Kommen Sie Ihren Zeitfressern auf die Spur
Wie? Indem Sie Ihren Tagesablauf analysieren. Es sind nämlich meist nicht die großen Dinge, die für Ihre Zeitnot verantwortlich sind, sondern die kleinen, unscheinbaren Tätigkeiten. Um denen auf die Schliche zu kommen, schreiben Sie sich einfach mal auf, wofür Sie Ihre Zeit so einsetzen. Notieren Sie zwei Tage lang alle 30 Minuten, womit Sie sich gerade beschäftigen, wie oft und warum Sie gestört werden und Ihre Arbeit unterbrechen müssen. Nur so werden Sie es schaffen, einen halbwegs genauen Überblick über Ihren Arbeitsalltag zu bekommen.
Graben Sie Ihren Zeitfressern das Wasser ab
Stellen Sie sich bei der Analyse Ihrer Notizen folgende Fragen und finden Sie gleich die Antworten dafür:
- Welche Tätigkeiten nehmen viel Zeit in Anspruch?
- War der Zeitaufwand so geplant oder schießen Sie oft über das Ziel hinaus?
- Können Sie gleiche Aufgaben zu Blöcken zusammenfassen, um den so genannten Sägeblatteffekt auszuhebeln?
- Wodurch können Sie Zeit gewinnen?
- Haben Sie ein Problem mit ungewohnten Arbeiten? Kosten Sie diese sehr viel Zeit?
- Wie schnell erledigen Sie Routine-Aufgaben?
- Entscheiden Sie selbst, wann Sie welche Aufgaben erledigen?
- Welche Ihrer Tätigkeiten sind fremd- und welche selbstbestimmt?
Sagen Sie Ihren Zeitfressern den Kampf an – planen Sie schriftlich
Sie müssen in Ihrem beruflichen und privaten Alltag vielen Anforderungen gerecht werden. Sie werden aber mit Ihrer Zeit nur dann sinnvoll umgehen können, wenn Sie sich sicher sind, wofür Sie sie einsetzen und wofür nicht. Vergleichen Sie Soll und Ist und setzen Sie dann glasklare Prioritäten. Und zwar schriftlich, dann haben Sie Ihren konkreten Fahrplan immer vor Augen.
Wofür planen Sie mehr Zeit ein, wofür weniger? Nimmt Ihre Erholung einen hohen Stellenwert ein? Kommt Ihr Partner nicht zu kurz oder Ihre Gesundheit?
Nehmen Sie sich selbst wichtig und berücksichtigen Sie das auch in Ihren Terminen! Und halten Sie sie ein.