So gestalten Sie die Regelungen für Ihren Geschäftswagen finanzamtsicher

Das Finanzamt erkennt auch bei einem Geschäftswagen nur solche Regelungen an, die im Vorhinein wirksam vereinbart wurden und nachgewiesen werden können. Denn wenn ein Geschäftswagen für die berufliche und private Nutzung überlassen wird, zählt das für das Finanzamt mit zum Gehalt.

Vereinbaren Sie Ihren Geschäftswagen betreffend alles schriftlich
Die Streitigkeiten mit dem Finanzamt über die steuerliche Anerkennung der vereinbarten Bezüge bei einem Geschäftswagen sind ein Dauerthema, und das Damoklesschwert "verdeckte Gewinnausschüttung" schwebt ohnehin über allem. Dagegen helfen nur eindeutige schriftliche Regelungen.

Arbeits- und Überlassungsvertrag
Bei der Frage der vertraglichen Regelung, wenn Ihnen ein Geschäftswagen überlassen wird, sind in der Praxis 2 Varianten üblich:
1. Es wird nur eine kurze schriftliche Vereinbarung im Arbeitsvertrag getroffen.
2. Es wird ein eigenständiger Überlassungsvertrag mit detaillierten  Regelungen getroffen.

Versuchen Sie diese Vereinbarung so allgemein wie möglich zu halten. Nur so verhindern Sie, das Sie bei der Nutzung Ihres Geschäftswagens zu sehr eingeschränkt werden.

Benzinkosten für die Privatkosten erstattet die GmbH
Die Überlassung eines Geschäftswagens umfasst immer auch die Erstattung der angefallenen Benzinkosten durch die GmbH. Das gilt unabhängig davon, ob diese dienstlich oder privat angefallen sind.

Streit darüber vermeiden
Weil das aber kaum bekannt ist und innerhalb einer Firma immer wieder Streit auslöst, sollte der Dienstvertrag für klare Verhältnisse sorgen.
Musterformulierung zur Kostenübernahme:

Der Geschäftswagen kann vom Geschäftsführer auch für Privatfahrten und Urlaubsfahrten genutzt werden. Alle mit der Nutzung des Geschäftswagens anfallenden Kosten wie KfZ-Versicherung, KfZ-Steuern, Tankfüllungen, Wartungen, Reparaturen etc. trägt die GmbH als Arbeitgeberin.

Nutzen Sie Ihren Geschäftswagen privat, wirkt sich das so aus: Der private Nutzungsanteil ist steuerpflichtig. Um diesen in Ihrer privaten Steuererklärung zu berücksichtigen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Sie nutzen die pauschale 1-%-Regelung.
2. Sie rechnen den Privatanteil mithilfe eines Fahrtenbuches anhand  Ihrer tatsächlichen Kosten ab.

Private Nutzung mit der 1-%Regelung kalkulieren: Für die Privatfahrten in Ihrem Geschäftswagen wird ein Betrag von monatlich 1 % des:
– Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung, – zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen, – einschließlich der Umsatzsteuer
angesetzt.

Beispiel:

 Listenpreis68.000 €
+Sonderausstattung9.500 €
=Netto-Preis77.500 €
+16% MwSt.12.400 €
=Bemessungsgrundlage für 1-%-Regelung89.900 €

Der Privatanteil beträgt pauschal also 899 Euro.
Achtung: Den Neupreis müssen Sie auch ansetzen, wenn Sie Ihren Geschäftswagen nicht als Neuwagen erhalten haben.

Tatsächliche Kosten günstiger

Die Berechnung der tatsächlichen Kosten mit einem Fahrtenbuch ist zwar aufwendiger, zahlt sich aber in der Regel aus. Als Faustregel gilt: Je höher die tatsächlichen Kosten und je höher die tatsächliche private Nutzung, desto eher lohnt sich der pauschale Ansatz.

Veröffentlicht am 9. November 2004