1. Bauen Sie Zeitpuffer in Ihrem Terminplan ein
Zeit ist leider nicht lagerfähig und Sie können sie auch nicht ansparen. Aber Sie können Zeit für Unvorhergesehenes einplanen und dafür einen Zeitpuffer schaffen. Dies gilt vor allem für eine gute Projektplanung: Geraten Sie mit einer Teilaufgabe in Verzug oder müssen auf fremde Zuarbeit länger als geplant warten, dann droht nicht der gesamte Zeitplan zu kippen.
Klappt alles wie am Schnürchen, dann freuen Sie sich über die gewonnene Zeit. Aber nutzen Sie diese Zeit nicht, um nahtlos und unter Stress weiterzuarbeiten, sonder gönnen Sie sich etwas Ruhe und Entspannung. Das gibt Ihnen verlorenen Kraft und Energie zurück.
2. Das Wichtigste zuerst
Packen Sie Wichtiges zuerst an, ehe Sie sich den unwichtige Aufgaben widmen. Notieren Sie am Morgen immer Ihre drei Top-Prioritäten. Das sollen nicht immer die dringendsten, sondern die wichtigsten Aufgaben sein. Überlegen Sie genau, welche Aufgabe vor einer anderen erledigt sein muss. Lassen Sie keine Störungen zu, bevor diese Priorität nicht abgearbeitet wurde. Mit anderen Worten: Keine Telefonate, keine E-Mails abrufen, keinen Gang zur Kaffeemaschine, keine Schwätzchen auf dem Flur.
3. Produktiv statt geschäftig
Wenn Ihr Terminkalender vor lauter Verpflichtungen überquillt, heißt das noch lange nicht, dass diese Dinge Sie auch voranbringen. Sie sind zwar geschäftig, aber nicht produktiv. Sie haben voll zu tun, ohne Ihren wesentlichen Zielen auch nur einen Schritt näher zu kommen. Gerade bei "Feuerwehreinsätzen" verfällt mancher gern in operative Hektik und fragt sich nach einem nervenaufreibenden Tag, was er denn eigentlich geschafft habe.
Häufig heißt die ernüchternde Antwort: nichts. Versuchen Sie daher, immer die Ruhe zu bewahren und wägen Sie genau ab, was Sie weiterbringt und was nicht. Lassen Sie sich vor allem nicht zu voreiligen Versprechen hinreißen, wenn jemand Sie um einen Gefallen bittet. Warum? Unter Stress ist Ihre Wahrnehmung für Wichtiges und Unwichtiges häufig getrübt.
Lesen Sie auch den Beitrag Zeitmanagment: So werden Sie effektiver.