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Zeugnisaufbau – Aufgabenbeschreibung und Betriebsbiografie (Teil 2)

Nach den einleitenden Elementen eines Arbeitszeugnisses im ersten Tei des Beitrages folgen nun mit der Betriebsbiografie und der Aufgabenbeschreibung die nächsten Bausteine für ein aussagekräftiges und wohlgeordnetes Arbeitszeugnis. In der Aufgabenbeschreibung werden die berufsspezifischen und unternehmensbezogenen Anforderungen an den/die Mitarbeiter/in beschrieben. Eine Betriebsbiografie kann sinnvoll sein, wenn sich ein/e Mitarbeiter/in in einer sehr langen Betriebszugehörigkeit in verschiedenen Positionen beruflich entwickelt hat, was aber niemals in einem Zwischenzeugnis dokumentiert wurde.

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Zeugnisaufbau – Aufgabenbeschreibung und Betriebsbiografie (Teil 2)

Betriebsbiografie
Wenn Sie eine/n Mitarbeiter/in schon sehr lange in Ihrem Unternehmen mit unterschiedlich verantwortungsvollen Aufgaben beschäftigen, diese aber niemals im Verlauf des Arbeitsverhältnisses in einem Zwischenzeugnis dokumentiert haben, dann sollten Sie dies im Endzeugnis nachholen. In diesem Fall spricht man von einer so genannten Betriebsbiografie. Damit beschreiben Sie die berufliche Entwicklung, welche der/die Mitarbeiter/in während der gesamten Betriebszugehörigkeit genommen hat (z. B. die Entwicklung einer Mitarbeiterin von einer Sachbearbeitertätigkeit zu einer leitenden Führungsaufgabe mit Personal- oder Budgetverantwortung).

Auch die hierarchische Einordnung und die direkte Unterstellung gegenüber der Geschäftsleitung wird erwähnt. Diese betriebliche Entwicklung ist eng mit der Aufgabenbeschreibung verbunden. Sie muss in gebührender Kürze mit nachvollziehbarem Inhalt formuliert werden, damit die Zeugnisleser rasch nachvollziehen können, über welche Berufserfahrung der/die Bewerber/in verfügt.

Aufgaben- bzw. Tätigkeitenbeschreibung / Positionsbeschreibung
Für diesen Teil des Arbeitszeugnisses gibt es nur einen relativ eng begrenzten Beschreibungsspielraum. Informationen über die Aufgaben liefert der Arbeitsvertrag und eine Stellenbeschreibung oder die Jahresgesprächsprotokolle. Diese werden mit der Betriebszugehörigkeit fortgeschrieben. Vergleichbare Tätigkeiten können in verschiedenen Firmen ganz anders geartete Inhalte haben und werden demzufolge auch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich beschrieben.

Mit dieser Fokussierung stellen Sie differenzierende Aufgaben und Funktionen zielgerichtet und aussagekräftig dar. Verwenden Sie branchen- und verkehrsübliche Bezeichnungen für den jeweiligen Beruf. Achten Sie aber darauf, dass Sie keine abwertenden Worte verwenden (z. B. Bürokraft, Bürohilfe). Auch englische Begriffe, die außerhalb der Branche nicht bekannt sein können, sollten Sie möglichst vermeiden. Grundprinzip ist und bleibt die deutsche Sprache.

Spezialisierungen
Wenn ein/e Arbeitnehmer/in über spezielle Qualifikationen verfügt und dadurch ein/e Spezialist/in für ganz bestimmte Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen geworden ist, dann verlangt dies eine ausführliche Darstellung. Ebenfalls müssen Aufgabengebiete von Führungskräften oder Mitgliedern einer Geschäftsleitung recht detailliert dargestellt werden, weil damit über die berufliche Entwicklung zielgerichtet informiert wird. Diese Informationen sind für Einstellungsentscheidungen sehr relevant.

Textliche Gestaltung
Es ist nicht zwingend, eine Aufgabenbeschreibung auszuformulieren. Da sie der Position und der Länge der Betriebszugehörigkeit Rechnung tragen muss, reicht bei einem kurzen Arbeitsverhältnis auch eine Aufzählung der übertragenen Aufgaben und ausgeübten Tätigkeiten aus. Bei längen Arbeitsverhältnissen werden in einer detaillierten Tätigkeitsbeschreibung Informationen jedoch viel verständlicher transportiert.

Der Leser bekommt tiefer gehendes Wissen über die innerbetriebliche Karriere, über einen Kompetenzzuwachs bzw. einen Aufstieg vermittelt. Eine Aufgabenbeschreibung wird von den Hauptaufgaben absteigend zu den weniger wichtigen Aufgaben geschrieben (= Antiklimax, siehe Wikipedia).

Wurden Zwischenzeugnisse ausgestellt, kann auf diese im Endzeugnis verwiesen werden und nur die Zeit nach dem letzten Zwischenzeugnis bis zum Ausscheiden wird beschrieben und bewertet.

Beim Schreibstil sollten Sie darauf achten, dass Sie aktive Verben verwenden, die einen dynamischen Mitarbeiter beschreiben, dessen Fähigkeiten den Aufgaben entsprochen haben. Mit passiven Formulierungen können eher unbefriedigende Leistungen oder fehlendes Engagement zum Ausdruck gebracht werden.

Im nächsten Artikel widme ich mich der Leistungsbeurteilung.

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