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Zeitmanagement: Mit guter Planung Zeit gewinnen

Lesezeit: 2 Minuten Was sagt Ihnen ein Blick in Ihren Terminkalender? Gibt es noch frei verfügbare Zeit oder ist er so vollgestopft, dass kaum Luft zum Atmen bleibt? Viele Menschen wären froh, wenn sie wenigstens den größten Teil ihrer geplanten Aufgaben realisieren könnten. Der Rest wird auf den nächsten Tag verschoben. Welcher Stellenwert dann einer guten Planung zukommt, zeigen Ihnen die folgenden Tipps.

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Zeitmanagement: Mit guter Planung Zeit gewinnen

Zeitmanagement: Mit guter Planung Zeit gewinnen

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Die drei wichtigsten Dinge zuerst

Oft ist das Einfache auch das effizienteste: Notieren Sie sich schon am Abend vorher, was am nächsten Tag die drei wichtigsten Aufgaben sind, die Sie unbedingt erledigen müssen oder wollen. Dabei sollte nicht zwangsläufig nur Dringendes im Vordergrund stehen, sondern Sie sollten auch Ihre langfristigen persönlichen Ziele im Blick haben. Warum? Weil diese gerne in Stress- oder hektischen Situationen aus dem Blickfeld verschwinden und dann zwangsläufig zu kurz kommen.

Und wenn Sie einen besonders kritischen oder schweren Fall haben, den Sie unter Umständen schon geraume Zeit vor sich her schieben, dann widmen Sie sich diesem zuerst. Wenn Sie sich an dieses Prinzip halten, schaffen Sie sich Platz für Ihre wesentlichen Aufgaben. Sorgen Sie dann dafür, dass Sie nicht in allen möglichen Dringlichkeiten ersticken und zu diesen Projekten gar nicht mehr kommen. Streichen Sie durch, was Sie erledigt haben. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl und Sie können sich voller Elan an die Erledigung der nächsten, nicht mehr ganz so wichtigen Aufgaben, machen.

Orientieren Sie sich auf das Umsetzen

Warum halten viele Planungsmuffel nicht viel davon, ihren Tag, ihre Woche oder den Monat im Voraus zu planen? Weil sie der – leider irrigen – Annahme unterliegen, dass sich die Mühe nicht lohnt und weil es viele abschreckt, ihre Aktivitäten in ein vermeintlich kompliziertes Planungssystem zu übertragen. Zu planen kostet zwar Zeit, doch jede Minute, die Sie darin investieren, erhalten Sie als Mehrfaches in Form von Zeitersparnis und Arbeitsentlastung zurück.

Und: Je einfacher Sie es halten, desto weniger Aufwand erfordert es.

Allerdings sollten Sie Ihren Tag nicht bis auf die letzte Minute verplanen, denn das wird nicht funktionieren. Lassen Sie etwa 40 Prozent der verfügbaren Zeit frei, um einerseits einen zeitlichen Puffer für die vorgesehenen Aufgaben zu haben, andererseits flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können. Achten Sie auch darauf, dass Sie möglichst alles, was nicht der Erreichung Ihrer konkreten Ziele dient, abblocken. Ob es sich nun um soziale Medien, überlange Telefonate oder andere Dinge handelt (Sie kennen sich selbst am besten). Das reduziert nicht nur Stress und Hektik, sondern hilft Ihnen, gelassener an Ihre wichtigen Aufgaben heranzugehen.

Nutzen Sie als Kreativer eine andere Herangehensweise

Als Kreativer haben Sie in der Regel mit einer exakten und zeitlich streng vorgegebenen Planung nichts am Hut, sondern nutzen Ihre Zeit lieber nach Stimmung und Motivation. Dazu brauchen Sie natürlich eine andere Planungsmethode.

Vorschlag: Notieren Sie Ihre zu erledigenden Aufgaben jeweils auf eine kleine Haftnotiz. Sortieren Sie diese dann in der für Sie richtigen Reihenfolge. Wirft nun der Tagesablauf Ihren Plan durcheinander oder verändern sich Ihre Prioritäten, sortieren Sie die Zettelchen einfach neu. Auf diese Weise haben Sie Ihren Plan angepasst, aber trotzdem nach wie vor den Überblick.

Besser geht’s nicht. Sie können natürlich auch farbige Haftnotizen verwenden: Zum Beispiel rot für extrem wichtige Dinge, grün für Aufgaben, die noch etwas Zeit haben und gelb für Routineaufgaben.

Ist eine Aufgabe erledigt, entsorgen Sie die Haftnotiz. So wissen Sie im Verlaufe des Tages auf einen Blick, welche Dinge noch zu tun bleiben.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Bildnachweis: PureSolutio/ stock.adobe.com

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