Betriebskostenabrechnung: Was sind verbrauchsunabhängige Kosten?

Weil Betriebskostenabrechnungen häufig fehlerhaft sind, lohnt es sich, diese genauer zu prüfen, um Fehler korrigieren zu können. Dazu werden die umlagefähigen Kosten und ihre Prüfmöglichkeiten betrachtet und Sie erfahren, wie Sie bei der jeweiligen Kostenart gegen überhöhte Kosten vorgehen können. An einem Beispiel wird gezeigt, wie verbrauchsunabhängige Kosten abgerechnet werden.

Was zählt zu den verbrauchsunabhängigen Kosten?

Hier geht es um die vom Verbrauch unabhängigen Kostenarten von Grundsteuer bis Hauswartleistungen, die anders als verbrauchsabhängige über "Ersatz"-Verteiler (da kein ablesbarer Verbrauch) aufzuschlüsseln sind.

Wie prüfen Sie den Posten Grundsteuer bei erheblichem Kostenanstieg nach?

Unter Grundsteuer B versteht man laufende öffentliche Lasten (§ 2 BetrKV), die zugleich Realsteuer für die Gemeinde sind.

  • Umlagefähig ist die Steuer nur, wenn dies im Mietvertrag so festgelegt wurde; sie ist abhängig von Einheitswert, Steuermesszahl und Grundsteuerhebesatz. Die Steuermesszahl wird bestimmt durch Einheitswert (§ 15 Grundsteuergesetz, GrStG).
  • Neu festgesetzte Einheitswerte ändern den Messbetrag. Den Einheitswert gibt es gemäß Grundsteuermessbescheid des Finanzamtes nach Quadratmeteranzahl der Wohn-/Nutzfläche, Bauart, Baujahr, bauliche Ausstattung, Förderungsart.
  • Rechnen Sie anhand der Belege nach: Hebesatz x Steuermessbetrag = Grundsteuer B.

Wie rechnen Sie den angestiegenen Posten Entwässerung nach?

Zur Entwässerung fallen von der Gemeinde pro Jahr festgelegte Gebühren an (§ 2 BetrKV) für Haus-/Grundstückserweiterung, Haus-Abwässer, Niederschlagswasser, z. B. für Klärschlammabfuhr, Absaugen Kläranlage, Entwässerungspumpe, Betriebs- und Wartungskosten. 

  • Nicht umlagefähig wären Bau- und Instandhaltungskosten hauseigener Entwässerungsanlagen, Fäkaliengruben-Reparaturen sowie Kanalanschlussgebühren.
  • Rechnen Sie anhand der Belege nach: Niederschlagswasserentgelt in Euro = Versiegelte Fläche in qm x Tarifgröße Wasserbetriebe Niederschlagswasser (NSW) in Euro/qm.

Was ist beim strittigen Posten "Aufzug" rechtens?

Hierzu zählen die Kosten (§ 2 BetrKV) des Betriebsstroms, der Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, Betriebsbereitschaftsprüfung (TÜV alle drei Jahre), für eine Fachkraft zur Einstellung, Reinigung der Anlage. Nicht umlagefähig sind Instandhaltungskosten der Aufzugsanlage.

  • Da Aufzugskosten sich kaum verändern (abhängig von Gebäudegröße: je größer, umso kleiner die Kosten), bemerken Sie sofort Veränderungen. Wurden diese nicht begründet, verfahren Sie wie empfohlen: Belegeinsicht, Kopien der Fachfirma (Vertrag, Jahresrechnung), ggf. Widerspruch einlegen.
  • Müssen Sie einen Aufzug bezahlen, wenn Sie ihn nicht benutzen? Etwa dann, wenn Sie im ersten Stock wohnen und stets zu Fuß gehen? Auch in diesem Fall sieht die Rechtsprechung eine Mitbezahlung vor. Die Kosten dafür können nicht einfach gestrichen werden, nur weil Sie den Fahrstuhl nicht nutzen.

Strittiger Posten Müll (Müllbeseitigung und Straßenreinigung) – wie gehen Sie damit um?

Hier geht es um Kosten/Gebühren (§ 2 BetrKV) der Straßenreinigung, der Müllbeseitigung (für Müllabfuhr, -kompressoren, -schlucker, -absauganlagen, -mengenerfassungsanlagen) sowie Abrechnung. Abhängig ist diese Kostenart – ähnlich den Aufzugskosten – von der Gebäudegröße.

