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Zeitmanagement: Vorsicht vor diesen 3 Zeitfallen

Lesezeit: 2 Minuten Stellen Sie sich immer öfter die Frage, wo eigentlich Ihre Zeit geblieben ist? Sie ersticken in Aktivitäten und stellen dann abends entsetzt fest, dass Sie nichts Wesentliches zustande gebracht haben. Dafür verantwortlich sind Zeitfallen, in die jeder gerne tappt: soziale Netzwerke, das Internet oder auch ausufernde Telefonate. Wie Sie wieder zu mehr Zeit kommen, zeigen die drei folgenden Tipps.

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Zeitmanagement: Vorsicht vor diesen 3 Zeitfallen

Zeitmanagement: Vorsicht vor diesen 3 Zeitfallen

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1. Zeitfalle: Suche nach Unterlagen

Wer im Stress ist, legt viele Dinge erst mal irgendwo ab, um sie dann später wegzuräumen. Doch dieser Zeitpunkt kommt selten, denn später haben sich schon wieder viele neue Aufgaben ergeben. Die Folge: Sie verbrauchen viel Zeit mit der Suche nach irgendwelchen Unterlagen. Da wäre eine Suchfunktion wie im Computer hilfreich, die gibt es aber für einen zugepackten Schreibtisch leider noch nicht. Ein einfaches und schnell wirkendes Gegenmittel dagegen schon: Entscheiden Sie sich dafür, Ordnung zu halten. Beginnen Sie mit kleinen Schritten.

Nehmen Sie sich zum Beispiel einmal pro Tag in einem Leistungstief wie nach der Mittagspause etwas Zeit, Ihren Schreibtisch auf Vordermann zu bringen. Dafür reichen zehn bis fünfzehn Minuten völlig aus. Erledigtes kommt in die Ablage, Unerledigtes in die Wiedervorlage, so dass Sie es jederzeit sofort zur Hand haben. Schon nach einigen Tagen werden Sie merken, wie sich Ihr Suchaufwand reduziert und Sie über mehr freie Zeit verfügen. Die können Sie dann für andere Dinge einsetzen. Außerdem sinkt Ihr Stresslevel, worüber sich wiederum Ihr Körper freut.

2. Zeitfalle: Ausufernde Besprechungen

Besprechungen aller Art stehen nicht nur in dem Ruf, sondern sind auch in den meisten Fällen reine Zeitvernichter. Wer hat nicht allzu häufig das ungute Gefühl, nur herumzusitzen, obwohl die Aktion viel effizienter und in kürzerer Zeit erledigt werden könnte? Dazu müssen natürlich die passenden Ideen entwickelt werden. Eine ganz einfache wäre zu fragen, ob die Besprechung überhaupt notwendig ist.

Denn wie oft wird ein Termin angesetzt, ohne die entsprechende Vorbereitung und Festlegung dessen, was überhaupt erreicht werden soll? Also wird viel geredet, weil jeder meint, einen Beitrag – egal ob wichtig oder nicht – leisten zu müssen. Sie können praktisch zuschauen, wie Ihnen wertvolle Zeit verloren geht.

Eine andere Idee wäre, die Häufigkeit der Besprechungen einzuschränken. Muss es jede Woche sein oder reicht auch ein 14-tägiger Rhythmus? Liegt diese Entscheidung nicht bei Ihnen, dann schlagen Sie das Ihrem Chef vor. Ist der Vorschlag umsetzbar, wird der Sitzungswahnsinn reduziert und jeder hat mehr Zeit zur Verfügung.

3. Zeitfalle: Nicht delegieren können

Sicherlich sind Sie in Ihrem Job der Beste, aber macht es nicht das eine oder andere Mal mehr Sinn, Aufgaben einfach zu delegieren? Es ist ein Irrglaube, dass es keiner besser kann als Sie. Denn es kostet Ihre Zeit, Ihre Nerven und Ihre Kraft. Schenken Sie Ihren Mitarbeitern oder Kollegen Vertrauen und verteilen Sie Aufgaben, die diese auch erledigen können.

Ein oft übersehener Aspekt erleichtert Ihnen wahrscheinlich diese Entscheidung. Vergleichen Sie Ihren Stundensatz mit dem desjenigen, der diesen Job übernehmen kann. Das gilt nicht nur für Führungskräfte, sondern vor allem auch für Selbständige. Die Faustregel lautet: Kostet derjenige weniger, dann sollten Sie ihm die Aufgabe übertragen.

Tun Sie das nicht, werden Sie sich auf Grund der Aufgabenfülle nicht nur verzetteln, sondern auch in Stress verfallen und sich am Abend frustriert darüber sein, was Sie alles nicht geschafft haben. Geben Sie sich einen Ruck und springen Sie über Ihren Schatten, selbst wenn die Ergebnisse nicht genau dem entsprechen, was Sie sich vorgestellt haben.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Bildnachweis: Tijana / stock.adobe.com

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