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Zeitmanagement: Mehr Zeit durch gute Planung

Lesezeit: 2 Minuten Biegt sich Ihr Schreibtisch unter der Last unerledigter Aufgaben? Wissen Sie vor lauter Zeitdruck nicht mehr, wann und wie Sie das alles schaffen sollen? Dann wird es höchste Zeit, sich Gedanken um eine sinnvolle Lösung zu machen. Ein vernünftiger Ansatz ist eine realistische Planung, mit der Sie schnell Abhilfe schaffen. Wie Sie dabei vorgehen können, zeigen Ihnen folgende Vorschläge.

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Zeitmanagement: Mehr Zeit durch gute Planung

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Auch wenn Sie als Genie
das Chaos beherrschen sollten, kommen Sie irgendwann an einen Punkt, wo Sie die Übersicht verlieren, wichtige Termine verschwitzen und und viele Dinge doppelt und dreifach anpacken. Zettelwirtschaft kann zwar vorübergehend eine Lösung sein, aber niemals auf Dauer. Denn irgendwann kommt das böse Erwachen: Sie verlieren die Orientierung, beginnen hektisch zu suchen und verlieren viel Zeit damit, sich im Durcheinander zurechtzufinden.

Nutzen Sie die Vorteile einer klugen Planung

Die Lösung: Notieren Sie Ihre Aufgaben auf einer Liste oder einer Mindmap – je nach dem, welcher Zeittyp Sie sind – und überlegen Sie sich dann genau, wann was fertig sein soll oder muss. Darauf bauen alle weiteren Aktivitäten Ihrerseits auf. 

Bleiben Sie realistisch

Das ist immer leicht gesagt, aber schwierig in der Umsetzung. Der einzige Weg, Realismus in Ihre Planung zu bringen, besteht darin, zu üben und aus den Erfahrungen zu lernen. Beginnen Sie damit, für die anstehenden Aufgaben nicht nur einen Termin an sich festzulegen, sondern überlegen Sie auch, wie lange Sie dafür benötigen werden.

Greifen Sie dafür auf Erfahrungswerte zurück und wenn keine vorhanden sind, schätzen Sie die Dauer. Im Laufe der Zeit entwickeln Sie ein Gespür dafür, was geht und was nicht.

Was Sie dabei allerdings beachten sollten: Ihre Arbeit wird sich immer der geplanten Zeit anpassen. Beispiel: Haben Sie für einen Bericht 14 Tage Zeit, dann wird er auch in 14 Tagen fertig sein. Macht der Chef Druck und braucht ihn in einer Woche, so werden Sie auch diesen Termin schaffen. Mit anderen Worten: Sie benötigen immer so viel Zeit, wie Sie sich dafür nehmen.

Achten Sie deshalb bei Ihrer Planung darauf, angemessen zu kalkulieren und sich weder zu viel noch zu wenig Zeit zugestehen. Aber allein dadurch, dass Sie sich ein Zeitlimit setzen, werden Sie produktiver arbeiten, weil Sie sich besser konzentrieren und sich seltener ablenken lassen.

Planen Sie in 3 Schritten

Haben Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgaben verschafft, gehen Sie wie folgt vor:

1. Schritt: Was müssen Sie tun?
Notieren Sie die Aufgaben, die höchste Priorität haben und unbedingt erledigt werden müssen.

2. Schritt:
Was können Sie tun?
Hier geht es um die Projekte, die Sie nach Ihren wichtigsten Aufgaben angehen.

3. Schritt: Was lässt sich delegieren?
Auf diese Liste kommen Aufgaben, die Sie delegieren (intern oder extern).

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement 

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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