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Zeitmanagement: Tappen Sie nicht in diese Zeitplanungsfallen

Lesezeit: 2 Minuten Wer kennt das nicht: Zeitdruck, Hektik, Stress. Treten solche Phasen öfter auf, zehren sie an Ihrer Gesundheit und an Ihrer Produktivität. Eng wird's, wenn das zu einem Dauerzustand wird. Die üblichen Verdächtigen – Ungeplantes oder Unerwartetes – sind schnell ausgemacht. Beides muss dann dafür herhalten, dass Sie sich zu viel vorgenommen haben. Hier hilft eine bessere und realistischere Planung.

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Zeitmanagement: Tappen Sie nicht in diese Zeitplanungsfallen

Zeitmanagement: Tappen Sie nicht in diese Zeitplanungsfallen

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Zeitplanungstipp No. 1: Berücksichtigen Sie das Unerwartete.

Es kommt immer etwas dazwischen: Der Stau auf der Autobahn, eine neue Umleitung, die leere Druckerpatrone, der Papierstau am Kopierer, ein unangekündigter Besuch. Ihr wichtigster Grundsatz bei der Zeitplanung sollte daher lauten: Planen Sie genau für solche Situationen Zeitpuffer ein. Genießen Sie das entspannte Gefühl, zehn Minuten vor einem Termin bereits vor Ort zu sein, statt zu hetzen lieber am Zielort in Ruhe noch einen Kaffee zu trinken oder mit einer gehörigen Portion Gelassenheit die Umfahrung der Baustelle zu meistern. Das gibt Ihnen nicht nur Kraft und neue Energie, sondern verhilft Ihnen auch dazu, Ihre Produktivität auf dem nötigen Stand zu halten. Denn wenn Sie völlig abgehetzt zu einem Meeting erscheinen, vor lauter Stress keinen klaren Gedanken fassen können oder erst mal eine Viertelstunde brauchen, um wieder „runter zu kommen“, ist weder Ihnen noch Ihren  Mitstreitern oder Geschäftspartnern geholfen.

Zeitplanungstipp No. 2: Planen Sie angemessen

Was heißt angemessen? Viele Menschen planen falsch, weil sie an einen optimalen Ablauf der künftigen Aktivitäten glauben. Obwohl sie es aus ihrer Vergangenheit besser wissen müssten, ignorieren sie diese Erfahrungen. Sie wissen vielleicht, dass die S-Bahn nicht zwangsläufig pünktlich fährt, wohl aber in den meisten Fällen. Was Sie bei Ihrer Planung nicht wissen: Fällt sie möglicherweise diesmal aus oder nicht? Es macht also durchaus Sinn, eine Bahn früher zu nehmen. Oder: Für eine Präsentation planen Sie eine Stunde Vorbereitungszeit, weil Sie das Thema aus dem „Effeff“ beherrschen. Dass es in dieser Stunde zu diversen Störungen kommen kann, ist wahrscheinlich und auch nicht auszuschließen. Und doch hoffen Sie, dass es klappt. Diese Herangehensweise trifft auf viele Entscheidungen zu. Viel zu oft wird der zeitliche Aufwand einer Sache ignoriert, weil man glaubt, dass es so schlimm schon nicht kommen werde. Eine angemessene Planung setzt also voraus, sich mehr an Fakten und früheren Gegebenheiten zu orientieren, als am theoretischen bestmöglichen Ablauf. Es hilft, den Weg zum Ziel mental durchzuspielen und sich auf mögliche Hindernisse vorher einzustellen.

Zeitplanungstipp No. 3: Keine vorauseilende Hilfsbereitschaft

Es gibt Menschen, die dazu tendieren, schon im Vorfeld Zugeständnisse zu machen und Hilfe anzubieten, die noch gar nicht gefordert wurde („Ich helfe gerne, wenn mal die Luft brennt“). Greift dann derjenige tatsächlich auf die angebotene Hilfe zurück, ist das Entsetzen groß, weil man nicht oder nicht zu diesem Zeitpunkt (wo man selbst viel zu tun hat) damit gerechnet hatte. Um nicht unglaubwürdig zu wirken, sind Sie gezwungen, zu Ihrer Zusage zu stehen. Legen Sie deshalb am besten immer schon im Vorfeld fest, wann Sie anderen unterstützend zur Seite stehen können und wann nicht. Halten Sie sich offen, die Anfrage auch ablehnen zu können, wenn es Ihre eigene Zeit nicht erlaubt. Müssen Sie erst andere Termine klären, vereinbaren Sie, bis zu welchem Zeitpunkt Sie Bescheid geben werden. So lassen Sie sich nicht unter Druck setzen und entscheiden selbst, wann Sie helfen wollen (und können) und wann nicht.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement

Bildnachweis: Alexandra / stock.adobe.com

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