Zu den Aufgaben jeder Pressestelle gehört es, eigene Veröffentlichungen zu sammeln. Sicherlich wäre es wünschenswert, jede Presseveröffentlichung im Original zu besitzen. Um ein so genanntes Belegexemplar können Sie nur bitten. Ein Anspruch darauf besteht nicht.
Nicht immer gibt es tagesaktuelle Neuigkeiten aus einer Organisation. Zusätzlich zu Ihren Pressemitteilungen können Sie deshalb auch Pressereportagen schreiben. Dieses PR-Instrument gibt Ihnen die Möglichkeit einmal ausführlich und außerhalb der engen Vorgaben für PR-Nachrichten zu schreiben. Erzählen Sie eine spannende Story!
Öffentlichkeitsarbeit kostet Geld. Die Budgetbestimmung für Kommunikationsaufgaben im Unternehmen ist ungleich schwieriger als etwa die Produktionsplanung. Denn hier geht es nicht um Herstellungskosten für die sie Material, Maschineneinsatz und Personalkosten einfach addieren. Die Budgetierung für Werbung, PR und Öffentlichkeitsarbeit ist entscheidungsrelevant.
Die Mitarbeiterzeitschrift ist nach wie vor eins der wichtigsten Instrumente interner Kommunikation. Nach dem schwarzen Brett und Belegschaftsversammlungen wird sie von den meisten Unternehmen eingesetzt. Allerdings gelten sie oft nur als Sprachrohr der Unternehmensleitung.
Das Briefing einer Agentur entscheidet bereits über den Erfolg eines PR-Konzeptes oder einer Werbekampagne. Auch in der Öffentlichkeitsarbeit sind externe Dienstleistungen längst üblich und notwendig geworden. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit beginnt bereits mit der schriftlichen Aufgabenstellung, dem Agenturbriefing. Mit dieser Checkliste übermitteln Sie die wichtigsten Informationen.
Ein besonders wirksames PR-Instrument ist der „offene Brief“. Eingesetzt wird er vor allem in der Krisenkommunikation. Er ist eine öffentliche Meinungsäußerung. In den Medien kann der offene Brief in zitierter Form aber auch als bezahlte Anzeige erscheinen.
Eine oft lästige, weil aufwändige Aufgabe für Öffentlichkeitsarbeiter ist, die Medien zu beobachten. Sie können Ihre Presseclippings entweder selbst vornehmen oder Unterstützung von einer PR-Agentur bekommen. In jedem Fall sollten Sie über reine Branchendienste hinaus denken. Markieren Sie außerdem besonders wichtige Nachrichten!
Jede Pressemitteilung ist eine Nachricht und folgt deshalb den stilistischen Regeln im Journalismus. Dazu gehört die Beantwortung der sogenannten W-Fragen. Das sind die 7 Fragen, die Sie in jedem Pressetext beantworten sollten.
Ziel Ihrer Pressearbeit sind vielfältige Kontakte zu Journalisten. Aber nicht immer gibt es ausreichend Stoff oder den passenden Anlass für eine Pressekonferenz. Für kontinuierliche Medienkontakte gibt es eine Reihe von Alternativen, die Sie für Ihre Organisation in Erwägung ziehen können.
Zu Ihrer Pressemitteilung wollen Sie Produktbilder oder andere Pressefotos beifügen. Sie stehen vor der Frage, in welcher Größe und Auflösung Fotos digital gesendet werden. Auch das richtige Dateiformat verbessert Ihre Abdruckchancen. Ein gutes Motiv vorausgesetzt, kommen Sie den Bedürfnissen der Redaktion mit diesen Tipps am meisten entgegen.
Beim Versand Ihrer Pressemitteilung werden Sie Email bevorzugen. Das Internet ist schneller und kostengünstiger als herkömmliche Wege wie Brief oder Telefax. Allerdings stehen Sie dann vor der Frage, ob Sie Ihren Text direkt in die Mail oder in einen Anhang schreiben.
Eine Pressemitteilung folgt den journalistischen Regeln einer Nachricht. Die gebräuchliche Zeitform dafür ist das Perfekt. Sie können Ihre Texte aber auch im Präsens schreiben. Die Gegenwartsform wirkt aktueller und ist häufig prägnanter. Die Vergangenheitsform signalisiert dem Leser dagegen: „Das war vorgestern.“ Das Präteritum sollten Sie deshalb vermeiden.
In jede Pressemitteilung gehören Hintergrundinformationen über Ihr Unternehmen. Dieser Textblock steht immer am Ende. Nehmen Sie sich die Zeit und verfassen einen Standardabsatz, den Sie in jeden Pressetext einfügen können. Der „Backgrounder“ ist wichtig für Journalisten, die zum ersten mal mit Ihrer Organisation in Berührung kommen. Sie wollen wissen, wie sie die vorliegende Pressemeldung einordnen sollen.
Abkürzungen erleichtern oder erschweren die Verständlichkeit eines Textes. So entscheiden Sie sich in Ihrer Pressemitteilung immer richtig zwischen Abkürzen und Ausschreiben von Begriffen.
Der Beginn einer Pressekonferenz ist mit entscheidend über deren Erfolg. Eine gute Anfangszeit in der Medienpraxis ist der Vormittag gegen elf Uhr. Geben Sie den Journalisten die ersten Stunden des Tages für Redaktionsversammlungen und die Planung der Tagesinhalte. Danach brechen sie gern auf zu neuen Storys.
Der Einladung zur Pressekonferenz wird oft ein Antwortfax beigefügt. Diese Mühe können Sie sich in aller Regel sparen, weil es meist unbeachtet bleiben wird. Die Redaktionspraxis zeigt: Es ist als ob Sie eine Flaschenpost ins Meer werfen. Dass Journalisten sich kaum die Zeit nehmen, ihr Erscheinen auf der Pressekonferenz vorher anzukündigen, hat gute Gründe.