Routinearbeiten erledigen wir, ohne groß darüber nachzudenken. Post sortieren, Daten sichern, Büromaterial bestellen. Viele Aufgaben werden einfach zwischendurch erledigt. Planen Sie die Routine-Aufgaben, um Ihren Zeitplan effektiver zu machen.
Routine-Falle: Wiederkehrende Arbeiten finden
Viele kleine Aufgaben erledigt man nebenher, ohne großen Aufwand. Weil man aber nicht viel darüber nachdenkt, wie man diese Aufgaben angeht, braucht man in der Summe zu lange für diese zahlreichen kleinen Aufgaben. Entkommen Sie der Routine-Falle, indem Sie Ihre Arbeit genau betrachten.
Statt Ihre Arbeit häufig zu unterbrechen, um Aufgaben, die Ihnen gerade einfallen zu erledigen, sollten Sie auch die täglichen Routineaufgaben in Ihrem Zeitplan berücksichtigen. Legen Sie dazu zunächst eine Übersicht an.
Machen Sie sich Notizen
Erstellen Sie eine Datei oder eine Notiz, in der Sie festhalten, was Sie den Tag über tun und wie lange Sie dafür brauchen. Achten Sie darauf, auch die immer wiederkehrenden Routine-Aufgaben zu notieren, die Sie diese ganz nebenbei erledigen. Bei regelmäßig anfallenden Arbeiten notieren Sie deren Häufigkeit.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihnen alle Aufgaben einfallen, sammeln Sie die Daten mehrere Wochen lang. So erhalten Sie eine detaillierte Tabelle, die Tätigkeit, Dauer und Regelmäßigkeit enthält.
Zeitplan für Routine-Aufgaben anlegen
Analysieren Sie die Liste Ihrer Tätigkeiten. Routine-Aufgaben erkennen Sie an der häufigen Wiederholung. Für diese Aufgaben sollten Sie nun einen Zeitplan anlegen. Suchen Sie nach Aufgaben, die Sie zu Blöcken zusammenfassen können.
Statt sich ständig zu notieren, welche Materialien Sie noch bestellen müssen, führen Sie monatlich eine Inventur von Büromaterial durch und bestellen dann die benötigte Ware. Wenn Sie diese Aufgabe fest in Ihren Zeitplan schreiben, werden Sie es auch nicht vergessen.
Auch unwichtig erscheinende Aufgaben wie Briefe versenden können Sie bündeln. Legen Sie sich einen Ordner mit allen Dokumenten an, die per Post verschickt werden sollen. Am Ende des Arbeitstages drucken, falten und frankieren Sie dann alle Briefe auf einmal, statt jeden einzeln. So müssen Sie die Arbeit seltener unterbrechen.
Prüfen Sie, ob Ihre Arbeitsabläufe effektiv sind. Falls Sie noch nicht genau wissen, welche Aufgaben zusammen erledigt werden können, fragen Sie in Ihrem Bekanntenkreis Selbstständige mit mehr Erfahrung nach Ihrer Zeitplanung.