- Sie treten mit dem Kunden in ernsthafte Verhandlungen über die Zahlung und sorgen dafür, dass Sie das auch beweisen können, z. B. durch einen Briefwechsel. Achtung: Eine einzelne Mahnung genügt nicht!
- Sie vereinbaren schriftlich eine Ratenzahlung. Wichtig ist die Schriftform, damit Sie im Zweifelsfall einen Beweis haben.
- Sie beantragen einen gerichtlichen Mahnbescheid. Es dauert allerdings einige Wochen, bis Sie auf diesem Weg einen vollstreckbaren Titel bekommen, deshalb sollten Sie den Antrag umgehend stellen. Erst wenn der Mahnbescheid ergangen ist, wird auch die Verjährung der offenen Forderung gehemmt. Ein Online-Antragsformular für einen Mahnbescheid finden Sie unter http://www.mahngerichte.de/.
Achtung: Unabhängig von der Verjährung gilt: Wenn offene Forderungen uneinbringlich sind, hat dies Auswirkungen auf Ihre Bilanz. Sie sind in diesem Fall dazu verpflichtet eine Berichtigung der Umsatzsteuer vorzunehmen. Denn die Bemessungsgrundlage für Ihren steuerpflichtigen Umsatz ändert sich, wenn Kunden ihren Zahlungspflichten nicht nachkommen.
Die Berichtigung selbst ist ein einfacher Vorgang. Sie erfolgt im Rahmen Ihrer monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung. Trotzdem steckt die Tücke im Detail. Denn mit dem Finanzamt gibt es – meist aus Anlass von Betriebsprüfungen oder Umsatzsteuer-Nachschauen – immer wieder Streit darüber, ob im konkreten Einzelfall überhaupt die Voraussetzungen für die Uneinbringlichkeit der betreffenden Forderung vorliegen.
Laut Bundesfinanzhof ist eine Forderung uneinbringlich, wenn:
- Ihr Kunde nicht zahlt.
- objektiv nicht damit zu rechnen ist, dass Ihr Kunde in absehbarer Zeit noch zahlt.
- Sie Ihre Forderung aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen nicht durchsetzen (BFH, Urteil vom 20.07.2006, Az. V R 13/04, veröffentlicht am 13.09.2006) können.