnungsadresse, die Rechnungsbereiche Betriebskosten, der Umlageschlüssel, der Gesamtbetrag, der Verteiler gesamt und anteilig, die Zeit gesamt und anteilig erfasst sowie der anteilige Betrag in Euro. Im zweiten Teil wird die "Ermittlung Ihres Anteils" vorgenommen. Dazu erfasst man Kostenart/Vorauszahlung, Umlageschlüssel, Kosten gesamt, Verteiler gesamt, den Wohneinheiten-Verteiler, Ihre Gesamttage, Ihre Miettage sowie Ihre Kosten in Euro.

Als Ergebnis erhält man eine Gutschrift. Als abrechenbare Kosten kommen zum Ansatz: Grundsteuer, Grundreinigung, Winterdienst, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Ungezieferbekämpfung, Garten- und Freiflächenpflege, Spielplätze, Hausbeleuchtung, Versicherung, Schornsteinfeger/Lüftung, sonstige Hauswartleistungen, Hausbeleuchtung/Außenlicht.

Sie ergeben die Betriebskosten, zu denen noch die Summe Wasserkosten und Summe Heizkosten hinzugefügt werden (siehe PDF-Datei "Anlage 1 zur Betriebskostenabrechnung vom 16.05.2011").

Was enthalten die Anlagen 2 bis 4 der Betriebskostenabrechnung im Beispiel?

In Anlage 2 werden der Umlage- bzw. Verteilerschlüssel und die zusammengefassten Wohn-/Nutzflächen der Genossenschaft "Mietmuster" zusammengestellt.

In Anlage 3 werden die in Anlage 1 enthaltenen Lohnanteile (im Teil "Ermittlung Ihres Anteils") noch einmal zusammengestellt wie in Anlage 1, allerdings nur auf die Lohnanteile bezogen. 

In Anlage 4 finden Sie eine umfassende Erläuterung der Kostenarten. Detailliert werden beschrieben: Geltende Rechtsvorschriften, Wohn-/Nutzflächenberechnung, verbrauchsunabhängige Kosten (darunter Umlagemaßstäbe, Rechnungsbereiche, Dienstleistungsvertrag, haushaltsnahe Dienst-/Handwerkerleistungen, Grundsteuer, Straßenreinigung, Müllabfuhr/Sperrmüll, Hausreinigung, Ungezieferbekämpfung, Garten- und Freiflächenpflege, Winterdienst, Spielplatzkosten, Hausbeleuchtung, Außenlicht, Schornsteinfeger/Lüftung, Versicherung, sonstige Hauswartleistungen), verbrauchsabhängige Kosten (darunter Wasserkosten, Heizkosten bzw. Heizung/Warmwasser). 

Was enthält die separate Heizkostenabrechnung zur Betriebskostenabrechnung im Beispiel?

In der Heizkostenabrechnung werden im ersten Teil erfasst: die Gesamtabrechnung des Gebäudes zur Heizung, Warmwasser, Kaltwasser und Betriebskosten 2010 für die Liegenschaft Musterstr. 14 – 40, 11111 Musterstadt und den Nutzungzeitraum 01.01.2010 – 31.12.2010 (Erstelldatum 05.05.2011).

Zum Ansatz kommen Energie- und Heiznebenkosten, Kosten zur gesonderten Verteilung,  Kosten Warmwasser, Kosten Kaltwasser, Kosten Kaltwasser für Warmwasser, Kosten für Betriebskosten, Kosten für Messgeräte, Sonderkosten einzelner Nutzer, die zusammen die Summe der verteilten Kosten ergeben (siehe PDF-Datei "Heizkostenabrechnung Gesamtabrechnung" vom 05.05.2011 zum Zeitraum 01.01.2010 – 31.12.2010).

Die Kosten für die Nutzereinheit werden anhand der berechneten Grund- und Verbrauchskostenanteile unter "Ihre Abrechnung für Heizung, Warmwasser, Kaltwasser und Betriebskosten" ermittelt. Dort kommen zum Ansatz: Ihr Verbrauch (Heizung, Warmwasser, Kaltwasser), Ihre Kosten (für Heizung, Warm- und Kaltwasser, für Kaltwasser für Warmwasser, für Betriebskosten). Als Endwert wird der Betrag: "Ihre Betriebskosten" ermittelt (siehe PDF-Datei  "Heizkostenabrechnung ‚Ihre Abrechnung’" vom 05.05.2011 zum Zeitraum 01.01.2010- 31.12.2010).

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