Sie vereinbaren Termine oder machen Notizen in Ihrem Outlook. Sehr praktisch, denn so haben Sie immer alles übersichtlich beisammen und Outlook erinnert auch gleich an anstehende Termine. Sie können im Grunde nichts vergessen, außer Ihr Outlook ist nicht in Reichweite.
Nun sind Sie möglicherweise auch Besitzer eines Smartphones, was liegt dann also näher, als Ihre wichtigen Daten mit Ihrem Smartphone zu synchronisieren, um diese dann immer am Mann bzw. an der Frau zu haben? Moderne Geräte können diese Daten problemlos verarbeiten, das Problem ist aber immer noch in vielen Fällen die Übertragung.
Zwar wird in der Regel zu jedem Smartphone auch eine dafür passende Software mitgeliefert oder zumindest zum Download angeboten, diese erweist sich jedoch in den meisten Fällen als glatter Reinfall. Es überrascht, mit welch minderwertigen und problembehafteten Lösungen die Smartphone-Hersteller ihre Kunden da abspeisen wollen. Es wird also dringend Zeit, sich mit den richtigen Werkzeugen zur Synchronisation zu beschäftigen.
Zwei grundlegende Technologien
Nicht unwesentlich ist die Art und Weise, wie Sie Ihr Smartphone mit PC synchronisieren wollen. Dabei geht es gar nicht um die Daten selbst – es ist also egal, ob es Termine oder Mails sind, oder ob es sich um Bilder oder Videos handelt – sondern um den Weg vom PC zum Smartphone und zurück. Ganz klassisch funktioniert die Synchronisation lokal, entweder per USB-Kabel oder per WLAN im heimischen Netzwerk oder auch im Büro. Mit dieser Übertragung erzielen Sie zügige Ergebnisse und können recht unkompliziert arbeiten. Vor allem, wenn Sie große Datenmengen übertragen wollen, dann ist das in der Regel schnell erledigt.
So praktisch die örtliche Verkabelung oder die Übertragung per WLAN auch ist, sie hat auch einen deutlichen Nachteil. Sie sind eben an Ihr Kabel bzw. das örtliche WLAN gebunden. Entfernen Sie sich zu weit, dann klappt keine Synchronisation mehr, Sie sind im Zweifelsfall genauso weit, wie zuvor. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten im Team und Ihr Kalender wird von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet.
Tragen andere Personen einen Termin für Sie ein, dann merken Sie erstmal gar nichts davon. Erst bei der nächsten Synchronisation vor Ort merken Sie die Neuerung, möglicherweise ist dann der Termin schon doppelt belegt.
Sie sollten sich also auch für eine zeitgemäßere Technologie interessieren, die den viel besagten Zustand "Always on" nutzt. Die ständige Verbundenheit mit dem Internet ist die ideale Basis, um auf diesem Weg wirklich aktuell und ständig zu synchronisieren. Machen Sie ein Foto, wird es gleich mit Ihrem heimischen Rechner synchronisiert und ist dort verfügbar.
Macht ein Arbeitskollege einen Termin für Sie aus, erscheint dieser umgehend auch auf Ihrem Smartphone. Praktischer kann es kaum gehen und die Bedienung dieser Variante ist ausgesprochen einfach und muss nicht einmal Geld kosten.
Per Onlinedienst synchronisieren
Wenn Sie ein Smartphone haben, dann ist die Synchronisation via Internet ideal. Denn Smartphones bringen die wichtigste Eigenschaft – die Anbindung an das Internet – von ganz allein mit. Neben seinen Geräten (Smartphone und stationärer PC) braucht man nun lediglich einen Dienst, der die Daten entgegennimmt, die man synchronisieren möchte und diese dann an das jeweils andere Gerät liefert.
Solche Dienste gibt es einige, an dieser Stelle soll stellvertretend "Google Mail" genannt sein, einer der am häufigsten genutzten Dienste dieser Art. Hier lassen sich besonders einfach Einträge im Kalender oder auch Kontaktdaten abgleichen.
Google Mail ist zudem für alle Smartphone-Nutzer mit Android System ideal, da dieses System ebenfalls aus dem Hause Google stammt und entsprechend schon für Google Mail vorbereitet ist. Der Dienst ist in der Regel fertig eingerichtet, Sie müssen sich lediglich mit Ihren persönlichen Daten anmelden.
Diese bestehen aus Ihrem Nutzernamen (das ist die vollständige E-Mail-Adresse bei Google Mail) und dem zugehörigen Passwort. Bei der Eingabe Ihrer Daten können Sie weiterhin noch eine Domain eingeben (bitte freilassen!) und einen Exchange-Server auswählen.
Haben Sie diese kleine Hürde genommen, so können Sie fortan direkt mit Ihrem Smartphone auf die zu synchronisierenden Daten zugreifen bzw. das Synchronisieren automatisieren. Legen Sie einen neuen Termin oder Kontakt auf Ihrem Smartphone an, dann wird automatisch synchronisiert und auch Ihr Rechner zu Hause oder im Büro ist sofort "im Bilde".
Das funktioniert natürlich auch anders herum: Alle stationär eingegebenen Daten erscheinen umgehend auf Ihrem Smartphone. Und dieses kleine Synchronnetzwerk lässt sich auch noch erweitern. Sie sind nicht nur auf Termine und Kontakte beschränkt, sondern können auch andere Daten verwenden. Und schon gar nicht müssen Sie alles allein tun. Sie können ohne Probleme mit mehreren Leuten gleichzeitig an einem Konto arbeiten, Daten austauschen und synchron abgleichen.
Und was ist mit dem iPhone?
Wie so oft, ist beim iPhone wieder alles etwas anders. In diesem Fall aber immerhin trotzdem möglich. Wenn Sie Ihre Synchronisation per iPhone und Google Mail durchführen wollen, dann sind lediglich ein paar Einrichtungsschritte zusätzlich nötig. Im Anschluss melden Sie sich mit E-Mail-Adresse und zugehörigem Passwort an und gelangen zu einer Übersicht, aus der Sie Ihr Gerät aussuchen können. Schon funktioniert die Synchronisation auch mit Ihrem iPhone.
Apple sieht für den gleichen Zweck auch eigene Produkte vor, wie etwa iCloud. Diesen noch recht jungen Dienst können Sie als Apple Kunde völlig kostenfrei nutzen und damit Synchronisieren oder die Cloud einfach als Datenspeicher nutzen, den Sie mobil von unterwegs gleichermaßen auffüllen können, wie am Schreibtisch zu Hause.
Für alle Systeme, die Sie über das Internet synchronisieren wollen, gilt natürlich, dass Sie bereit sein müssen, Ihre Daten sozusagen in fremde Hände übergeben wollen. Zwar sind dies sichere "Hände", aber Ihre Daten sind fortan nicht mehr auf Ihrem lokalen Laufwerk gespeichert, sondern auf verschiedenen Speicherorten irgendwo auf der Welt, die Sie nur über das Internet wieder erreichen können. Bleibt bei Ihnen Skepsis zurück, sollten Sie zumindest über ein lokales Backup nachdenken.