Grundsätzlich gilt für das Ausstellen einer Spendenbescheinigung, dass der Verein als gemeinnützig anerkannt ist und vom Finanzamt ein Freistellungsbescheid vorliegt. Hier gilt im Allgemeinen der Freistellungsbescheid für gemeinnützige Körperschaften.
Unterschiedliche Spendenbescheinigungen für Geld- und für Sachspenden
Bei Zuwendungsbestätigungen bei einer Geld- oder Sachspende für einen Verein oder beim Nachweis für die entrichteten Mitgliedsbeiträge verlangt das Finanzamt bestimmte Kriterien, die genau vorgegeben sind. In den regionalen Finanzämtern und in den Internetportalen der Finanzministerien der deutschen Bundesländer gibt es entsprechende Mustervorlagen, bei denen die Daten des Vereins nur noch ergänzt werden müssen.
Hier sind auch die wichtigsten Eckdaten für das korrekte Ausstellen einer Spendenbescheinigung nachzulesen. Es gibt unterschiedliche Zuwendungsbestätigungen für Geld- und für Sachspenden.
Die Zuwendungsbestätigung muss korrekt ausgefüllt werden
Stellt der Schatzmeister oder der Vereinsvorsitzende eine Zuwendungsbestätigung aus, sind darauf das Datum und das Aktenzeichen des vom Finanzamt ausgestellten Freistellungsbescheides anzugeben. Der Umfang einer Zuwendungsbestätigung darf den Inhalt einer DIN A4-Seite nicht überschreiten.
Er muss formal verfasst sein und darf keinen lyrischen Text mit nichtssagenden Floskeln oder eine Danksagungsformel enthalten. Die Rückseite der Spendenbescheinigung darf individuell gestaltet werden. Das hat den Vorteil, dass der Verein noch einmal explizit auf seinen Vereinszweck und den positiven Effekt einer Spende hinweisen kann.
Zuwendungsbestätigung für Sachzuwendungen
Wird dem Verein eine Sachzuwendung vermittelt, ist in der Zuwendungsbestätigung der Wert der Spende anzugeben. Es muss auch genau angegeben werden, wie der Wert ermittelt wurde. Bei neuen Sachspenden bestimmt der Kaufpreis den Wert. Hier ist es zu empfehlen, sich vom Spender eine Kopie der Rechnung geben zu lassen.
Handelt es sich um eine neuwertige, aber gebrauchte Sachspende, gibt es Orientierungsmöglichkeiten bei amtlichen Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen), die vom Bundesfinanzministerium herausgegeben werden. Maßgeblich für die Bewertung sind das Alter, der historische Kaufpreis und die Abnutzung. Weiterhin ist auf der Zuwendungsbestätigung zu vermerken, ob die Sachspende aus dem Privat- oder dem Betriebsvermögen eines Spenders stammt.
Wer darf die Spendenbescheinigung unterschreiben?
Spendenbescheinigungen dürfen die Personen unterschreiben, die den Verein auch nach außen repräsentieren, nämlich der Vorstand. In der Regel sind nach dem Vereinsrecht der erste Vorsitzende, sein Stellvertreter und der Kassenwart unterschriftsberechtigt. Nach einem im Vorstand gefassten Beschluss, der im Protokoll festgehalten werden muss, darf diese Aufgabe auch delegiert werden.
Vereinsvorsitzender haftet
Es ist enorm wichtig, dass eine Zuwendungsbestätigung nach den amtlichen Vorgaben ausgefüllt wird und keine Spendenquittungen aus Gefälligkeit ausgestellt werden. Bei falschen Angaben haftet der Vereinsvorsitzende persönlich und setzt auch noch die Gemeinnützigkeit des Vereins aufs Spiel, wenn auf der Zuwendungsbestätigung falsche Wertangaben gemacht wurden.