  • Erscheinen Ihnen die Kosten ohne Begründung zu hoch, verfahren Sie wie empfohlen: Belegeinsicht zwecks Grundstücksgröße in m² (gemäß Grundbuch) und Straßenreinigungsklasse.
  • Rechnen Sie nach: Straßenreinigungskosten (Euro) = Grundstücksgröße (qm) x Tarifgröße lt. Straßenreinigungsklasse (Euro/qm). Liegen nur Gesamtwerte (Müllentsorgung, Winterdienst, der zur Straßenreinigung gehört) vor, können Sie Belegeinsicht und Einzelpostenausweis fordern und ggf. Widerspruch einlegen.
  • Winterdienstkosten variieren nach Wetter, Grundstück, Rechnungen (Dienstleister). Von der Gemeinde werden die Gebühren/Kosten zur Säuberung der Fußwege erhoben. Übernimmt der Hauswart die Schnee-/Eisbeseitigung, entfällt der Posten.
  • Müssen Sie in jedem Falle Winterdienst übernehmen? Nein, nur dann, wenn eine mietvertragliche Vereinbarung besteht. Eine Hausordnung, die später ohne vertragliche Regelung auf diesen Dienst verweist, ist nichtig.  Wenn Sie Mängel bei der Schnee- und Eisbeseitigung beobachten, sollten Sie eine schriftliche Mängelanzeige samt Frist zur Beseitigung des Mangels einreichen.

Können Kosten zur Sperrmüllabfuhr anfallen, wenn diese nur einmal im Jahr erfolgt?

Ja, wenn sie regelmäßig anfallen (auch einmal pro Jahr gilt als regelmäßig). Der Vermieter muss Sperrmüll-Aktionen nachweisen (Ort, Entsorgungsdatum, Art, Menge in m³, Kosten, Begründung, warum keine Bezahlung durch Verursacher gefordert wurde). Wenn Sie sich nicht nach der Aufforderung richten, Sperrmüll-Ablagerungen zu unterlassen, tragen Sie – falls man Sie ermittelt – selbst die Sperrmüllkosten.

Gebäudereinigung/Ungezieferbekämpfung – wie reagieren Sie bei festgestellten Mängeln? 

Fordern Sie Nacharbeit oder häufigere Reinigungen durch den Dienstleister über Ihren Vermieter ein. Bei überhöhten Kosten gehen Sie wie üblich vor: Belegeinsicht, Kopien anfordern (Leistungsverzeichnis und Abrechnung des Dienstleisters). Fragen Sie Letzteren, wer die Hausreinigung kontrolliert.

  • Umlagefähig sind nur reguläre Kosten (regelmäßige Reinigung) für die Säuberung der gemeinsam genutzten Gebäudeteile (§ 2 BetrKV), keine außerordentlichen (für Bau- /Modernisierungsarbeiten).
  • Bei einer bezahlten Reinigungskraft kommen umgelegte Arbeitskosten hinzu. Größere Gebäude weisen niedrigere Kosten für die Hausreinigung auf.
  • Kosten für einmalige Bekämpfungsaktionen sind nicht umlagefähig, nur solche für laufende Ungezieferbekämpfung.

Müssen Kehrgebühren und Gebühren für Emissionsmessungen stets bezahlt werden?

Werden Schornsteine (von Einzelöfen und Etagenheizungen, nicht bei Zentralheizung, die in der Heizkostenabrechnung extra abgerechnet wird, § 2 Nr. 4a BetrKV) nicht mehr genutzt, obgleich sie noch offen sind, müssen Sie dafür zahlen. Erst wenn alle Schornsteinzüge stillgelegt sind, können Ihnen keine Schornsteinfegerkosten mehr umgelegt werden. Bis dahin werden diese Züge überprüft, gekehrt und es entstehen Kosten nach aktueller Gebührenordnung (§ 2 BetrKV).  

Können Gartenpflegekosten anfallen, wenn Sie nur Zierrasen haben?

Gartenpflegekosten fallen an für Gartenflächen, Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, Pflege von Spielplätzen, Plätzen, Zugängen, Zufahrten, und zwar für spezielle Nutzer (umgelegt dann nur auf diese), und zum anderen für Gemeinschaftsflächen. Bei Zierrasen-Flächen, die Sie nicht einmal betreten dürfen, ist es allerdings strittig, doch der BGH befand (Urt. v. 26.05.2004, AZ: VIII ZR 135/03), dass auch Zierrasen wegen des wohnumfeldverbessernden Wertes umlagefähig seien. Nicht umlagefähig sind Neuanschaffungskosten (Neuanlage Garten, neue Gartenpflegegeräte, Erneuerung Gehwegbelag).

