Zunächst alle Jobs aufschreiben
Wenn Sie damit beginnen, Ihre Zeitwirtschaft zu verbessern, fangen Sie am besten damit an aufzuschreiben, welche Tätigkeiten Sie durchführen bzw. welche Aufgaben Sie wahrnehmen. Schreiben Sie diese einfach, so wie sie kommen, auf. Sozusagen chaotisch!
Zeitaufwand für Erledigung dokumentieren
Im nächsten Schritt dokumentieren Sie den Zeitaufwand, der mit der Aufgabe verbunden ist bzw. war. Weicht dieser vom Normalfall ab, dann schätzen Sie einfach diesen normalen Zeitaufwand.
Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden
Um Ihre Zeit so effizient wie möglich einzusetzen, sollten Sie unbedingt damit beginnen, Prioritäten zu setzen! Frage Sie sich:
- Was sind meine wichtigsten Aufgaben und was die nächsten Schritte zur erfolgreichen Erledigung derselben?
- Was muss ich als nächstes tun, um diesem oder jenem Ziel näherzukommen?
Sinn- bzw. Nutzenfrage stellen
Fragen Sie sich nach dem Nutzen eines zu investierenden Zeitbudgets:
- Ist dieser nutzenorientiert und sinnvoll investiert oder etwa nicht?
Bedenken Sie, was Sie sinnvoller oder zielorientierter mit Ihrer Zeit
anfangen könnten.
Jobs abgeben
Häufig schleichen sich Routinen ein und Sie erledigen Aufgaben, die im Unternehmen durchaus andere erfüllen können. Im Laufe der Zeit ist es so gewachsen und Sie haben bisher nicht darüber nachgedacht:
- Überlegen Sie, was von wem preiswerter erledigt werden kann als von Ihnen!
- Überlegen Sie, was vom wem besser erledigt werden kann als von Ihnen!
- Geben Sie diese Aufgaben in einem Arbeitsgespräch mit klarer Ziel-,
Zeit- und Budgetvorstellung an Ihre Mitarbeiter zur Erledigung ab!
In Zeitbudgets denken
Gewöhnen Sie sich an, möglichst in Zeitverbräuchen zu denken. Definieren Sie Zeitbudgets für Vorbereitung und Erledigung, wann immer es geht! Jedes Vorhaben benötigt Zeit! Wollen Sie es erfolgreich vorbereiten, angehen und abschließen, müssen Sie regelmäßig ein Zeitbudget bereitstellen. Dies sollten Sie bei Ihrer Planung immer berücksichtigen, im Beruf wie in der Freizeit.
Arbeit an Kleinigkeiten organisieren
Kleinigkeiten fressen oft jede Menge Zeit! Vor allem dann, wenn sie immer wieder stören! Die Kleinigkeiten des Alltags müssen aber auch erledigt werden. Hier sind es Telefonate, dort E-Mails, an anderer Stelle SMS.
Zusammenfassen, dann erst abarbeiten!
Sie sind gut beraten, wenn Sie sich die zeitraubenden Kleinigkeiten, die tagtäglich anfallen, einfach notieren. Dann stellen Sie z.B. alle zwei Tage ein kleines Zeitbudget von einer Stunde dafür bereit, um genau diese Kleinigkeiten abzuarbeiten. Das dürfte reichen, weil es konzentriert geschieht. So können Sie auch sicher sein, dass Sie nichts vergessen. Wenn Sie 20 Mal am Tag Ihren E-Mail-Account aufrufen, um Mails zu bearbeiten, ist das sicher unproduktiver als wenn dies zwei Mal geschieht.
Erledigen Sie die kleinen Aufgaben besser nicht zwischendurch! Das lenkt nur von Wesentlicherem ab, in das Sie sich immer wieder neu hineindenken müssen!
Freundliche Grüße aus Krefeld und viel Erfolg bei der Umsetzung wünscht Ihnen
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