Zeitmanagement: Denn Zeit ist Geld
Mirko Schneider eröffnete vor einem Jahr ein Szenecafe plus Waschsalon. Bis auf zwei Aushilfskräfte führt er sein Unternehmen allein. Die Geschäfte laufen gut an, doch um sein Privatleben steht es nicht zum Besten. Freunde sieht der Jungunternehmer sozusagen gar nicht mehr, sein ehemaliges Hobby – Tennis spielen – hat er aufgegeben. „Ich fühlte mich wie in einem Hamsterrad: keine Zeit zum Planen, keine Zeit zum Nachdenken."
Das konnte wohl kaum der Traum von der neuen Freiheit als eigener Chef sein, dachte sich der ehemalige Bankangestellte. Der 35-Jährige buchte ein Zeitmanagement-Seminar und begann, seine Situation zu analysieren. Heute hat er mehr Erfolg als zuvor, ist aber zufriedener, weil er auch noch ein Privatleben hat und seine Arbeitstage nicht mehr wie einen Überfall erlebt.
Veränderte Anforderungen an Selbstständige
Rund 70 Prozent aller Gründer starten laut Gründungsmonitor 2008 der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) als Einzelunternehmer. Gehören Sie auch dazu, verändert sich Ihr Berufsalltag schlagartig. Mit dem Schreiben des Business-Plans, dem Bankgespräch, der Standortwahl und der Marktrecherche ist es nicht getan. Haben Sie erst einmal Ihr Unternehmen gegründet, warten Aufgaben auf Sie, die Sie in Ihrer Angestelltenzeit niemals erledigen mussten.
Genügte etwa bis dato ein Anruf bei der EDV-Abteilung, wenn der PC streikte, so müssen Sie sich nun selbst um alles kümmern. Vom PC- und Druckerkauf über Software-Installation bis hin zum Besorgen von Schreibpapier, Toner, Briefumschlägen, Ordnern und sonstigem Büromaterial. Sie sind Sekretärin, Buchhalter, Werbe- und PR-Fachmann in einer Person. Selbst die eingehenden Briefe müssen Sie aus dem Postfach holen und öffnen.
Zeitmanagement bringt Struktur in Ihr Leben
Obwohl der Sprung in die Selbstständigkeit ein Kraftakt ist – rund um die Uhr zu arbeiten, kann nicht das Ziel sein. Strukturieren Sie deshalb Ihre Arbeitszeit sinnvoll.
Spüren Sie die Zeitdiebe auf
Viele Existenzgründer und Eine-Person-Unternehmer sehen nicht über den eigenen Tellerrand hinaus. Von Zeitplanung kann keine Rede sein; die meisten glauben sogar, dass sie sich so etwas gar nicht leisten können. Motto: Selbst- und Zeitmanagement sowie Eigenmotivation sind allenfalls Hilfen für Manager in Konzernen, aber nichts für kleine Selbstständige und Freiberufler.
Die frisch gebackenen Unternehmer haben keinerlei Freiräume, geschweige denn Muße. Sie sind ununterbrochen für ihre Kunden da. Zettelwirtschaft, Stress und Hektik, schlechte Termin-Koordination und das ständige Klingeln des Telefons oder Handys machen das Chaos dann perfekt.
Keine Zeit zu haben, ist zwar heute in. Viele sehen es als Synonym für Popularität und ein interessantes, ausgefülltes Leben. Doch wer seinen Verpflichtungen hinterher hechtet und Angst hat, seinen Aufgaben nicht gerecht zu werden, muss etwas ändern. Gehören Sie zu den Gehetzten, dann fragen Sie sich, wie Sie Ihre Arbeit in kürzerer Zeit schaffen können und wie Sie höchste Produktivität erzielen, ohne Ihre langfristigen Ziele aus den Augen zu verlieren.
Klassifizieren Sie Ihre Tätigkeiten
Der Sinn des Zeitmanagements ist, Zeit nicht nutzlos zu vergeuden. Richtiges Zeitmanagement führt automatisch zum Selbstmanagement. Mit anderen Worten: Sie lernen, sich selbst zu führen und zu organisieren. Eine Aufgabe letztlich, die bislang Ihr Chef Ihnen abgenommen hatte. Das Wichtigste dabei: Lernen Sie, Prioritäten zu setzen. Entwickeln Sie ein Gespür fürs Wesentliche. Entscheiden Sie jeden Tag neu, welche Dinge in welcher Reihenfolge erledigt werden müssen.
Zeitmanagement: Setzten Sie Prioritäten
Prioritätensetzung heißt nichts anderes als festzulegen, welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig und nachrangig erledigt werden sollen. Durch die Aufstellung ihrer Rangfolge stellen Sie sicher, dass Sie
- zunächst nur an den wichtigen und notwendigen Aufgaben arbeiten,
- die Aufgaben exakt nach ihrer Dringlichkeit abarbeiten,
- sich immer nur auf eine Aufgabe konzentrieren,
- die Aufgaben in festgelegter Zeit effizient erledigen,
- die gesetzten Ziele besser erreichen,
- alle Aufgaben delegieren, die Ihnen Mitarbeiter, Aushilfskräfte oder Dienstleister abnehmen können, und am Ende Ihres Arbeitstags die wichtigsten Sachen erledigt haben.
Checkliste: Beachten Sie die 7 wichtigsten Gesetze des professionellen Zeitmanagements
- Nur wenn Sie Ihre persönlichen Zeitfallen genau kennen, können Sie Ihr Zeitmanagement verbessern.
- Arbeiten Sie ab sofort mit der so genannten Eisenhower-Matrix. Wer seine Aufgaben in A-, B-, C- und D-Prioritäten einteilt, verzettelt sich nicht.
- Investieren Sie Zeit und Ruhe, um Ihre geschäftlichen und privaten Ziele festzulegen.
- Arbeiten Sie konsequent mit Tages-, Monats- und Jahresplänen. Prüfen Sie dabei in regelmäßigen Abständen, ob Sie noch auf Erfolgskurs sind.
- Verabschieden Sie sich frühzeitig von dem Gedanken, alles selbst machen zu wollen. Lernen Sie zu delegieren.
- Schaffen Sie Ordnung und behalten Sie Übersicht. Verschwenden Sie aber kein Geld und keine Zeit durch untaugliche und komplizierte elektronische Zeitplaner.
- Vermeiden Sie Perfektionismus. Lernen Sie, Überflüssiges wegzuwerfen.