  • Bei überhöhten Kosten gehen Sie wie üblich vor: Belegeinsicht, Kopien anfordern (Vertragsunterlagen des Dienstleisters). Preiseinschätzungen sind nur über Vergleiche mit gleichartigen Gartenpflegeflächen möglich.
  • Die Kosten variieren nach Größe/Ausgestaltung der Grünflächen,  Gebäudegröße, Rechnungen der Dienstleister. Die Hauswart-Gartenpflege wird extra im Posten Hausmeister abgerechnet.

Wie können Sie Kosten für Beleuchtung auf Korrektheit nachprüfen?

Hierzu zählen Stromkosten für Außenbeleuchtung und gemeinsam genutzte Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen (§ 2 BetrKV). Welche Elektroenergie-Anbieter und Beleuchtungsart infrage kommt, entscheidet der Vermieter nach Wirtschaftlichkeitsgründen (Energiesparlampen, Dämmerungsschalter, Bewegungsmelder für Eingang/Hof, Zeitintervalle für Treppenhausbeleuchtung). Instandhaltungskosten (Glühbirnen, Leuchtstoffröhren) sind nicht umlegbar.

  • Bei überhöhten Kosten gehen Sie wie üblich vor: Belegeinsicht, Kopien anfordern (Jahresrechnung des Elektroenergielieferers). Rechnen Sie nach: Hausstromkosten in Euro/Jahr = Verbrauch in kWh x Tarif des Elektroenergielieferers in Euro/kWh + Grundgebühr in Euro/Jahr. Die Tarife stehen im Netz.

Wie gehen Sie gegen unbegründet überhöhte Versicherungskosten vor?

Der Posten umfasst die Kosten zur Gebäudeversicherung (gegen Feuer-, Sturm-, Wasser-, sonstige Elementarschäden), Glasversicherung, Haftpflichtversicherung für Gebäude, Öltank, Aufzug, Schwamm- und Hausbockversicherung (§ 2 BetrKV).

  • Einfluss haben Gebäudegröße (günstigere Konditionen), Baualter, Modernisierungsgrad, Versicherungsausstattung und Gewerbeeinheiten (größere Versicherungsprämien). Die Unterschiede zwischen den Belastungen (Wohnungen/Gewerbeeinheiten) müssen berücksichtigt werden. Glasbruch-Versicherung im Erdgeschossgeschäft ist abrechenbar, in normalen Wohnungen nicht.
  • Bei überhöhten Kosten gehen Sie wie üblich vor: Belegeinsicht, Kopien anfordern (Versicherungspolicen, Vermieter-Begründung bei fehlender Differenzierung zwischen Gewerbe- und Wohnmieterbelastungen, Begründungen zum Kostenanstieg, wie Schadensfälle, Modernisierungsauswirkungen etc.).

Hauswartkosten: Gehören auch Glühbirnentausch und Ablesungen dazu?

Nein (Instandhaltungskosten!), Hauswartkosten umfassen die Vergütung, Sozialbeiträge, geldwerten Leistungen, die dem Hauswart für seine Arbeit gewährt werden. Anrechenbar ist der Aufwand, der für übliche Arbeiten im Wohnhaus anfällt (Haus-, Treppen-, Straßenreinigung, Gartenpflege, Heizungs-, Fahrstuhlbedienung sowie -überwachung). Kostenvergleiche sind kaum möglich.

  • Bei überhöhten Kosten gehen Sie wie üblich vor: Belegeinsicht, Kopien anfordern (festgelegte Hausmeisterleistungen, Betreuungsbereich, Gesamtkosten, Verwaltungsleistungen).

Welche Kostenarten gibt es noch, wie sieht eine ordnungsgemäße Abrechnung der verbrauchsunabhängigen Kosten aus?

Weitere Positionen sind: Kosten für Antennenanlage, Gemeinschaftswaschanlage (selten), Winterdienst (bei Straßenreinigung abgerechnet), sonstige Betriebskosten (im Mietvertrag konkretisiert). Das angefügte PDF-Beispiel (16.05.2011) zeigt eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung, die auch den Teil der verbrauchsunabhängigen Kosten umfasst (siehe PDF-Dateien: Anlage 1, Anlage 2, Anlage 3, Anlage 4).

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Veröffentlicht am 7. Dezember 2011
Autor
Weiora de Sirow