Wie Sie dabei am besten vorgehen, zeigen Ihnen die folgenden Tipps.
Lassen Sie keine Dialoge zwischen Teilnehmern zu
Kennen Sie das auch: Die Besprechung hat kaum angefangen, und schon entwickeln sich zwischen verschiedenen Teilnehmern im Hintergrund leise aber vernehmbar Gespräche. Da das auf die anderen sehr störend wirkt, unterbinden Sie diese Unart sofort. Sprechen Sie die Störenfriede einfach direkt an. Sie können auch eine andere Variante ausprobieren: Suchen Sie sich irgendein Requisit aus (kleiner Knautschball, ein Kaffeelöffel oder ähnliches), die derjenige in der Hand hält, der gerade dran ist.
Weisen Sie dann am Beginn des Meetings darauf hin, dass nur der redet, der dieses Teil in der Hand hält oder vor sich auf dem Tisch liegen hat. Um auch hier die Diskussionen nicht ausufern zu lassen, legen Sie am besten Zeitlimits fest, die für den jeweiligen Tagesordnungspunkt gelten. Das erhöht einerseits die Effizienz der Besprechung und stoppt auf der anderen Seite Dampfplauderer, die sich gerne reden hören, aber oft nur Unwesentliches zum Thema beitragen können. Sollten Sie einen Punkt der Tagesordnung aus Zeitgründen nicht abarbeiten können, beenden Sie das Thema trotzdem und verlagern es auf die nächste Besprechung.
[adcode categories=“organisation,zeitmanagement“]
Ignorieren Sie unpünktliche Teilnehmer
Verkünden Sie am besten schon im Vorfeld, dass Sie sowohl pünktlich anfangen als auch genauso pünktlich aufhören werden. Wer nicht weiß, dass Pünktlichkeit auch eine Wertschätzung des anderen bedeutet, der muss es eben auf eine andere Art und Weise erfahren. Gehen Sie also rigoros gegen Trödler vor und erklären denjenigen bei Bedarf, was konkrete Termine zu bedeuten haben und warum sie festgelegt wurden. Tun Sie sich aber selbst einen Gefallen und fassen Sie das bisherige Geschehen für die Zuspätkommer nicht noch einmal zusammen. Strafe muss schließlich sein, sonst hat Ihr Verhalten keinen erzieherischen Wert für diejenigen.
Machen Sie pünktlich Schluss
Jeder kennt das Problem mit nicht enden wollenden Besprechungen. Da greift das Parkinson’sche Gesetz, nachdem sich eine Arbeit in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Es ist also egal, wie viel Zeit Sie dafür tatsächlich benötigen würden. Denken Sie an Ihre eigenen Tätigkeiten und Sie werden verblüfft feststellen, dass Sie häufig tatsächlich genau die Zeit in Anspruch genommen haben, die Sie dafür angesetzt haben oder die vorgegeben wurde.
Und da machen Besprechungen keine Ausnahme. Nur zu oft werden Themen breitgewalzt und jeder kann – ob wichtig oder nicht – seine Meinung kundtun. Wenn dann kurz vor Schluss zeitlich gesehen die Luft brennt, werden Beschlüsse auf einmal ganz schnell gefasst.
Die Schlussfolgerung kann daher nur lauten, dass Sie ein vorher angekündigtes Zeitlimit auf jeden Fall einhalten und dieses etwa 10 Minuten vor Schluss nochmals bekräftigen. Auf diese Weise kann jeder noch kurz zu Wort kommen. Und halten Sie sich daran, selbst wenn nicht alle Tagesordnungspunkte angesprochen wurden. Wer sich seinerseits auf Ihre Pünktlichkeit verlassen kann und nicht mit ausufernden Aktionen zu rechnen hat, kommt auch rechtzeitig.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Bildnachweis: Prostock-studio / stock.adobe.com