Rote Karte für Feuerwehreinsätze und Krisenmanagement
Wenn Sie hektisch durch den Tag hetzen, ständig Feuerwehr spielen oder Krisenherde bekämpfen, kommen Sie nicht zu dem, was Sie eigentlich erledigen wollen. Die Zeit zerrinnt Ihnen zwischen den Fingern, weil Sie von Dringlichkeiten getrieben werden. Ihre Konzentration leidet und Sie schaffen es nicht, Ihren Fokus auf die wichtigen Dinge zu lenken. Und weil Sie so in Eile sind und alles schnell gehen muss, machen Sie zwangsläufig Fehler, die sich später rächen: Es kostet Mehrarbeit, sie wieder auszubügeln.
Sorgen Sie also dafür, dass dringende Tätigkeiten Ihnen nicht die Luft abschnüren und sich zu handfesten Krisen entwickeln. Meistens entsteht so ein Ungleichgewicht jedoch nicht von heute auf morgen. Es ist ein schleichender Prozess, der fast unbemerkt bleibt. Handeln Sie also frühzeitig, wenn sich erste Alarmsignale zeigen. Das fällt häufig recht schwer, weil die Auswirkungen am Anfang nicht so gravierend sind. Doch warten Sie lieber nicht ab, ob sich die Dinge nicht wieder von selbst erledigen – steuern Sie dagegen.
Rote Karte für ausufernde Besprechungen
Das Parkinson’sche Gesetz besagt, dass sich Arbeit in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht. Das gilt natürlich auch für Besprechungen: Ist eine bestimmte Zeitdauer eingeplant, wird sie mit Sicherheit ausgereizt, weil jeder etwas dazu sagen will, egal ob wichtig oder nebensächlich. Sie können das geschickt umgehen, wenn Sie ein scharf kalkuliertes Zeitlimit für diese Besprechungen oder auch einzelne Tagesordnungspunkte ansetzen und auf die Einhaltung bestehen. Besonders gut klappt das, wenn alle Beteiligten für eine straffe Umsetzung sind, weil danach zum Beispiel das Mittagessen ansteht oder Feierabend gemacht werden kann.
Es hat sich auch bewährt, Ihrem Umfeld mitzuteilen, bei welchen Informationen Sie auf dem neuesten Stand sein möchten und bei welchen Themen nicht. Werden Sie häufig mit Fragen bombardiert, macht es Sinn, diese zu bündeln und in einem Meeting zu klären statt sie mit jedem Einzelnen separat zu besprechen. Auf diese Weise können Sie die Problematik mit nicht enden wollenden Besprechungen sehr elegant aushebeln.
Rote Karte für anderen nichts zutrauen können
Wenn Sie Ihre Zeitverwendung analysieren, fallen Ihnen bestimmt Aufgaben auf, die entweder unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen, aber wenig bringen oder die von anderen genauso gut oder sogar besser erledigt werden könnten. Warum wollen Sie denen das nicht überlassen, was sie besser können? Nicht zu delegieren heißt, dem anderen kein Vertrauen entgegenzubringen, andererseits aber auch, dass Sie sich verzetteln, vor lauter Aufgaben nicht zum Luft holen kommen und abends frustriert darüber sind, was Sie alles nicht erreicht haben.
Konzentrieren Sie sich lieber auf Ihre Talent und auf das, was Sie gut können. Entscheiden Sie dazu im Vorfeld, welche Tätigkeiten Sie selbst erledigen wollen oder müssen und welche Aufgaben Sie einem Mitarbeiter oder Kollegen übergeben können. Und dann tun Sie das, weil es Ihnen den Arbeitsalltag erleichtert, Freiräume schafft und Vertrauen zwischen Ihnen und dem anderen herstellt.
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